行政事務(wù)日常操作規(guī)范及處理流程手冊本手冊旨在規(guī)范公司行政事務(wù)的日常操作，明確各環(huán)節(jié)處理流程，提升行政工作效率，保障行政工作有序開展。手冊適用于公司全體行政人員及需配合行政事務(wù)的各部門員工，涵蓋辦公環(huán)境管理、會議組織、辦公用品管理、檔案管理、訪客接待等核心場景，力求內(nèi)容具體、步驟清晰、操作規(guī)范，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化指引。一、辦公環(huán)境維護(hù)與管理適用場景適用于公司公共區(qū)域（前臺、會議室、走廊、茶水間等）及員工個人工位的日常環(huán)境維護(hù)，包括清潔衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備檢查、環(huán)境秩序管理等。操作流程（一）公共區(qū)域環(huán)境維護(hù)日常清潔安排行政部每日9:00前對接保潔人員，明確當(dāng)日清潔區(qū)域及重點(diǎn)（如會議室桌椅、茶水間臺面、前臺地面等）。保潔人員需按《公共區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)表》（見附件1）完成清潔工作，保證無垃圾、無污漬、物品擺放整齊。設(shè)施設(shè)備檢查行政專員每日10:00前巡查公共區(qū)域，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：照明設(shè)備：燈具是否正常亮起，損壞的及時記錄并報修；空調(diào)設(shè)備：溫度設(shè)置是否適宜（夏季24-26℃，冬季18-20℃），濾網(wǎng)是否清潔；其他設(shè)施：前臺綠植是否缺水/枯萎，茶水間飲水機(jī)是否需要更換水桶，會議室座椅、投影設(shè)備是否完好。發(fā)覺問題后，立即通過《設(shè)施設(shè)備維修申請表》（見附件2）提交至后勤部門，并跟蹤維修進(jìn)度，保證24小時內(nèi)處理完畢（特殊情況除外）。秩序維護(hù)行政部需提醒員工禁止在公共區(qū)域堆放個人物品，禁止大聲喧嘩，禁止在茶水間吸煙。每日17:30后，檢查各部門工位是否關(guān)閉電腦、臺燈等用電設(shè)備，確認(rèn)安全后鎖閉非必要區(qū)域門鎖。（二）個人工位管理工位規(guī)范要求員工需保持工位整潔，文件資料分類擺放，私人物品（如包、水杯）統(tǒng)一置于工位指定位置，禁止占用公共通道。禁止在工位張貼與工作無關(guān)的圖片、標(biāo)語，禁止私自拆卸工位設(shè)施。工位調(diào)整與報備員工因工作需要調(diào)整工位，需提前3個工作日提交《工位調(diào)整申請表》（見附件3）至行政部，說明調(diào)整原因及需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部統(tǒng)籌安排。模板表格附件1：公共區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)表清潔區(qū)域清潔內(nèi)容清潔頻率責(zé)任人完成時間前臺接待臺擦拭，地面清掃，綠植澆水每日2次（早/晚）保潔人員9:00前/17:30前會議室桌椅消毒，白板擦凈，垃圾清理每次會議后+每日1次保潔人員會議結(jié)束后/17:00前茶水間臺面、微波爐、冰箱擦拭，垃圾桶清空每日3次（早/中/晚）保潔人員10:00/14:00/17:00前附件2：設(shè)施設(shè)備維修申請表設(shè)備名稱所在區(qū)域問題描述申請人申請日期預(yù)計使用時間維修狀態(tài)處理人完成時間會議室投影儀301會議室無法連接電腦，顯示無信號張*2023-10-0914:00會議使用已報修后勤李*2023-10-0912:00附件3：工位調(diào)整申請表申請人原工位號申請工位號調(diào)整原因部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批調(diào)整完成時間王*A區(qū)-201B區(qū)-305部門調(diào)整，需靠近項目組同意同意2023-10-10特別提醒保潔人員需每日提交《清潔工作記錄表》，行政部每周抽查清潔質(zhì)量，未達(dá)標(biāo)需立即整改。設(shè)施設(shè)備維修后，行政專員需現(xiàn)場驗收，確認(rèn)正常使用后再關(guān)閉維修申請。個人工位物品擺放需符合消防安全要求，禁止堵塞消防通道，禁止使用大功率電器（如電爐、電暖氣）。二、會議組織與管理適用場景適用于公司內(nèi)部各類會議（部門例會、項目推進(jìn)會、專題研討會等）及外部會議（客戶洽談、行業(yè)交流等）的組織、籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)工作。操作流程（一）會議籌備會議需求確認(rèn)會議發(fā)起人需提前3個工作日向行政部提交《會議需求登記表》（見附件4），明確以下信息：會議名稱、時間、地點(diǎn)（線上/線下）、預(yù)計時長；參會人員（部門/職務(wù)）、主持人、記錄人；會議議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）、物料（會議資料、飲用水、名牌等）。會議資源協(xié)調(diào)行政部根據(jù)《會議需求登記表》協(xié)調(diào)會議資源：線下會議：預(yù)訂會議室（優(yōu)先使用與參會人數(shù)匹配的場地，如10人以下用小型會議室，20人以上用大型會議室），布置會場（調(diào)試設(shè)備、擺放名牌、設(shè)置席卡、準(zhǔn)備飲用水等）；線上會議：創(chuàng)建會議/賬號，提前1天發(fā)送至參會人員，并測試設(shè)備穩(wěn)定性。會議通知發(fā)布行政部在會議召開前1-2個工作日通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點(diǎn)（線上）、議程、參會人員、需提前準(zhǔn)備的資料等。（二）會議進(jìn)行會前準(zhǔn)備主持人提前30分鐘到達(dá)會場，檢查設(shè)備、物料是否齊全；參會人員提前10分鐘到場，簽到就座（線下會議需在《會議簽到表》（見附件5）上簽字，線上會議需在會議開始前5分鐘加入會議）。會議紀(jì)律會議期間，參會人員需將手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式，禁止隨意走動、交頭接耳；主持人需嚴(yán)格按照議程控制會議時間，保證會議高效有序。會議記錄記錄人需詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決議事項、責(zé)任分工及完成時限，形成《會議紀(jì)要》（見附件6）初稿，會后24小時內(nèi)提交至主持人審核。（三）會后跟進(jìn)會議紀(jì)要分發(fā)主持人審核通過《會議紀(jì)要》后，行政部需在1個工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門，并同步至公司知識庫存檔。決議事項跟蹤行政部每周匯總會議決議事項執(zhí)行情況，通過《會議決議跟蹤表》（見附件7）跟進(jìn)責(zé)任部門進(jìn)度，保證按時完成。模板表格附件4：會議需求登記表會議名稱市場部Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會發(fā)起人劉*會議時間2023-10-1014:00-16:00參會人數(shù)12人會議地點(diǎn)301會議室（線下）主持人陳*會議議程1.Q3銷售數(shù)據(jù)匯報（30分鐘）；2.問題討論（60分鐘）；3.目標(biāo)分解（30分鐘）記錄人趙*所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)備用所需物料會議資料、飲用水、名牌附件5：會議簽到表會議名稱市場部Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會日期2023-10-10序號姓名部門職務(wù)1陳*市場部總監(jiān)2劉*市場部經(jīng)理3王*銷售一組主管附件6：會議紀(jì)要會議名稱：市場部Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會時間：2023-10-1014:00-16:00地點(diǎn)：301會議室參會人員：陳、劉、王、趙、孫*等12人主持人：陳*記錄人：趙*一、會議議程及主要內(nèi)容Q3銷售數(shù)據(jù)匯報（劉*）：Q3累計銷售額完成85%，目標(biāo)缺口15%，主要原因是華東區(qū)域銷售下滑20%。各小組匯報：銷售一組完成90%，銷售二組完成80%，銷售三組完成85%。問題討論：華東區(qū)域下滑原因：競品降價、渠道支持不足。解決方案：增加華東區(qū)域促銷費(fèi)用（5萬元），調(diào)整渠道激勵政策。目標(biāo)分解：Q4目標(biāo)：銷售額1200萬元，各小組分配：銷售一組450萬，銷售二組400萬，銷售三組350萬。二、決議事項序號決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時限1制定華東區(qū)域促銷方案市場部劉*2023-10-152調(diào)整渠道激勵政策銷售部陳*2023-10-183分解Q4銷售目標(biāo)至各小組銷售各組主管2023-10-20附件7：會議決議跟蹤表會議名稱市場部Q3銷售目標(biāo)推進(jìn)會跟蹤日期2023-10-11序號決議內(nèi)容責(zé)任人計劃完成時間1制定華東區(qū)域促銷方案劉*2023-10-152調(diào)整渠道激勵政策陳*2023-10-183分解Q4銷售目標(biāo)至各小組王*2023-10-20特別提醒重要會議（如戰(zhàn)略會議、客戶會議）需提前1周籌備，并安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試、物料準(zhǔn)備，保證會議萬無一失。會議期間禁止錄音、錄像（特殊情況需經(jīng)主持人及發(fā)起人同意），會議資料需妥善保管，禁止外傳?！稌h紀(jì)要》需明確責(zé)任人和完成時限，行政部需定期（每周五）匯總執(zhí)行情況，對逾期未完成的及時提醒。三、辦公用品管理適用場景適用于公司員工日常辦公所需物品（如文具、耗材、設(shè)備等）的申領(lǐng)、采購、發(fā)放、盤點(diǎn)及庫存管理。操作流程（一）需求統(tǒng)計與申領(lǐng)月度需求統(tǒng)計各部門每月25日前提交《辦公用品月度需求表》（見附件8），列明下月所需物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。日常申領(lǐng)員工因臨時急需辦公用品，可通過企業(yè)“辦公用品申領(lǐng)”模塊提交申請，填寫物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)取原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部領(lǐng)取。（二）采購與入庫采購計劃制定行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況，制定《辦公用品采購計劃》（見附件9），明確采購物品、數(shù)量、預(yù)算、供應(yīng)商等信息，提交至財務(wù)部審批。供應(yīng)商選擇與采購優(yōu)先選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商（如辦公用品定點(diǎn)供應(yīng)商），保證物品質(zhì)量、價格合理；采購金額超過2000元的，需簽訂采購合同；采購?fù)瓿珊?，供?yīng)商需提供正規(guī)發(fā)票（辦公用品類）。入庫登記物品送達(dá)后，行政專員與采購員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購計劃一致，驗收合格后填寫《辦公用品入庫登記表》（見附件10），入庫并貼好標(biāo)簽（標(biāo)注名稱、數(shù)量、入庫日期）。（三）發(fā)放與盤點(diǎn)發(fā)放管理員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政部領(lǐng)取物品，行政專員核對信息后發(fā)放，并在《辦公用品發(fā)放登記表》（見附件11）上記錄領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、物品名稱及數(shù)量。高價值物品（如U盤、移動硬盤）需填寫《高價值物品領(lǐng)用登記表》（見附件12），領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，使用期間需妥善保管，離職時需歸還。定期盤點(diǎn)行政部每月末進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬是否一致，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》（見附件13），對盤盈、盤虧情況查明原因，形成《盤點(diǎn)報告》提交至財務(wù)部。模板表格附件8：辦公用品月度需求表部門申請人日期物品名稱規(guī)格數(shù)量用途審批人市場部劉*2023-09-25A4紙80g10包日常辦公陳*銷售部王*2023-09-25簽字筆黑色20支客戶洽談陳*附件9：辦公用品采購計劃采購月份2023年10月制定人張*供應(yīng)商XX辦公用品公司預(yù)算金額5000元序號物品名稱規(guī)格數(shù)量1A4紙80g20包2簽字筆黑色50支附件10：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量供應(yīng)商驗收人庫位2023-10-08A4紙80g20包XX辦公用品公司張*A012023-10-08簽字筆黑色50支XX辦公用品公司張*A02附件11：辦公用品發(fā)放登記表發(fā)放日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)取人部門用途發(fā)放人2023-10-09A4紙80g5包劉*市場部日常辦公張*2023-10-09簽字筆黑色10支王*銷售部客戶洽談張*附件12：高價值物品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用人部門歸還日期狀態(tài)審批人2023-10-10移動硬盤500G1個趙*技術(shù)部2023-10-20使用中李*附件13：辦公用品盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期2023-09-30盤點(diǎn)人張*物品名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量盤盈/盤虧A4紙15包15包-簽字筆30支28支盤虧2支特別提醒辦公用品申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止虛報、冒領(lǐng)。庫存物品需分類存放（如文具類、耗材類、設(shè)備類），保持干燥、通風(fēng)，避免受潮、損壞。盤盤虧金額超過500元的，需提交《盤虧說明》至財務(wù)部，經(jīng)審批后處理，屬于人為損壞的，需追究相關(guān)人員責(zé)任。四、檔案管理適用場景適用于公司各類文件、資料、合同、檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱及銷毀管理，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性。操作流程（一）檔案收集與分類檔案收集范圍公司文件類：紅頭文件、通知、報告、會議紀(jì)要等；合同類：業(yè)務(wù)合同、采購合同、勞動合同等；資料類：項目資料、客戶資料、財務(wù)憑證（復(fù)印件）等；其他類：獲獎證書、資質(zhì)證書、重要影像資料等。檔案分類標(biāo)準(zhǔn)按部門分類：行政部、財務(wù)部、市場部、銷售部等；按文件類型分類：文件類、合同類、資料類、其他類；按年度分類：如2023年檔案、2022年檔案等。（二）整理與歸檔文件整理收集到的文件需去除訂書針、回形針等金屬夾，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，保證文件平整；按分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行排序，編寫頁碼，填寫《文件歸檔目錄》（見附件14），列明文件名稱、文號、形成部門、歸檔日期、頁數(shù)、存放位置等信息。歸檔操作文件裝入檔案袋（盒），在袋（盒）正面標(biāo)注“部門-文件類型-年度-檔案號”（如“行政部-文件類-2023-001”）；將檔案存入檔案柜，存放位置需與《文件歸檔目錄》一致，便于查找。（三）保管與查閱保管要求檔案柜需上鎖，鑰匙由行政部專人保管，檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；定期（每季度）檢查檔案狀況，對受潮、蟲蛀的檔案及時處理，保證檔案完好。查閱流程員工因工作需要查閱檔案，需提交《檔案查閱申請表》（見附件15），說明查閱檔案名稱、用途、查閱時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部辦理查閱手續(xù)；查閱時需在檔案查閱室進(jìn)行，禁止涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，查閱后需填寫《檔案查閱記錄表》（見附件16），由查閱人簽字確認(rèn)。（四）銷毀管理銷毀范圍超過保管期限的檔案（如一般文件保管期限為10年，合同保管期限為15年）；無保存價值的檔案（如重復(fù)文件、草稿文件）。銷毀流程行政部每年年底對到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫《檔案銷毀清單》（見附件17），列明檔案名稱、文號、保管期限、銷毀原因等信息，提交至總經(jīng)理審批；審批通過后，由行政部至少2人共同監(jiān)督銷毀，銷毀過程需拍照記錄，填寫《檔案銷毀記錄表》（見附件18），保證檔案無法恢復(fù)。模板表格附件14：文件歸檔目錄部門文件類型年度檔案號文件名稱文號形成日期頁數(shù)存放位置行政部文件類2023001關(guān)于2023年放假的通知行字2023-0012023-01-152A01-001市場部合同類2023002與XX公司合作協(xié)議合字2023-0022023-03-2010A02-002附件15：檔案查閱申請表申請人部門日期查閱檔案名稱文號用途查閱時間劉*市場部2023-10-11與XX公司合作協(xié)議合字2023-002項目跟進(jìn)2023-10-1114:00-15:00審批人陳*附件16：檔案查閱記錄表查閱日期查閱人部門檔案名稱文號查閱時間歸還時間查閱人簽字2023-10-11劉*市場部與XX公司合作協(xié)議合字2023-00214:00-15:0015:00劉*附件17：檔案銷毀清單銷毀日期2023-12-30監(jiān)銷人張、李序號檔案名稱文號保管期限12022年部門工作總結(jié)行字2022-00510年22021年草稿文件草字2021-0105年附件18：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)銷毀方式監(jiān)銷人簽字檔案狀態(tài)2023-12-30公司后院碎紙機(jī)銷毀張、李已銷毀特別提醒檔案歸檔需在文件形成后1個月內(nèi)完成，保證檔案及時歸檔。查閱涉密檔案（如財務(wù)合同、核心技術(shù)資料），需經(jīng)總經(jīng)理審批，并限定查閱范圍，禁止復(fù)制、摘抄。檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批程序，禁止私自銷毀檔案，保證檔案管理合規(guī)。五、訪客接待流程適用場景適用于公司外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等）到訪的接待工作，包括訪客預(yù)約、接待準(zhǔn)備、接待過程、送別及記錄等環(huán)節(jié)。操作流程（一）訪客預(yù)約預(yù)約方式訪客可通過電話、企業(yè)或郵件提前1-2個工作日預(yù)約，說明以下信息：訪客姓名、單位、職務(wù)；到訪時間、事由、預(yù)計停留時間；需對接的部門及人員。預(yù)約確認(rèn)行政部收到預(yù)約信息后，與對接部門確認(rèn)接待安排，然后在1個工作日內(nèi)回復(fù)訪客，告知預(yù)約成功及注意事項（如攜帶證件號碼、停車指引等）。（二）接待準(zhǔn)備信息核對訪客到訪前30分鐘，行政部核對訪客信息（姓名、單位、到訪時間），確認(rèn)對接人員是否已到位。接待準(zhǔn)備前臺布置：擺放公司宣傳資料、訪客登記本、筆、飲用水；會議準(zhǔn)備：如需會議，提前預(yù)訂會議室，調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)），準(zhǔn)備會議資料、名牌；接待人員：對接人員需提前10分鐘到達(dá)前臺，等候訪客。（三）訪客接待迎接與登記訪客到訪后，前臺人員主動上前迎接，微笑問候：“您好，請問是XX公司的XX先生/女士嗎？我是行政部前臺*，這邊請?！币龑?dǎo)訪客至前臺，填寫《訪客登記表》（見附件19），登記訪客姓名、單位、職務(wù)、證件號碼號、到訪時間、事由、對接人員等信息。引導(dǎo)與接待前臺人員引導(dǎo)訪客至接待區(qū)或會議室，途中簡要介紹公司環(huán)境（如“這邊是市場部，這邊是會議室”）；對接人員到達(dá)后，與訪客握手問候，引導(dǎo)入座，奉上飲用水，介紹雙方人員。接待過程對接人員需全程陪同訪客，保證會談順利；前臺人員需保持前臺整潔，及時接待后續(xù)訪客，避免讓訪客久等。（四）送別與記錄送別訪客會談結(jié)束后，對接人員與前臺人員一同送訪客至公司門口，禮貌道別：“感謝您的到訪，歡迎下次再來！”如訪客自駕，前臺人員需指引停車位置及離場路線。記錄與反饋前臺人員填寫《訪客接待記錄表》（見附件20），記錄訪客離開時間、接待評價（如“滿意”“一般”）等信息；行政部每周匯總訪客接待情況，形成《訪客接待周報表》（見附件21），提