社區(qū)文化檔案制度一、總則（一）目的社區(qū)文化檔案制度旨在規(guī)范社區(qū)文化檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為社區(qū)文化建設(shè)提供有力的支持和保障。通過(guò)建立科學(xué)合理的檔案管理制度，有效記錄社區(qū)文化活動(dòng)、文化資源、文化人才等信息，促進(jìn)社區(qū)文化的傳承與發(fā)展，提升社區(qū)居民的文化認(rèn)同感和歸屬感。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有與文化活動(dòng)、文化資源、文化人才等相關(guān)的檔案管理工作。包括但不限于社區(qū)文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)記錄、演出照片、文化設(shè)施建設(shè)資料、文化志愿者信息、文化作品等各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)文化活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與社區(qū)文化相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，包括檔案的分類、編號(hào)、整理、裝訂等，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)于涉及社區(qū)居民個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案的使用效率，為社區(qū)文化建設(shè)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）社區(qū)文化管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)文化檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)文化檔案管理工作，指導(dǎo)各部門和相關(guān)人員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.定期對(duì)社區(qū)文化檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合制度要求。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用記錄。（二）各社區(qū)文化活動(dòng)組織部門1.負(fù)責(zé)本部門組織開展的文化活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步審核工作。2.在文化活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將活動(dòng)相關(guān)資料移交社區(qū)文化管理部門，并協(xié)助做好檔案的歸檔工作。3.配合社區(qū)文化管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和解釋。（三）檔案管理人員1.具體負(fù)責(zé)社區(qū)文化檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。3.做好檔案的保管和維護(hù)工作，定期檢查檔案的保存狀況，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案信息的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)文化活動(dòng)類：包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、視頻資料、活動(dòng)總結(jié)、參與人員名單等。2.文化資源類：如社區(qū)文化設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)過(guò)程資料、文化場(chǎng)館使用記錄、文化遺產(chǎn)保護(hù)資料等。3.文化人才類：文化志愿者登記信息、文化特長(zhǎng)人員檔案、文化藝術(shù)作品創(chuàng)作者資料等。4.其他相關(guān)類：社區(qū)文化建設(shè)相關(guān)的政策文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、居民文化需求調(diào)查問卷等。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的文化檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改或丟失重要信息。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料分為文化活動(dòng)檔案、文化資源檔案、文化人才檔案等不同類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查找。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行再次審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過(guò)的檔案資料按照分類和編號(hào)順序，依次放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍。3.填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的歸檔日期、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、文化價(jià)值或涉及社區(qū)重大利益的檔案資料，實(shí)行永久保管。如社區(qū)文化建設(shè)的重要決策文件、重大文化活動(dòng)的完整記錄、珍貴的文化遺產(chǎn)資料等。2.定期保管：其他檔案資料根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年或[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案登記信息一致。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理制度。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.社區(qū)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)提前向社區(qū)文化管理部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.社區(qū)文化管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由社區(qū)文化管理部門組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。3.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱（或類別）、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)社區(qū)文化管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)社區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全和保密。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱（或類別）、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請(qǐng)表一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社區(qū)文化檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平，為社區(qū)文化建設(shè)提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和歸檔的要求，將紙質(zhì)檔案資料準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，刪除過(guò)期或無(wú)用的數(shù)據(jù)，保證電子檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類檢索、全文檢索、借閱管理、權(quán)限管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和利用人員進(jìn)行操作。2.社區(qū)內(nèi)部人員可通過(guò)系統(tǒng)查詢和利用授權(quán)范圍內(nèi)的檔案資料，提高工作效率。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，促進(jìn)社區(qū)文化建設(shè)工作的協(xié)同開展。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.社區(qū)文化管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理的規(guī)范性、檔案資料的完整性、檔案利用的效率等方面，考核結(jié)果與部