學校綜合辦公室例會規(guī)定方案一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室例會工作，提高會議效率，確保信息傳達準確及時，特制定本方案。

二、會議組織

（一）會議名稱

學校綜合辦公室例會

（二）會議目的

1.傳達學校最新工作要求及政策；

2.匯報各科室工作進展及問題；

3.協(xié)調(diào)跨部門工作事項；

4.研討改進工作流程及方法。

（三）參會人員

1.綜合辦公室全體成員；

2.各科室負責人；

3.根據(jù)議題需要邀請相關科室人員列席。

（四）會議時間

1.每周召開一次，原則上定于每周三下午；

2.如遇特殊情況，由辦公室主任決定臨時召開或調(diào)整時間。

三、會議內(nèi)容與流程

（一）會議內(nèi)容

1.上周工作總結(jié)；

2.本周工作計劃；

3.重點工作事項討論；

4.信息反饋與協(xié)調(diào)。

（二）會議流程

1.會前準備（1）；

(1)確定議題，提前3天通知參會人員；

(2)準備會議材料，包括工作匯報、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等；

(3)安排會議場地及設備。

2.會上執(zhí)行（2）；

(1)主持人介紹參會人員及會議議程；

(2)各科室負責人依次匯報工作進展及問題；

(3)專題討論環(huán)節(jié)，圍繞重點議題展開；

(4)記錄會議決議及待辦事項。

3.會后跟進（3）；

(1)整理會議紀要，24小時內(nèi)發(fā)送至參會人員郵箱；

(2)跟蹤決議事項落實情況，定期檢查進度；

(3)對未完成事項制定改進措施。

四、會議要求

（一）參會紀律

1.準時參會，不得無故缺席；

2.按照議程發(fā)言，控制發(fā)言時間，一般不超過5分鐘；

3.會議期間保持專注，禁止無關行為。

（二）工作規(guī)范

1.提前準備匯報材料，確保數(shù)據(jù)準確；

2.對待工作事項積極討論，避免推諉；

3.會議決議需嚴格遵守，及時反饋執(zhí)行結(jié)果。

五、附則

本方案自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責解釋及修訂。如遇特殊情況需調(diào)整，由辦公室主任決定。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室例會工作，提高會議效率，確保信息傳達準確及時，促進各部門協(xié)同運作，特制定本方案。本方案旨在明確例會的組織、內(nèi)容、流程及要求，使例會成為推動學校行政工作有序開展的重要平臺。

二、會議組織

（一）會議名稱

學校綜合辦公室例會

（二）會議目的

1.**信息同步**：確保各科室及時了解學校整體工作動態(tài)及行政要求，避免信息孤島。

2.**問題解決**：集中討論各部門工作中遇到的共性或重點問題，共同研究解決方案。

3.**任務協(xié)調(diào)**：明確跨部門合作事項的責任分工和時間節(jié)點，確保工作無縫銜接。

4.**流程優(yōu)化**：通過例會交流，發(fā)現(xiàn)并改進現(xiàn)有工作流程中的不足，提升行政效率。

5.**決策支持**：為學校領導層提供決策參考，通過集體智慧優(yōu)化管理策略。

（三）參會人員

1.**固定參會人員**：

-綜合辦公室全體成員（包括辦公室主任、副主任、文員、行政助理等）；

-各科室負責人（如教務科、后勤科、學生事務科、安全保衛(wèi)科等負責人）。

2.**選擇性參會人員**：

-根據(jù)當次會議議題，邀請相關科室的業(yè)務骨干或具體執(zhí)行人員列席，如涉及校園活動策劃，可邀請活動組織部門代表。

3.**列席人員要求**：

-列席人員需提前了解議題，準備好相關材料，并在會議中積極參與討論或提供專業(yè)意見。

（四）會議時間

1.**固定時間**：每周召開一次例會，建議安排在每周三下午，時間定為14:00-16:00，時長為2小時。

2.**時間調(diào)整**：如遇特殊情況（如重要活動籌備期、節(jié)假日前后等），辦公室主任可根據(jù)實際需求調(diào)整會議時間或頻率，但需提前3天通知所有參會人員。

3.**臨時會議**：若需緊急討論特定事項，辦公室主任可決定召開臨時例會，并立即通知相關人員。

三、會議內(nèi)容與流程

（一）會議內(nèi)容

1.**上周工作總結(jié)**：

-各科室匯報上周核心工作完成情況，包括已完成任務、取得成果、存在問題及解決方案。

-示例匯報模板：

-科室名稱：教務科

-上周主要工作：完成高一新生學籍注冊、組織教師教學技能培訓

-工作成果：學籍注冊率100%、培訓滿意度調(diào)查得分95%

-存在問題及解決：部分教師對線上培訓平臺操作不熟悉，已安排專人一對一指導

2.**本周工作計劃**：

-各科室介紹本周重點工作安排，明確任務目標、責任人和時間節(jié)點。

-示例計劃模板：

-科室名稱：后勤科

-本周重點工作：完成圖書館空調(diào)維修、協(xié)調(diào)各教室投影儀維護

-責任人：張三（空調(diào)維修）、李四（投影儀維護）

-時間節(jié)點：空調(diào)維修本周五前完成，投影儀維護下周二前檢查

3.**重點工作事項討論**：

-針對學校行政工作中的重點或難點問題進行深入討論，如辦公系統(tǒng)升級、文件管理規(guī)范等。

-討論流程：

-提出議題（如“優(yōu)化文件歸檔流程”）；

-相關科室介紹現(xiàn)狀及建議方案；

-參會人員發(fā)表意見，提出改進建議；

-形成初步?jīng)Q議或進一步研究計劃。

4.**信息反饋與協(xié)調(diào)**：

-傳達學?；蚱渌块T的重要通知、政策變動；

-各科室反饋外部單位（如供應商、合作機構(gòu)）的合作情況或需求；

-協(xié)調(diào)跨部門合作項目，明確分工和溝通機制。

（二）會議流程

1.**會前準備（詳細步驟）**：

(1)**議題收集與確認**：

-每周五下班前，各科室負責人將下周議題提交至綜合辦公室，由辦公室主任匯總整理。

-辦公室主任根據(jù)學校工作重點和科室需求，確定最終會議議題，并在會議前3天發(fā)送給所有參會人員。

(2)**材料準備**：

-需要匯報或討論的科室提前準備書面材料或電子演示文稿（PPT），確保內(nèi)容簡潔、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰。

-示例材料要求：

-數(shù)據(jù)圖表需標注數(shù)據(jù)來源和時間范圍；

-問題分析需包含原因、影響及初步建議；

-方案討論需列出備選方案及優(yōu)劣勢對比。

(3)**會議通知**：

-辦公室文員在會議前1天發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員名單及注意事項。

-通知中需強調(diào)準時參會的重要性，并提醒攜帶相關材料（如筆記本、筆）。

(4)**場地與設備**：

-確認會議室預訂情況，檢查投影儀、麥克風、音響等設備是否正常工作，確保會議順利進行。

-如需視頻會議，提前測試網(wǎng)絡連接和視頻設備。

2.會上執(zhí)行（詳細步驟）：

(1)**會議開始**：

-主持人（通常為辦公室主任）宣布會議開始，核對參會人員，簡要說明會議目的和議程安排。

-播放會議主題背景音樂（如輕柔的古典音樂），營造專注討論的氛圍。

(2)**議題匯報與討論**：

-按照議題順序，各科室負責人依次進行工作匯報，控制發(fā)言時間在3-5分鐘內(nèi)。

-主持人引導討論，確保每位參會人員都有發(fā)言機會，鼓勵積極提出問題和建議。

-記錄員（可由文員擔任）詳細記錄會議要點、決議事項及待辦任務，包括：

-發(fā)言人；

-主要觀點；

-決議內(nèi)容；

-責任部門及完成時限。

(3)**專題討論環(huán)節(jié)**：

-對于復雜議題，可安排分組討論或?qū)ｎ}研討，確保充分交流意見。

-主持人需把控討論節(jié)奏，避免偏離主題或長時間爭執(zhí)，必要時進行總結(jié)引導。

(4)**會議總結(jié)**：

-主持人回顧會議主要成果，強調(diào)關鍵決議事項，明確各科室的后續(xù)行動。

-提醒參會人員按時完成待辦任務，并告知下次會議初步安排。

3.**會后跟進（詳細步驟）**：

(1)**會議紀要整理**：

-記錄員在會議結(jié)束后2小時內(nèi)完成會議紀要初稿，發(fā)送給主持人審核。

-主持人確認無誤后，在24小時內(nèi)將正式版會議紀要發(fā)送至所有參會人員郵箱，并抄送給相關列席人員。

-會議紀要格式要求：

-標題：學校綜合辦公室XX年X月X日例會紀要；

-時間地點；

-參會人員；

-議題及討論內(nèi)容；

-決議事項；

-待辦任務清單（含責任人、完成時限）。

(2)**決議事項跟蹤**：

-辦公室主任指定專人負責跟蹤會議決議的落實情況，可通過每周工作匯報或?qū)ｍ棛z查進行。

-對于未按時完成的任務，需了解原因并協(xié)助解決，必要時在下次會議上進行重申。

(3)**資料歸檔**：

-會議紀要、相關材料及電子演示文稿等需分類歸檔，便于后續(xù)查閱和參考。

-紙質(zhì)資料存放在綜合辦公室指定文件柜，電子資料備份至服務器指定文件夾。

(4)**意見反饋**：

-每月召開一次例會復盤，收集參會人員對會議流程、效率及改進建議，持續(xù)優(yōu)化例會制度。

四、會議要求

（一）參會紀律

1.**準時參會**：

-參會人員應提前10分鐘到達會議室，簽到后準備相關材料。

-如需遲到，需向主持人說明情況，并在會議間隙簡要補充分未內(nèi)容。

-未經(jīng)允許不得無故缺席，確有特殊情況需提前向辦公室主任請假，并委派代表參加。

2.**專注發(fā)言**：

-匯報工作需圍繞議題，語言精練，突出重點，避免冗長鋪墊。

-討論環(huán)節(jié)需尊重他人意見，以解決問題為導向，避免人身攻擊或情緒化表達。

-主持人有權(quán)制止無關發(fā)言或重復性討論，確保會議高效進行。

3.**遵守秩序**：

-發(fā)言需舉手示意，待主持人點名后方可開口。

-會議期間禁止使用手機等電子設備進行無關操作（如接打電話、瀏覽網(wǎng)頁等）。

-保持室內(nèi)安靜，禁止大聲喧嘩或隨意走動。

（二）工作規(guī)范

1.**材料準備**：

-所有匯報材料需提前完成，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。

-演示文稿建議使用統(tǒng)一的模板（如學校Logo背景、標準字體字號），提升專業(yè)性和可讀性。

2.**協(xié)作精神**：

-鼓勵跨部門協(xié)作，對于涉及多個科室的工作事項，需共同研究解決方案，明確責任分工。

-各科室應積極配合其他部門的工作需求，形成“一盤棋”的行政服務理念。

3.**閉環(huán)管理**：

-對于會議決議的待辦任務，責任人需在規(guī)定時限內(nèi)完成并反饋結(jié)果，形成“提出問題-討論決策-落實執(zhí)行-結(jié)果反饋”的閉環(huán)管理流程。

五、附則

本方案自發(fā)布之日起生效，由學校綜合辦公室負責解釋和修訂。如遇實際工作中出現(xiàn)的新情況或特殊需求，可根據(jù)本方案原則靈活調(diào)整，但需報請學校相關領導批準后方可執(zhí)行。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室例會工作，提高會議效率，確保信息傳達準確及時，特制定本方案。

二、會議組織

（一）會議名稱

學校綜合辦公室例會

（二）會議目的

1.傳達學校最新工作要求及政策；

2.匯報各科室工作進展及問題；

3.協(xié)調(diào)跨部門工作事項；

4.研討改進工作流程及方法。

（三）參會人員

1.綜合辦公室全體成員；

2.各科室負責人；

3.根據(jù)議題需要邀請相關科室人員列席。

（四）會議時間

1.每周召開一次，原則上定于每周三下午；

2.如遇特殊情況，由辦公室主任決定臨時召開或調(diào)整時間。

三、會議內(nèi)容與流程

（一）會議內(nèi)容

1.上周工作總結(jié)；

2.本周工作計劃；

3.重點工作事項討論；

4.信息反饋與協(xié)調(diào)。

（二）會議流程

1.會前準備（1）；

(1)確定議題，提前3天通知參會人員；

(2)準備會議材料，包括工作匯報、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等；

(3)安排會議場地及設備。

2.會上執(zhí)行（2）；

(1)主持人介紹參會人員及會議議程；

(2)各科室負責人依次匯報工作進展及問題；

(3)專題討論環(huán)節(jié)，圍繞重點議題展開；

(4)記錄會議決議及待辦事項。

3.會后跟進（3）；

(1)整理會議紀要，24小時內(nèi)發(fā)送至參會人員郵箱；

(2)跟蹤決議事項落實情況，定期檢查進度；

(3)對未完成事項制定改進措施。

四、會議要求

（一）參會紀律

1.準時參會，不得無故缺席；

2.按照議程發(fā)言，控制發(fā)言時間，一般不超過5分鐘；

3.會議期間保持專注，禁止無關行為。

（二）工作規(guī)范

1.提前準備匯報材料，確保數(shù)據(jù)準確；

2.對待工作事項積極討論，避免推諉；

3.會議決議需嚴格遵守，及時反饋執(zhí)行結(jié)果。

五、附則

本方案自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責解釋及修訂。如遇特殊情況需調(diào)整，由辦公室主任決定。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室例會工作，提高會議效率，確保信息傳達準確及時，促進各部門協(xié)同運作，特制定本方案。本方案旨在明確例會的組織、內(nèi)容、流程及要求，使例會成為推動學校行政工作有序開展的重要平臺。

二、會議組織

（一）會議名稱

學校綜合辦公室例會

（二）會議目的

1.**信息同步**：確保各科室及時了解學校整體工作動態(tài)及行政要求，避免信息孤島。

2.**問題解決**：集中討論各部門工作中遇到的共性或重點問題，共同研究解決方案。

3.**任務協(xié)調(diào)**：明確跨部門合作事項的責任分工和時間節(jié)點，確保工作無縫銜接。

4.**流程優(yōu)化**：通過例會交流，發(fā)現(xiàn)并改進現(xiàn)有工作流程中的不足，提升行政效率。

5.**決策支持**：為學校領導層提供決策參考，通過集體智慧優(yōu)化管理策略。

（三）參會人員

1.**固定參會人員**：

-綜合辦公室全體成員（包括辦公室主任、副主任、文員、行政助理等）；

-各科室負責人（如教務科、后勤科、學生事務科、安全保衛(wèi)科等負責人）。

2.**選擇性參會人員**：

-根據(jù)當次會議議題，邀請相關科室的業(yè)務骨干或具體執(zhí)行人員列席，如涉及校園活動策劃，可邀請活動組織部門代表。

3.**列席人員要求**：

-列席人員需提前了解議題，準備好相關材料，并在會議中積極參與討論或提供專業(yè)意見。

（四）會議時間

1.**固定時間**：每周召開一次例會，建議安排在每周三下午，時間定為14:00-16:00，時長為2小時。

2.**時間調(diào)整**：如遇特殊情況（如重要活動籌備期、節(jié)假日前后等），辦公室主任可根據(jù)實際需求調(diào)整會議時間或頻率，但需提前3天通知所有參會人員。

3.**臨時會議**：若需緊急討論特定事項，辦公室主任可決定召開臨時例會，并立即通知相關人員。

三、會議內(nèi)容與流程

（一）會議內(nèi)容

1.**上周工作總結(jié)**：

-各科室匯報上周核心工作完成情況，包括已完成任務、取得成果、存在問題及解決方案。

-示例匯報模板：

-科室名稱：教務科

-上周主要工作：完成高一新生學籍注冊、組織教師教學技能培訓

-工作成果：學籍注冊率100%、培訓滿意度調(diào)查得分95%

-存在問題及解決：部分教師對線上培訓平臺操作不熟悉，已安排專人一對一指導

2.**本周工作計劃**：

-各科室介紹本周重點工作安排，明確任務目標、責任人和時間節(jié)點。

-示例計劃模板：

-科室名稱：后勤科

-本周重點工作：完成圖書館空調(diào)維修、協(xié)調(diào)各教室投影儀維護

-責任人：張三（空調(diào)維修）、李四（投影儀維護）

-時間節(jié)點：空調(diào)維修本周五前完成，投影儀維護下周二前檢查

3.**重點工作事項討論**：

-針對學校行政工作中的重點或難點問題進行深入討論，如辦公系統(tǒng)升級、文件管理規(guī)范等。

-討論流程：

-提出議題（如“優(yōu)化文件歸檔流程”）；

-相關科室介紹現(xiàn)狀及建議方案；

-參會人員發(fā)表意見，提出改進建議；

-形成初步?jīng)Q議或進一步研究計劃。

4.**信息反饋與協(xié)調(diào)**：

-傳達學校或其他部門的重要通知、政策變動；

-各科室反饋外部單位（如供應商、合作機構(gòu)）的合作情況或需求；

-協(xié)調(diào)跨部門合作項目，明確分工和溝通機制。

（二）會議流程

1.**會前準備（詳細步驟）**：

(1)**議題收集與確認**：

-每周五下班前，各科室負責人將下周議題提交至綜合辦公室，由辦公室主任匯總整理。

-辦公室主任根據(jù)學校工作重點和科室需求，確定最終會議議題，并在會議前3天發(fā)送給所有參會人員。

(2)**材料準備**：

-需要匯報或討論的科室提前準備書面材料或電子演示文稿（PPT），確保內(nèi)容簡潔、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰。

-示例材料要求：

-數(shù)據(jù)圖表需標注數(shù)據(jù)來源和時間范圍；

-問題分析需包含原因、影響及初步建議；

-方案討論需列出備選方案及優(yōu)劣勢對比。

(3)**會議通知**：

-辦公室文員在會議前1天發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員名單及注意事項。

-通知中需強調(diào)準時參會的重要性，并提醒攜帶相關材料（如筆記本、筆）。

(4)**場地與設備**：

-確認會議室預訂情況，檢查投影儀、麥克風、音響等設備是否正常工作，確保會議順利進行。

-如需視頻會議，提前測試網(wǎng)絡連接和視頻設備。

2.會上執(zhí)行（詳細步驟）：

(1)**會議開始**：

-主持人（通常為辦公室主任）宣布會議開始，核對參會人員，簡要說明會議目的和議程安排。

-播放會議主題背景音樂（如輕柔的古典音樂），營造專注討論的氛圍。

(2)**議題匯報與討論**：

-按照議題順序，各科室負責人依次進行工作匯報，控制發(fā)言時間在3-5分鐘內(nèi)。

-主持人引導討論，確保每位參會人員都有發(fā)言機會，鼓勵積極提出問題和建議。

-記錄員（可由文員擔任）詳細記錄會議要點、決議事項及待辦任務，包括：

-發(fā)言人；

-主要觀點；

-決議內(nèi)容；

-責任部門及完成時限。

(3)**專題討論環(huán)節(jié)**：

-對于復雜議題，可安排分組討論或?qū)ｎ}研討，確保充分交流意見。

-主持人需把控討論節(jié)奏，避免偏離主題或長時間爭執(zhí)，必要時進行總結(jié)引導。

(4)**會議總結(jié)**：

-主持人回顧會議主要成果，強調(diào)關鍵決議事項，明確各科室的后續(xù)行動。

-提醒參會人員按時完成待辦任務，并告知下次會議初步安排。

3.**會后跟進（詳細步驟）**：

(1)**會議紀要整理**：

-記錄員在會議結(jié)束后2小時內(nèi)完成會議紀要初稿，發(fā)送給主持人審核。

-主持人確認無誤后，在24小時內(nèi)將正式版會議紀要發(fā)送至所有參會人員郵箱，并抄送給相關列席人員。

-會議紀要格式要求：

-標題：學校綜合辦公室XX年X月X日例會紀要；

-時間地點；

-參會人員；

-議題及討論內(nèi)容；

-決議事項；

-待辦任務清單（含責任人、完成時限）。

(2)**決議事項跟蹤**：

-辦公室主任指定專人負責跟蹤會議決議的落實情況，可通過每周工作匯報或?qū)ｍ棛z查進行。

-對于未按時完成的任務，需了解原因并協(xié)助解決，必要時在下次會議上進行重申。

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