人事檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、入團(tuán)時(shí)間等。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.員工調(diào)動(dòng)、任免、聘用等相關(guān)文件及審批表。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、競(jìng)聘等考核材料，包括考核成績(jī)、評(píng)語(yǔ)、結(jié)論等。3.干部考察材料，用于對(duì)干部選拔任用的考察評(píng)價(jià)。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)成績(jī)單等培訓(xùn)材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等職稱材料。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.出國(guó)（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等入黨相關(guān)材料。2.入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表等入團(tuán)相關(guān)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。2.獎(jiǎng)勵(lì)審批表，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)等。（八）處分材料1.違紀(jì)違規(guī)處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.處分審批表，記錄處分依據(jù)、處分結(jié)果等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資調(diào)整通知等工資相關(guān)材料。2.任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等任免相關(guān)材料。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國(guó)（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工獲得的榮譽(yù)稱號(hào)、專利證書、科研成果等材料。2.員工參加社會(huì)活動(dòng)、公益事業(yè)等相關(guān)證明材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工的各類人事檔案材料。各部門應(yīng)及時(shí)將涉及員工的相關(guān)材料移交人力資源部門，確保檔案材料的及時(shí)更新。2.員工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交本人獲得的各類榮譽(yù)證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等材料。（二）整理1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行整理。整理時(shí)，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類順序，對(duì)材料進(jìn)行分類、排序、編目。2.每份材料應(yīng)在右上角加蓋檔案材料章，并注明材料形成時(shí)間、來(lái)源等信息。3.對(duì)破損、褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，確保檔案材料的清晰可讀。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，由人力資源部門負(fù)責(zé)檔案的保管工作。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管室。查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。3.因工作需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）檔案轉(zhuǎn)遞1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)密封，并在封口處加蓋人力資源部門公章。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料清單及回執(zhí)一并交接收單位。五、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立人事檔案信息系統(tǒng)，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化管理。通過(guò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將人事檔案材料錄入信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新員工的基本信息、工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六．人事檔案的審核與鑒定（一）審核1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.審核內(nèi)容包括檔案材料是否齊全、完整，材料內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，材料格式是否符合要求等。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員核實(shí)，并進(jìn)行整改。（二）鑒定1.根據(jù)公司發(fā)展需要和人事管理工作要求，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由人力資源部門牽頭，相關(guān)部門參與。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的保存價(jià)值、是否需要銷毀等。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。