民營企業(yè)檔案制度一、總則（一）目的為加強本民營企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民營企業(yè)各部門及全體員工在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則民營企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集企業(yè)在各個方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于企業(yè)內(nèi)部各部門及員工查閱和利用，提高檔案的使用效率，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)全面統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)具備獨立的辦公場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負責(zé)接收、征集企業(yè)各部門及員工移交的檔案，對接收的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。按照檔案分類標準，對各類檔案進行科學(xué)分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.檔案保管做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，防止檔案損壞。嚴格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。3.檔案鑒定與統(tǒng)計定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.檔案利用服務(wù)負責(zé)接待企業(yè)內(nèi)部各部門及員工的檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定的程序辦理檔案利用手續(xù)。根據(jù)利用者的需求，及時提供準確、完整的檔案信息，積極主動地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策服務(wù)。做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作，了解檔案在企業(yè)各項工作中的作用，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。5.檔案信息化管理推進檔案信息化建設(shè)，建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負責(zé)檔案信息的錄入、掃描、上傳等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息泄露和丟失。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，為本部門員工查閱、借閱檔案提供便利。4.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議，配合檔案管理部門做好企業(yè)檔案管理工作。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.企業(yè)各部門及員工在辦理各項業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)及時形成和積累相關(guān)文件材料，確保文件材料的真實、完整、準確。2.各類文件材料應(yīng)按照形成的時間順序進行整理，做到分類清晰、層次分明，便于日后的查閱和歸檔。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。企業(yè)行政會議記錄、紀要、報告等文件。企業(yè)對外簽訂的行政合同、協(xié)議等文件。企業(yè)人事任免、獎懲、培訓(xùn)等文件。企業(yè)印章管理、公文處理等文件。2.財務(wù)管理類檔案企業(yè)財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)分析報告等文件。企業(yè)會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料。企業(yè)稅務(wù)申報、繳納等相關(guān)文件。企業(yè)資金管理、資產(chǎn)管理等文件。企業(yè)財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等文件。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案企業(yè)市場營銷策劃、市場調(diào)研報告、客戶資料等文件。企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等文件。企業(yè)銷售合同、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等文件。企業(yè)采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等文件。企業(yè)物流運輸、倉儲管理等文件。4.技術(shù)研發(fā)類檔案企業(yè)科研項目立項、申報、審批等文件。企業(yè)技術(shù)研發(fā)方案、實驗報告、技術(shù)總結(jié)等文件。企業(yè)專利申請、商標注冊、著作權(quán)登記等文件。企業(yè)技術(shù)標準、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。企業(yè)技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等文件。5.基本建設(shè)類檔案企業(yè)基本建設(shè)項目立項、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等文件。企業(yè)基本建設(shè)項目設(shè)計文件、施工圖紙、工程預(yù)算等文件。企業(yè)基本建設(shè)項目招投標文件、合同協(xié)議等文件。企業(yè)基本建設(shè)項目施工過程中的各項文件，如工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗報告等。企業(yè)基本建設(shè)項目竣工驗收報告、決算審計報告等文件。（三）檔案歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)符合以下要求：檔案應(yīng)齊全完整，文件材料應(yīng)分類準確、編目清晰。檔案應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案應(yīng)編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或整改。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按照年度進行分類，即以文件形成的年度為依據(jù)，將同一年度的檔案歸為一類。2.機構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按照企業(yè)內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類，即將同一機構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問題分類法在年度和機構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照檔案所反映的問題進行分類，即將同一問題的檔案歸為一類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構(gòu)代碼+問題代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)代碼：按照企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)的代碼進行編制，代碼應(yīng)簡潔明了，便于記憶和使用。4.問題代碼：根據(jù)檔案所反映的問題進行分類編碼，代碼應(yīng)具有代表性和系統(tǒng)性。5.順序號：按照檔案的排列順序依次編號，從“001”開始，順序號應(yīng)連續(xù)編排，不得重復(fù)。（四）編目要求1.檔案編目應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等內(nèi)容。2.題名：應(yīng)準確概括檔案的主要內(nèi)容，題名應(yīng)簡潔明了，便于查找。3.日期：應(yīng)填寫文件形成的具體日期，日期應(yīng)采用公歷紀年，格式為“年/月/日”。4.責(zé)任者：應(yīng)填寫文件的形成單位或個人，責(zé)任者應(yīng)填寫全稱或通用簡稱。5.保管期限：應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保存意義，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種。6.密級：應(yīng)根據(jù)檔案的保密程度，確定檔案的密級，密級分為絕密、機密、秘密三種。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲措施，保持庫房內(nèi)的溫度和濕度適宜。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠板等，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)標識清晰，便于管理和使用。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。2.對重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行復(fù)制或掃描，形成電子檔案，以便于查閱和利用。同時，應(yīng)對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行定期核對，確保兩者的一致性和完整性。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。2.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，防止檔案損壞。3.加強對檔案庫房的溫濕度控制，定期測量庫房內(nèi)的溫度和濕度，根據(jù)實際情況采取相應(yīng)的措施進行調(diào)節(jié)，確保檔案處于適宜的保存環(huán)境。4.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期在檔案庫房內(nèi)投放防蟲藥品和防鼠板，防止檔案受到蟲害和鼠害的破壞。5.對電子檔案應(yīng)采取安全防護措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份等，防止電子檔案被病毒感染、黑客攻擊或數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點和發(fā)展眼光，從維護企業(yè)歷史真實面貌和長遠利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法通過對不同時期、不同類型、不同來源的檔案進行分析比較，找出檔案的特點和規(guī)律，從而確定檔案的價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，企業(yè)年度財務(wù)決算報告，企業(yè)重大決策、重要會議記錄等文件。2.長期保管凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管的期限一般為[具體年限]年。如企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，企業(yè)年度財務(wù)預(yù)算報告，企業(yè)一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件。3.短期保管凡是反映企業(yè)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對企業(yè)有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管的期限一般為[具體年限]年。如企業(yè)臨時性會議記錄、一般性文件材料等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊，檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案管理部門負責(zé)人對檔案銷毀清冊進行審批，審批通過后，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致，防止檔案丟失或遺漏。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為企業(yè)內(nèi)部各部門及員工提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序辦理利用手續(xù)。2.企業(yè)外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理利用手續(xù)。（三）利用方式1.查閱企業(yè)內(nèi)部各部門及員工可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時提供準確、完整的檔案信息。2.借閱企業(yè)內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，可以借閱檔案。檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制企業(yè)內(nèi)部各部門及員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，可以復(fù)制檔案。檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進行，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（四）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部各部門及員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)攜帶本人