學(xué)校綜合辦公室信息錄入規(guī)定一、總則

信息錄入是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為學(xué)校管理決策提供可靠依據(jù)。為規(guī)范信息錄入工作，特制定本規(guī)定。

二、信息錄入范圍

綜合辦公室負(fù)責(zé)錄入的信息主要包括但不限于以下類別：

（一）人員信息

1.員工基本信息（姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等）

2.員工異動(dòng)信息（入職、離職、調(diào)崗、晉升等）

（二）物資管理信息

1.辦公用品采購記錄（名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、入庫時(shí)間等）

2.設(shè)備維護(hù)記錄（設(shè)備名稱、使用部門、維修日期、費(fèi)用等）

（三）會(huì)議管理信息

1.會(huì)議安排（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等）

2.會(huì)議紀(jì)要（決議事項(xiàng)、落實(shí)責(zé)任人、完成時(shí)限等）

（四）文件歸檔信息

1.重要文件錄入（文件名稱、編號(hào)、創(chuàng)建日期、密級(jí)、保管人等）

2.文件借閱記錄（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等）

三、信息錄入流程

信息錄入需遵循以下標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保數(shù)據(jù)一致性：

（一）數(shù)據(jù)采集

1.通過紙質(zhì)表單、電子表格或系統(tǒng)導(dǎo)入等方式收集原始數(shù)據(jù)。

2.核對(duì)數(shù)據(jù)來源的完整性，必要時(shí)與相關(guān)部門確認(rèn)。

（二）數(shù)據(jù)錄入

1.在指定辦公系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中錄入信息，錄入前需登錄認(rèn)證。

2.按照字段要求逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)或錯(cuò)填。

3.關(guān)鍵信息（如金額、日期）需雙重核對(duì)，避免筆誤。

（三）數(shù)據(jù)審核

1.錄入完成后由專人進(jìn)行抽查復(fù)核，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

2.發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需立即標(biāo)記并通知原錄入人修正，修正后再次審核。

（四）數(shù)據(jù)歸檔

1.審核無誤的信息需按類別歸檔，電子數(shù)據(jù)備份至指定云盤。

2.每月生成數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)報(bào)表，存檔備查。

四、注意事項(xiàng)

為提升信息錄入效率與質(zhì)量，需注意以下事項(xiàng)：

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

1.所有錄入信息需遵循學(xué)校統(tǒng)一的編碼規(guī)則（如員工編號(hào)格式、文件編號(hào)規(guī)則）。

2.日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，數(shù)字金額保留兩位小數(shù)。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪資、內(nèi)部通訊錄）需設(shè)置訪問權(quán)限。

2.錄入人員需簽訂保密協(xié)議，離職后需清除系統(tǒng)授權(quán)。

（三）異常處理

1.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失，需立即上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

2.應(yīng)急預(yù)案包括：使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)、聯(lián)系技術(shù)支持等。

（四）培訓(xùn)與考核

1.新入職員工需接受信息錄入系統(tǒng)操作培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新系統(tǒng)功能或錄入規(guī)范。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。如遇系統(tǒng)升級(jí)或業(yè)務(wù)調(diào)整，需同步更新相關(guān)流程。

一、總則

信息錄入是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為學(xué)校管理決策提供可靠依據(jù)。為規(guī)范信息錄入工作，特制定本規(guī)定。

二、信息錄入范圍

綜合辦公室負(fù)責(zé)錄入的信息主要包括但不限于以下類別：

（一）人員信息

1.員工基本信息（姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等）

-姓名：需與身份證件一致，中文姓名按姓氏在前、名字在后的順序錄入。

-部門：選擇系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的部門名稱，不得隨意添加或修改。

-崗位：錄入員工的具體職務(wù)，如“行政助理”“教學(xué)研究”等。

-聯(lián)系方式：包括手機(jī)號(hào)碼、辦公電話、電子郵箱，需核實(shí)有效性。

2.員工異動(dòng)信息（入職、離職、調(diào)崗、晉升等）

-入職：需填寫入職日期、合同期限、試用期時(shí)長等。

-離職：記錄離職日期、離職原因（內(nèi)部調(diào)動(dòng)/個(gè)人意愿等）、離職手續(xù)辦理狀態(tài)。

-調(diào)崗：明確調(diào)崗前后的部門、崗位及生效日期。

-晉升：記錄晉升時(shí)間、晉升前后的職務(wù)及審批結(jié)果。

（二）物資管理信息

1.辦公用品采購記錄（名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、入庫時(shí)間等）

-名稱：詳細(xì)注明辦公用品品類，如“A4打印紙”“辦公椅”。

-數(shù)量：精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位（如需分批入庫，需注明分批數(shù)量）。

-單價(jià)：單位為元，保留兩位小數(shù)，需與采購合同一致。

-供應(yīng)商：錄入供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式，確保地址準(zhǔn)確。

-入庫時(shí)間：格式為“YYYY-MM-DDHH:MM”，需與物流簽收單同步。

2.設(shè)備維護(hù)記錄（設(shè)備名稱、使用部門、維修日期、費(fèi)用等）

-設(shè)備名稱：包括設(shè)備型號(hào)，如“惠普LaserJet2600D打印機(jī)”。

-使用部門：記錄設(shè)備歸屬部門，便于后續(xù)責(zé)任追溯。

-維修日期：首次維修及后續(xù)保養(yǎng)的完整時(shí)間記錄。

-費(fèi)用：包括零件更換成本、維修工時(shí)費(fèi)，需提供發(fā)票復(fù)印件。

（三）會(huì)議管理信息

1.會(huì)議安排（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等）

-時(shí)間：精確到分鐘，如“2023-10-2614:30-16:00”。

-地點(diǎn)：注明會(huì)議室編號(hào)或具體位置，如“行政樓三樓大會(huì)議室”。

-參會(huì)人員：按部門列出參會(huì)者姓名，重要會(huì)議需提前確認(rèn)人數(shù)。

-議題：分條列出討論事項(xiàng)，明確優(yōu)先級(jí)。

2.會(huì)議紀(jì)要（決議事項(xiàng)、落實(shí)責(zé)任人、完成時(shí)限等）

-決議事項(xiàng)：逐條記錄會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，需經(jīng)參會(huì)者確認(rèn)。

-落實(shí)責(zé)任人：明確每項(xiàng)決議的負(fù)責(zé)人及協(xié)作人員。

-完成時(shí)限：設(shè)定具體日期，如“2023-11-10前完成”。

（四）文件歸檔信息

1.重要文件錄入（文件名稱、編號(hào)、創(chuàng)建日期、密級(jí)、保管人等）

-文件名稱：完整記錄文件標(biāo)題，如“2023學(xué)年教學(xué)計(jì)劃草案”。

-編號(hào)：按學(xué)校統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則錄入，如“教辦-2023-001”。

-創(chuàng)建日期：文件首次生成的時(shí)間，格式為“YYYY-MM-DD”。

-密級(jí)：分為“內(nèi)部”“一般”“受限”三級(jí)，需標(biāo)注理由。

-保管人：記錄當(dāng)前文件負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式。

2.文件借閱記錄（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等）

-借閱人：需實(shí)名登記，如“張三（財(cái)務(wù)科）”。

-借閱時(shí)間：精確到小時(shí)，如“2023-10-2709:15”。

-歸還時(shí)間：實(shí)際歸還時(shí)間，逾期需標(biāo)注并提醒。

-借閱目的：簡要記錄文件用途，便于審計(jì)。

三、信息錄入流程

信息錄入需遵循以下標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保數(shù)據(jù)一致性：

（一）數(shù)據(jù)采集

1.通過紙質(zhì)表單、電子表格或系統(tǒng)導(dǎo)入等方式收集原始數(shù)據(jù)。

-紙質(zhì)表單：需在表單上注明填寫日期及填寫人，掃描后存檔。

-電子表格：使用學(xué)校統(tǒng)一模板，如“物資采購模板.xlsx”。

-系統(tǒng)導(dǎo)入：需提前與IT部門確認(rèn)數(shù)據(jù)接口及格式要求。

2.核對(duì)數(shù)據(jù)來源的完整性，必要時(shí)與相關(guān)部門確認(rèn)。

-對(duì)于關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)金額），需聯(lián)系提供方二次確認(rèn)。

-異常數(shù)據(jù)需標(biāo)記并附上備注，如“數(shù)量單位異常，需核實(shí)”。

（二）數(shù)據(jù)錄入

1.在指定辦公系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中錄入信息，錄入前需登錄認(rèn)證。

-使用學(xué)校分配的工號(hào)及密碼，禁止共享賬號(hào)。

-錄入界面需截圖存檔，作為操作憑證。

2.按照字段要求逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)或錯(cuò)填。

-必填字段（如“金額”“負(fù)責(zé)人”）不得留空。

-字段填寫需符合格式要求，如日期不能為未來時(shí)間。

3.關(guān)鍵信息（如金額、日期）需雙重核對(duì)，避免筆誤。

-復(fù)核人需與錄入人不同，并在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注復(fù)核狀態(tài)。

-錯(cuò)誤率控制指標(biāo)：每日抽查錄入數(shù)據(jù)的5%，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

（三）數(shù)據(jù)審核

1.錄入完成后由專人進(jìn)行抽查復(fù)核，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

-復(fù)核人需獨(dú)立于錄入流程，如“錄入A崗，復(fù)核B崗”。

-復(fù)核標(biāo)準(zhǔn)：逐條比對(duì)原始數(shù)據(jù)與系統(tǒng)記錄，標(biāo)記差異項(xiàng)。

2.發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需立即標(biāo)記并通知原錄入人修正，修正后再次審核。

-錯(cuò)誤類型分類：數(shù)據(jù)錯(cuò)填、遺漏、格式錯(cuò)誤等。

-修正記錄需在系統(tǒng)內(nèi)留痕，包括修正時(shí)間及修正人。

（四）數(shù)據(jù)歸檔

1.審核無誤的信息需按類別歸檔，電子數(shù)據(jù)備份至指定云盤。

-紙質(zhì)文件需按“年份-類別”順序排列，如“2023-人員信息”。

-電子數(shù)據(jù)需定期備份，如每月1日全量備份至“數(shù)據(jù)歸檔”文件夾。

2.每月生成數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)報(bào)表，存檔備查。

-報(bào)表內(nèi)容：本月錄入條目數(shù)、錯(cuò)誤數(shù)、完成率等。

-報(bào)表需經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)，與原始數(shù)據(jù)一同存檔。

四、注意事項(xiàng)

為提升信息錄入效率與質(zhì)量，需注意以下事項(xiàng)：

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

1.所有錄入信息需遵循學(xué)校統(tǒng)一的編碼規(guī)則（如員工編號(hào)格式、文件編號(hào)規(guī)則）。

-員工編號(hào)格式：如“ZS-2023-005”（“ZS”代表綜合辦公室，“2023”為年份，“005”為順序號(hào)）。

-文件編號(hào)規(guī)則：如“教辦-2023-001”（“教辦”代表教學(xué)辦公，“2023”為年份，“001”為順序號(hào)）。

2.日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，數(shù)字金額保留兩位小數(shù)。

-日期示例：2023-10-27，不得使用“10月27日”等非標(biāo)準(zhǔn)格式。

-金額示例：1000.50，不得使用“壹仟圓伍角”等大寫形式。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪資、內(nèi)部通訊錄）需設(shè)置訪問權(quán)限。

-敏感數(shù)據(jù)字段：如“員工薪資”“家庭成員信息”等。

-訪問權(quán)限：僅部門主管及財(cái)務(wù)科可查看薪資數(shù)據(jù)。

2.錄入人員需簽訂保密協(xié)議，離職后需清除系統(tǒng)授權(quán)。

-保密協(xié)議需每年簽署一次，存檔于員工個(gè)人檔案。

-離職操作流程：需提前30天通知IT部門，刪除所有系統(tǒng)權(quán)限及數(shù)據(jù)訪問記錄。

（三）異常處理

1.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失，需立即上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

-應(yīng)急預(yù)案包括：使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)、聯(lián)系技術(shù)支持等。

-備份數(shù)據(jù)存放：在服務(wù)器機(jī)房及移動(dòng)硬盤各存放一份。

2.應(yīng)急預(yù)案包括：使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)、聯(lián)系技術(shù)支持等。

-備份數(shù)據(jù)存放：在服務(wù)器機(jī)房及移動(dòng)硬盤各存放一份。

（四）培訓(xùn)與考核

1.新入職員工需接受信息錄入系統(tǒng)操作培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。

-培訓(xùn)內(nèi)容：系統(tǒng)基本操作、數(shù)據(jù)錄入規(guī)范、異常處理流程。

-考核方式：模擬錄入任務(wù)，由部門主管評(píng)分，總分90分及以上為合格。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新系統(tǒng)功能或錄入規(guī)范。

-培訓(xùn)形式：線上直播或線下講座，時(shí)長1-2小時(shí)。

-培訓(xùn)記錄需存檔，作為員工績效評(píng)估參考。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。如遇系統(tǒng)升級(jí)或業(yè)務(wù)調(diào)整，需同步更新相關(guān)流程。

（一）監(jiān)督與反饋

1.學(xué)校設(shè)立信息管理監(jiān)督小組，由綜合辦公室及IT部門共同組成。

2.每季度開展一次數(shù)據(jù)質(zhì)量抽查，結(jié)果公示于公告欄。

（二）獎(jiǎng)懲措施

1.每年評(píng)選“信息錄入標(biāo)兵”，給予獎(jiǎng)金或榮譽(yù)證書。

2.對(duì)于連續(xù)兩次出現(xiàn)嚴(yán)重?cái)?shù)據(jù)錯(cuò)誤的人員，需進(jìn)行再培訓(xùn)，仍未改進(jìn)者調(diào)離崗位。

（三）更新機(jī)制

1.每年6月1日及12月1日評(píng)估本規(guī)定適用性，必要時(shí)修訂。

2.修訂內(nèi)容需經(jīng)校長辦公會(huì)審批，并發(fā)布更新通知。

一、總則

信息錄入是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為學(xué)校管理決策提供可靠依據(jù)。為規(guī)范信息錄入工作，特制定本規(guī)定。

二、信息錄入范圍

綜合辦公室負(fù)責(zé)錄入的信息主要包括但不限于以下類別：

（一）人員信息

1.員工基本信息（姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等）

2.員工異動(dòng)信息（入職、離職、調(diào)崗、晉升等）

（二）物資管理信息

1.辦公用品采購記錄（名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、入庫時(shí)間等）

2.設(shè)備維護(hù)記錄（設(shè)備名稱、使用部門、維修日期、費(fèi)用等）

（三）會(huì)議管理信息

1.會(huì)議安排（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等）

2.會(huì)議紀(jì)要（決議事項(xiàng)、落實(shí)責(zé)任人、完成時(shí)限等）

（四）文件歸檔信息

1.重要文件錄入（文件名稱、編號(hào)、創(chuàng)建日期、密級(jí)、保管人等）

2.文件借閱記錄（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等）

三、信息錄入流程

信息錄入需遵循以下標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保數(shù)據(jù)一致性：

（一）數(shù)據(jù)采集

1.通過紙質(zhì)表單、電子表格或系統(tǒng)導(dǎo)入等方式收集原始數(shù)據(jù)。

2.核對(duì)數(shù)據(jù)來源的完整性，必要時(shí)與相關(guān)部門確認(rèn)。

（二）數(shù)據(jù)錄入

1.在指定辦公系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中錄入信息，錄入前需登錄認(rèn)證。

2.按照字段要求逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)或錯(cuò)填。

3.關(guān)鍵信息（如金額、日期）需雙重核對(duì)，避免筆誤。

（三）數(shù)據(jù)審核

1.錄入完成后由專人進(jìn)行抽查復(fù)核，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

2.發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需立即標(biāo)記并通知原錄入人修正，修正后再次審核。

（四）數(shù)據(jù)歸檔

1.審核無誤的信息需按類別歸檔，電子數(shù)據(jù)備份至指定云盤。

2.每月生成數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)報(bào)表，存檔備查。

四、注意事項(xiàng)

為提升信息錄入效率與質(zhì)量，需注意以下事項(xiàng)：

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

1.所有錄入信息需遵循學(xué)校統(tǒng)一的編碼規(guī)則（如員工編號(hào)格式、文件編號(hào)規(guī)則）。

2.日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，數(shù)字金額保留兩位小數(shù)。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪資、內(nèi)部通訊錄）需設(shè)置訪問權(quán)限。

2.錄入人員需簽訂保密協(xié)議，離職后需清除系統(tǒng)授權(quán)。

（三）異常處理

1.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失，需立即上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

2.應(yīng)急預(yù)案包括：使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)、聯(lián)系技術(shù)支持等。

（四）培訓(xùn)與考核

1.新入職員工需接受信息錄入系統(tǒng)操作培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。

2.每季度組織一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新系統(tǒng)功能或錄入規(guī)范。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。如遇系統(tǒng)升級(jí)或業(yè)務(wù)調(diào)整，需同步更新相關(guān)流程。

一、總則

信息錄入是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，為學(xué)校管理決策提供可靠依據(jù)。為規(guī)范信息錄入工作，特制定本規(guī)定。

二、信息錄入范圍

綜合辦公室負(fù)責(zé)錄入的信息主要包括但不限于以下類別：

（一）人員信息

1.員工基本信息（姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等）

-姓名：需與身份證件一致，中文姓名按姓氏在前、名字在后的順序錄入。

-部門：選擇系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的部門名稱，不得隨意添加或修改。

-崗位：錄入員工的具體職務(wù)，如“行政助理”“教學(xué)研究”等。

-聯(lián)系方式：包括手機(jī)號(hào)碼、辦公電話、電子郵箱，需核實(shí)有效性。

2.員工異動(dòng)信息（入職、離職、調(diào)崗、晉升等）

-入職：需填寫入職日期、合同期限、試用期時(shí)長等。

-離職：記錄離職日期、離職原因（內(nèi)部調(diào)動(dòng)/個(gè)人意愿等）、離職手續(xù)辦理狀態(tài)。

-調(diào)崗：明確調(diào)崗前后的部門、崗位及生效日期。

-晉升：記錄晉升時(shí)間、晉升前后的職務(wù)及審批結(jié)果。

（二）物資管理信息

1.辦公用品采購記錄（名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、入庫時(shí)間等）

-名稱：詳細(xì)注明辦公用品品類，如“A4打印紙”“辦公椅”。

-數(shù)量：精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位（如需分批入庫，需注明分批數(shù)量）。

-單價(jià)：單位為元，保留兩位小數(shù)，需與采購合同一致。

-供應(yīng)商：錄入供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式，確保地址準(zhǔn)確。

-入庫時(shí)間：格式為“YYYY-MM-DDHH:MM”，需與物流簽收單同步。

2.設(shè)備維護(hù)記錄（設(shè)備名稱、使用部門、維修日期、費(fèi)用等）

-設(shè)備名稱：包括設(shè)備型號(hào)，如“惠普LaserJet2600D打印機(jī)”。

-使用部門：記錄設(shè)備歸屬部門，便于后續(xù)責(zé)任追溯。

-維修日期：首次維修及后續(xù)保養(yǎng)的完整時(shí)間記錄。

-費(fèi)用：包括零件更換成本、維修工時(shí)費(fèi)，需提供發(fā)票復(fù)印件。

（三）會(huì)議管理信息

1.會(huì)議安排（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等）

-時(shí)間：精確到分鐘，如“2023-10-2614:30-16:00”。

-地點(diǎn)：注明會(huì)議室編號(hào)或具體位置，如“行政樓三樓大會(huì)議室”。

-參會(huì)人員：按部門列出參會(huì)者姓名，重要會(huì)議需提前確認(rèn)人數(shù)。

-議題：分條列出討論事項(xiàng)，明確優(yōu)先級(jí)。

2.會(huì)議紀(jì)要（決議事項(xiàng)、落實(shí)責(zé)任人、完成時(shí)限等）

-決議事項(xiàng)：逐條記錄會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，需經(jīng)參會(huì)者確認(rèn)。

-落實(shí)責(zé)任人：明確每項(xiàng)決議的負(fù)責(zé)人及協(xié)作人員。

-完成時(shí)限：設(shè)定具體日期，如“2023-11-10前完成”。

（四）文件歸檔信息

1.重要文件錄入（文件名稱、編號(hào)、創(chuàng)建日期、密級(jí)、保管人等）

-文件名稱：完整記錄文件標(biāo)題，如“2023學(xué)年教學(xué)計(jì)劃草案”。

-編號(hào)：按學(xué)校統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則錄入，如“教辦-2023-001”。

-創(chuàng)建日期：文件首次生成的時(shí)間，格式為“YYYY-MM-DD”。

-密級(jí)：分為“內(nèi)部”“一般”“受限”三級(jí)，需標(biāo)注理由。

-保管人：記錄當(dāng)前文件負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式。

2.文件借閱記錄（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等）

-借閱人：需實(shí)名登記，如“張三（財(cái)務(wù)科）”。

-借閱時(shí)間：精確到小時(shí)，如“2023-10-2709:15”。

-歸還時(shí)間：實(shí)際歸還時(shí)間，逾期需標(biāo)注并提醒。

-借閱目的：簡要記錄文件用途，便于審計(jì)。

三、信息錄入流程

信息錄入需遵循以下標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保數(shù)據(jù)一致性：

（一）數(shù)據(jù)采集

1.通過紙質(zhì)表單、電子表格或系統(tǒng)導(dǎo)入等方式收集原始數(shù)據(jù)。

-紙質(zhì)表單：需在表單上注明填寫日期及填寫人，掃描后存檔。

-電子表格：使用學(xué)校統(tǒng)一模板，如“物資采購模板.xlsx”。

-系統(tǒng)導(dǎo)入：需提前與IT部門確認(rèn)數(shù)據(jù)接口及格式要求。

2.核對(duì)數(shù)據(jù)來源的完整性，必要時(shí)與相關(guān)部門確認(rèn)。

-對(duì)于關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)金額），需聯(lián)系提供方二次確認(rèn)。

-異常數(shù)據(jù)需標(biāo)記并附上備注，如“數(shù)量單位異常，需核實(shí)”。

（二）數(shù)據(jù)錄入

1.在指定辦公系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中錄入信息，錄入前需登錄認(rèn)證。

-使用學(xué)校分配的工號(hào)及密碼，禁止共享賬號(hào)。

-錄入界面需截圖存檔，作為操作憑證。

2.按照字段要求逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)或錯(cuò)填。

-必填字段（如“金額”“負(fù)責(zé)人”）不得留空。

-字段填寫需符合格式要求，如日期不能為未來時(shí)間。

3.關(guān)鍵信息（如金額、日期）需雙重核對(duì)，避免筆誤。

-復(fù)核人需與錄入人不同，并在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注復(fù)核狀態(tài)。

-錯(cuò)誤率控制指標(biāo)：每日抽查錄入數(shù)據(jù)的5%，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

（三）數(shù)據(jù)審核

1.錄入完成后由專人進(jìn)行抽查復(fù)核，差錯(cuò)率應(yīng)控制在1%以內(nèi)。

-復(fù)核人需獨(dú)立于錄入流程，如“錄入A崗，復(fù)核B崗”。

-復(fù)核標(biāo)準(zhǔn)：逐條比對(duì)原始數(shù)據(jù)與系統(tǒng)記錄，標(biāo)記差異項(xiàng)。

2.發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需立即標(biāo)記并通知原錄入人修正，修正后再次審核。

-錯(cuò)誤類型分類：數(shù)據(jù)錯(cuò)填、遺漏、格式錯(cuò)誤等。

-修正記錄需在系統(tǒng)內(nèi)留痕，包括修正時(shí)間及修正人。

（四）數(shù)據(jù)歸檔

1.審核無誤的信息需按類別歸檔，電子數(shù)據(jù)備份至指定云盤。

-紙質(zhì)文件需按“年份-類別”順序排列，如“2023-人員信息”。

-電子數(shù)據(jù)需定期備份，如每月1日全量備份至“數(shù)據(jù)歸檔”文件夾。

2.每月生成數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)報(bào)表，存檔備查。

-報(bào)表內(nèi)容：本月錄入條目數(shù)、錯(cuò)誤數(shù)、完成率等。

-報(bào)表需經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)，與原始數(shù)據(jù)一同存檔。

四、注意事項(xiàng)

為提升信息錄入效率與質(zhì)量，需注意以下事項(xiàng)：

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

1.所有錄入信息需遵循學(xué)校統(tǒng)一的編碼規(guī)則（如員工編號(hào)格式、文件編號(hào)規(guī)則）。

-員工編號(hào)格式：如“ZS-2023-005”（“ZS”代表綜合辦公室，“2023”為年份，“005”為順序號(hào)）。

-文件編號(hào)規(guī)則：如“教辦-2023-001”（“教辦”代表教學(xué)辦公，“2023”為年份，“001”為順序號(hào)）。

2.日期格式統(tǒng)一為“Y