房產(chǎn)檔案注銷制度一、總則（一）目的為規(guī)范房產(chǎn)檔案的注銷管理，確保房產(chǎn)檔案信息的準確性、完整性和安全性，維護房產(chǎn)市場秩序，保障相關(guān)當事人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負責管理的各類房產(chǎn)檔案的注銷工作，包括但不限于房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案、房屋交易檔案、房屋租賃檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則房產(chǎn)檔案注銷工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保注銷行為合法合規(guī)。2.真實準確原則注銷的房產(chǎn)檔案信息應真實、準確、完整，不得隱瞞或篡改相關(guān)信息。3.安全保密原則在房產(chǎn)檔案注銷過程中，要確保檔案信息的安全，防止信息泄露，保護當事人的隱私。4.及時高效原則對于符合注銷條件的房產(chǎn)檔案，應及時辦理注銷手續(xù)，提高工作效率，避免延誤。二、房產(chǎn)檔案注銷的條件（一）房屋滅失1.因自然災害、意外事故等原因?qū)е路课萃耆珦p毀，無法修復或已不存在。2.房屋被依法拆除，如因城市建設、規(guī)劃調(diào)整等原因，房屋被政府相關(guān)部門拆除。（二）房屋所有權(quán)消滅1.房屋所有權(quán)人死亡，且無繼承人或受遺贈人，或者繼承人、受遺贈人放棄繼承或受遺贈。2.房屋所有權(quán)人依法將房屋所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給他人，原房屋所有權(quán)消滅。3.房屋因人民法院、仲裁機構(gòu)的生效法律文書導致所有權(quán)轉(zhuǎn)移、消滅等情形。（三）土地使用權(quán)終止1.土地使用權(quán)出讓合同約定的使用年限屆滿，土地使用者未申請續(xù)期或者雖申請續(xù)期但依照前款規(guī)定未獲批準的。2.因公共利益需要提前收回土地使用權(quán)的。3.土地滅失的。（四）其他依法應當注銷的情形1.房屋被依法沒收、征收的。2.法律、法規(guī)規(guī)定的其他導致房產(chǎn)檔案應當注銷的情形。三、房產(chǎn)檔案注銷的申請與受理（一）申請主體1.房屋所有權(quán)人、土地使用權(quán)人或其合法繼承人、受遺贈人等相關(guān)權(quán)利人，可在符合房產(chǎn)檔案注銷條件時，向本公司/組織提出房產(chǎn)檔案注銷申請。2.因人民法院、仲裁機構(gòu)生效法律文書導致房產(chǎn)檔案需要注銷的，由相關(guān)執(zhí)行部門或當事人按照法律規(guī)定的程序申請。（二）申請材料1.房產(chǎn)檔案注銷申請表，應詳細填寫房屋基本信息、注銷原因、申請人信息等內(nèi)容，并由申請人簽字或蓋章確認。2.證明房產(chǎn)檔案符合注銷條件的相關(guān)材料，如房屋滅失的證明文件（如自然災害證明、房屋拆除許可證等）、房屋所有權(quán)消滅的證明文件（如產(chǎn)權(quán)人死亡證明、房屋轉(zhuǎn)讓合同、法院判決書等）、土地使用權(quán)終止的證明文件（如土地出讓合同屆滿證明、土地收回決定書等）。3.申請人身份證明材料，如身份證、營業(yè)執(zhí)照等。4.其他可能需要的證明材料，根據(jù)具體注銷情形而定。（三）申請流程1.申請人將填寫完整并簽字蓋章的房產(chǎn)檔案注銷申請表及相關(guān)申請材料提交至本公司/組織指定的受理窗口。2.受理窗口工作人員對申請材料進行初步審查，核對材料的完整性、真實性和有效性。如申請材料不齊全或不符合要求，應一次性告知申請人需要補充的材料內(nèi)容。3.對于符合受理條件的申請，受理窗口工作人員應出具受理回執(zhí)，注明受理日期，并將申請材料移交至檔案管理部門進行進一步審核。四、房產(chǎn)檔案注銷的審核（一）審核部門及職責檔案管理部門負責對房產(chǎn)檔案注銷申請進行全面審核，審核人員應具備專業(yè)的房產(chǎn)檔案管理知識和經(jīng)驗，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務流程。審核人員的主要職責包括：1.對申請材料的真實性、準確性、完整性進行核實，必要時可進行實地調(diào)查或查閱相關(guān)檔案資料。2.審查房產(chǎn)檔案是否符合注銷條件，對注銷原因進行詳細分析和判斷。3.檢查房產(chǎn)檔案的相關(guān)信息是否與其他部門的記錄一致，如涉及房屋產(chǎn)權(quán)登記、土地管理等方面的信息。4.對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與申請人溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。（二）審核流程1.審核人員收到受理窗口移交的申請材料后，應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作。一般情況下，審核期限為[X]個工作日，特殊復雜情況可適當延長，但應告知申請人延長的原因和期限。2.審核人員按照審核職責對申請材料進行逐一審查，對房產(chǎn)檔案的內(nèi)容進行詳細核對。如發(fā)現(xiàn)申請材料存在疑問或不符合注銷條件的，應及時與申請人聯(lián)系，要求其作出解釋或補充相關(guān)材料。3.對于涉及實地調(diào)查的情況，審核人員應安排專人進行實地核實。實地調(diào)查人員應記錄調(diào)查情況，并形成書面報告，作為審核的重要依據(jù)。4.審核人員完成審核后，應填寫房產(chǎn)檔案注銷審核意見表，明確審核結(jié)果（同意注銷或不同意注銷）及理由，并簽字確認。五、房產(chǎn)檔案注銷的審批（一）審批部門及權(quán)限房產(chǎn)檔案注銷申請經(jīng)審核通過后，需提交至公司/組織的審批部門進行最終審批。審批部門應根據(jù)審核意見，結(jié)合公司/組織的相關(guān)規(guī)定和政策，對房產(chǎn)檔案注銷申請進行審批。審批部門的審批權(quán)限如下：1.對于一般性的房產(chǎn)檔案注銷申請，由部門負責人進行審批。2.對于涉及重大房產(chǎn)項目或復雜情況的房產(chǎn)檔案注銷申請，需經(jīng)公司/組織的主管領(lǐng)導進行審批。（二）審批流程1.審核人員將審核意見表及相關(guān)申請材料一并提交至審批部門。2.審批部門收到申請材料后，應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批工作。審批期限一般為[X]個工作日，特殊情況可適當延長。3.審批人員根據(jù)審核意見和相關(guān)規(guī)定，對房產(chǎn)檔案注銷申請進行全面審查。如同意注銷，應在審批意見欄中簽字并注明審批日期；如不同意注銷，應詳細說明理由，并將申請材料退回審核部門。4.審批通過后，審批部門應將審批結(jié)果反饋至檔案管理部門，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理房產(chǎn)檔案注銷手續(xù)。六、房產(chǎn)檔案注銷的辦理（一）注銷手續(xù)辦理檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，對符合注銷條件的房產(chǎn)檔案進行注銷處理。具體辦理手續(xù)如下：1.在房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中對相關(guān)房產(chǎn)檔案進行標記注銷，并更新檔案狀態(tài)信息。2.將紙質(zhì)房產(chǎn)檔案從檔案庫中取出，進行整理和核對。核對無誤后，按照規(guī)定的程序進行銷毀或封存。3.對于需要留存?zhèn)浞莸姆慨a(chǎn)檔案信息，應按照安全保密的要求進行妥善存儲，確保信息的可追溯性和安全性。（二）注銷信息公示房產(chǎn)檔案注銷后，應按照相關(guān)規(guī)定進行信息公示。公示內(nèi)容包括房屋基本信息、注銷原因、注銷日期等，公示期限一般為[X]個工作日。公示方式可通過本公司/組織網(wǎng)站、公告欄等渠道進行，以便相關(guān)利害關(guān)系人及時了解房產(chǎn)檔案注銷情況。（三）注銷手續(xù)歸檔房產(chǎn)檔案注銷辦理完成后，檔案管理部門應將注銷過程中產(chǎn)生的各類文件、資料進行整理歸檔，形成完整的房產(chǎn)檔案注銷檔案。歸檔內(nèi)容包括房產(chǎn)檔案注銷申請表、申請材料、審核意見表、審批文件、注銷手續(xù)辦理記錄、公示材料等。歸檔檔案應妥善保管，以備日后查閱和審計。七、房產(chǎn)檔案注銷的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應建立健全房產(chǎn)檔案注銷監(jiān)督機制，定期對房產(chǎn)檔案注銷工作進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括注銷申請的受理、審核、審批、辦理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序，申請材料是否真實有效，檔案注銷信息是否準確完整等。2.審計部門應定期對房產(chǎn)檔案注銷工作進行審計，檢查房產(chǎn)檔案注銷業(yè)務的合規(guī)性、財務收支情況等，確保注銷工作合法合規(guī)、資金使用合理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供房產(chǎn)檔案注銷工作的相關(guān)資料和信息，積極配合監(jiān)督檢查工作。2.對于社會公眾的監(jiān)督和質(zhì)疑，應及時進行回應和處理。如發(fā)現(xiàn)房產(chǎn)檔案注銷工作存在問題，應及時整改，并將整改情況向社會公開。八、法律責任（一）申請人責任1.申請人提供虛假申請材料或隱瞞真實情況，導致房產(chǎn)檔案錯誤注銷或給他人造成損失的，應承擔相應的法律責任。包括但不限于賠償損失、恢復原狀等責任。2.申請人違反本制度規(guī)定的申請流程和要求，影響房產(chǎn)檔案注銷工作正常進行的，公司/組織有權(quán)拒絕其申請，并要求其按照規(guī)定重新辦理申請手續(xù)。（二）工作人員責任1.公司/組織工作人員在房產(chǎn)檔案注銷工作中，如存在玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為，導致房產(chǎn)檔案注銷工作出現(xiàn)錯誤或違規(guī)情況的，應依法給予相應的紀