檔案制度上墻一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。本制度以“檔案制度上墻”的方式呈現(xiàn)，旨在讓全體員工能夠直觀、清晰地了解檔案管理的各項要求，共同遵守檔案管理規(guī)定，保障公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化運行。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理工作的所有人員，包括檔案管理人員、檔案形成者以及檔案利用者。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定，確保公司/組織的檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的完整與安全。3.定期對檔案進行整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案的數(shù)字化工作，推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處置。7.參與公司/組織重大活動、項目的檔案收集、整理和歸檔工作，確保重要檔案資料的齊全完整。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的真實、準(zhǔn)確、完整。2.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門日常檔案的收集、整理和保管工作，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，如檔案的借閱、查詢需求等。4.加強對本部門員工的檔案管理意識教育，確保員工了解并遵守檔案管理規(guī)定。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱、歸還等，確保檔案管理工作的有序進行。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全。4.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織各類紅頭文件、請示報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，收集與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項目檔案等。6.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實物檔案（證書、獎杯、獎牌等）以及具有保存價值的其他資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的時效性。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)或地點，以防丟失或損壞。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“件”裝盒的方式進行保管。每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類整理，建立項目檔案文件夾，將項目各階段形成的文件材料按照專業(yè)屬性分別歸檔。3.財務(wù)檔案：按照會計年度類別進行分類整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制相應(yīng)的目錄。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容分類，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資福利材料、出國（境）材料、勞動合同等類別，進行整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點制定分類方案，如市場營銷檔案可按照客戶類別、項目名稱等進行分類；客戶檔案可按照客戶性質(zhì)、行業(yè)分類等進行整理。四、檔案保管（一）檔案保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設(shè)備等。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲方式可采用磁帶、光盤、硬盤等多種介質(zhì)，分別存儲于不同地點。3.聲像檔案、實物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管，如照片應(yīng)沖印成冊并標(biāo)注說明，錄音、錄像資料應(yīng)定期進行轉(zhuǎn)錄和檢查，實物檔案應(yīng)進行登記造冊并妥善存放。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定，一般為長期保存。3.財務(wù)檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，年度財務(wù)報告永久保存等。4.人事檔案的保管期限為員工離職后5年，特殊情況按照國家規(guī)定執(zhí)行。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和相關(guān)規(guī)定確定，確保重要業(yè)務(wù)檔案資料的長期保存。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，日常進行不定期抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查結(jié)果應(yīng)進行記錄，并建立檔案檢查臺賬，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、檔案利用（一）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計歸還日期等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員需在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、公布檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（二）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱秩序，愛護檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助查閱人員進行查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點查閱。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制檔案名稱、數(shù)量等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門“復(fù)印件與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期。（四）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人員、利用檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進檔案信息資源共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）檔案數(shù)字化1.按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對公司/組織各類檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性，建立數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全流程管理功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檢索方式，支持按檔案分類、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.具備檔案借閱、查閱、復(fù)制等利用申請、審批、登記功能，實現(xiàn)檔案利用過程的規(guī)范化管理。4.能夠?qū)n案管理數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類檔案管理報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）檔案信息安全1.建立健全檔案信