檔案指導(dǎo)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案指導(dǎo)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的指導(dǎo)與規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。3.全程指導(dǎo)原則：對(duì)檔案工作的全過程進(jìn)行指導(dǎo)，包括文件材料的形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案工作。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.組織開展檔案鑒定工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和參考依據(jù)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案工作，協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、移交等工作。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度要求，及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并按時(shí)移交至檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案使用安全和歸還及時(shí)。三、檔案形成與收集（一）文件材料形成要求1.公司各部門及員工在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料。3.文件材料的字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全，日期準(zhǔn)確。（二）文件材料收集范圍1.反映公司行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等文件材料。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。4.公司員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲材料等。5.公司財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司產(chǎn)品檔案材料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。7.公司基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將其收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和整理工作。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前，將上一年度形成的文件材料全部收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（二）分類方法1.公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。2.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或文件反映的問題進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，劃分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照分類方法，將文件材料進(jìn)行分類。3.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系，卷內(nèi)文件數(shù)量應(yīng)適中，不宜過厚或過薄。4.排列：在每卷內(nèi)，按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列。5.編號(hào)：對(duì)每卷檔案編制唯一的案卷號(hào)，案卷號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開始依次編號(hào)。6.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)打印或用鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整。同時(shí)，編制備考表，注明本卷文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、檢查人簽名。7.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止卷號(hào)等項(xiàng)目。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等設(shè)施，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（三）檔案保管期限變更1.檔案保管期限確需變更的，由檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案保管期限變更申請(qǐng)表》，說明變更理由和依據(jù)。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整，并做好相關(guān)記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱：借閱檔案須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、檔案名稱、卷號(hào)、期限等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的初步鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行討論。3.根據(jù)審核結(jié)果，形成最終鑒定意見，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、卷號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)