學(xué)校綜合辦公室檔案操作規(guī)程一、總則

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、準確性和安全性。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室全體工作人員，所有檔案操作必須嚴格遵守本規(guī)程執(zhí)行。

二、檔案收集與整理

（一）檔案收集

1.學(xué)校各類會議記錄、決議、通知等文件應(yīng)及時收集，確保完整無缺。

2.各部門提交的工作報告、總結(jié)、計劃等材料應(yīng)在每月5日前匯總至綜合辦公室。

3.重要活動（如校慶、運動會等）的照片、視頻、新聞報道等應(yīng)立即收集歸檔。

（二）檔案整理

1.檔案整理遵循“一事一檔”原則，按時間順序或事項分類整理。

2.文件應(yīng)去除訂書釘、回形針等金屬物，折疊整齊，避免損壞。

3.電子檔案應(yīng)統(tǒng)一命名，格式統(tǒng)一為“年份-部門-事項”，如“2023-教務(wù)處-教學(xué)計劃”。

三、檔案保管

（一）紙質(zhì)檔案保管

1.紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，柜內(nèi)保持干燥、防潮、防蟲。

2.檔案柜應(yīng)標注清晰標簽，注明檔案類別和時間范圍。

3.重要檔案應(yīng)雙份保存，以防意外丟失。

（二）電子檔案保管

1.電子檔案存儲在指定服務(wù)器上，定期備份至云端。

2.服務(wù)器密碼應(yīng)定期更換，僅授權(quán)人員可訪問。

3.電子檔案的刪除需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄操作日志。

四、檔案利用

（一）借閱流程

1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明用途和期限。

2.主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員提供借閱。

3.借閱檔案需完好歸還，不得涂改、損毀。

（二）復(fù)印與掃描

1.檔案復(fù)印需經(jīng)檔案管理員同意，并記錄在案。

2.電子檔案掃描需確保圖像清晰，文件命名規(guī)范。

五、檔案銷毀

（一）銷毀條件

1.檔案超過保管期限且無利用價值。

2.檔案內(nèi)容涉及敏感信息，需按規(guī)定銷毀。

（二）銷毀流程

1.銷毀檔案需填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀內(nèi)容和原因。

2.主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由指定人員監(jiān)督銷毀。

3.銷毀過程需拍照記錄，并存檔備查。

六、附則

1.本規(guī)程由學(xué)校綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

2.檔案管理員需定期培訓(xùn)，確保操作規(guī)范。

3.如規(guī)程內(nèi)容與實際工作不符，應(yīng)及時修訂。

**一、總則**

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、準確性和安全性。規(guī)范的檔案管理有助于提升辦公效率，支持學(xué)校各項工作的順利開展，并為未來的查詢、審計和決策提供可靠依據(jù)。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室全體工作人員，所有檔案操作必須嚴格遵守本規(guī)程執(zhí)行。檔案管理員需具備高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。

二、檔案收集與整理

（一）檔案收集

1.**會議文件收集**

*學(xué)校各類會議（如行政會議、部門會議、專題研討會等）的文件材料，包括會議通知、議程、會議記錄、決議、會議紀要等，應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)收集齊全。

*會議記錄需完整記錄發(fā)言要點、討論內(nèi)容、決議事項及責任人，確保信息準確無誤。

*重要會議的錄音、錄像資料也應(yīng)一并收集，并標明會議名稱、時間、地點、參會人員等信息。

2.**部門工作材料收集**

*各部門提交的工作報告、總結(jié)、計劃、方案等材料應(yīng)在每月5日前匯總至綜合辦公室。

*工作報告需包含本月工作完成情況、存在問題及下月工作計劃；工作總結(jié)需全面反映季度或年度工作成果；工作計劃需明確目標、任務(wù)、時間節(jié)點及責任人。

*部門提交的材料應(yīng)經(jīng)部門負責人簽字確認，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確。

3.**重要活動資料收集**

*重要活動（如校慶、運動會、學(xué)術(shù)講座、社團活動等）的照片、視頻、新聞報道、活動方案、活動總結(jié)等資料應(yīng)立即收集歸檔。

*照片應(yīng)清晰反映活動場景和參與人員，并附上簡要說明（如活動名稱、時間、地點、參與者等）；視頻資料需完整保存，并制作成光盤或文件備份。

*新聞報道需收集活動相關(guān)的所有媒體報道，包括校內(nèi)外媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等，并整理成冊。

（二）檔案整理

1.**紙質(zhì)檔案整理**

***分類**：按照檔案來源、性質(zhì)、時間等要素進行分類，常見分類方法包括：

(1)按部門分類：如行政類、教學(xué)類、科研類、后勤類等；

(2)按時間分類：如年度、季度、月度檔案；

(3)按事項分類：如招生、考試、財務(wù)、人事等專項檔案。

***排序**：在同一類別內(nèi)，按照時間順序或事項的重要程度進行排序。

***編號**：為每份檔案編寫唯一的檔號，檔號應(yīng)包含分類號、順序號等信息，便于檢索和管理。

***裝訂**：將同一份檔案的文件材料整理齊全，去除訂書釘、回形針等金屬物，按照統(tǒng)一尺寸折疊整齊，然后用打孔機打孔，用檔案裝訂繩裝訂。

***編目**：填寫《檔案目錄》，詳細記錄每份檔案的檔號、題名、責任者、日期、密級等信息。

2.**電子檔案整理**

***命名**：統(tǒng)一命名，格式統(tǒng)一為“年份-部門-事項”，如“2023-教務(wù)處-教學(xué)計劃”。

***分類**：與紙質(zhì)檔案分類方法一致，按照部門、時間、事項等進行分類。

***歸檔**：將電子檔案上傳至指定服務(wù)器，并創(chuàng)建相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。

***元數(shù)據(jù)**：為每份電子檔案添加元數(shù)據(jù)，包括題名、責任者、日期、關(guān)鍵詞等信息，便于檢索。

***格式轉(zhuǎn)換**：將電子檔案轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，如Word、PDF等，確保兼容性和可讀性。

三、檔案保管

（一）紙質(zhì)檔案保管

1.**存放環(huán)境**

*檔案柜應(yīng)存放在干燥、通風、陰涼的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。

*檔案柜內(nèi)應(yīng)保持清潔，定期清理灰塵，防止蟲蛀、鼠咬。

*重要檔案應(yīng)存放在恒溫恒濕的檔案庫房內(nèi)，庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45%-60%。

2.**檔案柜管理**

*檔案柜應(yīng)標注清晰標簽，注明檔案類別和時間范圍。

*檔案柜應(yīng)定期檢查，確保鎖具完好，防止檔案丟失。

*檔案柜的擺放應(yīng)合理有序，便于存取和管理。

3.**雙份保存**

*重要檔案應(yīng)雙份保存，一份存放于檔案柜，另一份存放于異地保管庫房，以防意外丟失或損壞。

*異地保管庫房應(yīng)具備相同的保管條件，并定期檢查檔案狀況。

（二）電子檔案保管

1.**服務(wù)器管理**

*電子檔案存儲在指定服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)放置在專用機房內(nèi)，并配備空調(diào)、UPS等設(shè)備，確保服務(wù)器穩(wěn)定運行。

*服務(wù)器密碼應(yīng)定期更換，并設(shè)置復(fù)雜的密碼策略，防止非法訪問。

*服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，并定期更新病毒庫，防止病毒攻擊。

2.**備份機制**

*電子檔案應(yīng)定期備份至云端或異地存儲設(shè)備，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度確定，一般重要檔案應(yīng)每日備份，一般檔案應(yīng)每周備份。

*備份過程中應(yīng)記錄備份時間、備份內(nèi)容、備份人員等信息，并定期驗證備份數(shù)據(jù)的完整性。

3.**訪問控制**

*電子檔案的訪問權(quán)限應(yīng)嚴格控制，僅授權(quán)人員可訪問相關(guān)檔案。

*訪問人員需進行身份認證，并記錄訪問時間、訪問內(nèi)容等信息，確保檔案安全。

*電子檔案的刪除需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄操作日志，防止誤操作或惡意刪除。

四、檔案利用

（一）借閱流程

1.**申請**

*借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明用途、借閱時間、檔案名稱、檔號等信息。

*申請表需經(jīng)部門負責人簽字同意，并說明借閱理由。

2.**審批**

*綜合辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批《檔案借閱申請表》，批準后方可借閱。

*重要檔案或密級較高的檔案需經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.**提供**

*檔案管理員根據(jù)審批后的申請表，提供借閱檔案。

*檔案管理員應(yīng)向借閱人員說明檔案的使用規(guī)則，并監(jiān)督借閱過程。

4.**歸還**

*借閱檔案需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，一般不超過30天。

*歸還時需檢查檔案是否完好，如有損壞或丟失，需追究借閱人員的責任。

*檔案管理員需在《檔案借閱申請表》上記錄歸還時間，并簽字確認。

（二）復(fù)印與掃描

1.**復(fù)印**

*檔案復(fù)印需經(jīng)檔案管理員同意，并記錄在案，包括復(fù)印人、復(fù)印時間、復(fù)印檔案名稱、復(fù)印數(shù)量等信息。

*復(fù)印檔案需經(jīng)部門負責人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批，方可進行復(fù)印。

*復(fù)印檔案應(yīng)注明“僅供內(nèi)部使用”，并加蓋“復(fù)印”章。

2.**掃描**

*電子檔案掃描需確保圖像清晰，文件命名規(guī)范，并與原檔號一致。

*掃描過程中應(yīng)記錄掃描時間、掃描人員、掃描設(shè)備等信息，并定期檢查掃描質(zhì)量。

*掃描后的電子檔案應(yīng)與原檔一起保存，并標注“已掃描”標識。

五、檔案銷毀

（一）銷毀條件

1.**保管期限屆滿**

*檔案根據(jù)其性質(zhì)和重要性，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。

*保管期限屆滿且無利用價值的檔案，可按規(guī)定銷毀。

2.**失去利用價值**

*檔案內(nèi)容已過時，或與當前工作無關(guān)，且無保存價值的檔案，可按規(guī)定銷毀。

（二）銷毀流程

1.**申請**

*銷毀檔案需填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、檔號、銷毀原因、銷毀時間等信息。

*申請表需經(jīng)部門負責人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并說明銷毀理由。

2.**審批**

*綜合辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批《檔案銷毀申請表》，批準后方可銷毀。

*永久檔案的銷毀需經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.**監(jiān)督**

*銷毀檔案需在指定地點進行，并由檔案管理員和部門負責人共同監(jiān)督。

*銷毀過程中應(yīng)拍照記錄，并存檔備查。

4.**登記**

*銷毀完成后，需在《檔案銷毀申請表》上記錄銷毀時間、銷毀人員、銷毀方式等信息，并簽字確認。

*銷毀記錄需存檔備查，并定期檢查銷毀檔案的完整性。

六、附則

1.本規(guī)程由學(xué)校綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

2.檔案管理員需定期培訓(xùn)，確保操作規(guī)范，并熟悉相關(guān)法律法規(guī)。

3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理工作，并及時提供相關(guān)檔案材料。

4.如規(guī)程內(nèi)容與實際工作不符，應(yīng)及時修訂，并報學(xué)校綜合辦公室備案。

5.本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室全體工作人員，所有檔案操作必須嚴格遵守本規(guī)程執(zhí)行。

一、總則

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、準確性和安全性。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室全體工作人員，所有檔案操作必須嚴格遵守本規(guī)程執(zhí)行。

二、檔案收集與整理

（一）檔案收集

1.學(xué)校各類會議記錄、決議、通知等文件應(yīng)及時收集，確保完整無缺。

2.各部門提交的工作報告、總結(jié)、計劃等材料應(yīng)在每月5日前匯總至綜合辦公室。

3.重要活動（如校慶、運動會等）的照片、視頻、新聞報道等應(yīng)立即收集歸檔。

（二）檔案整理

1.檔案整理遵循“一事一檔”原則，按時間順序或事項分類整理。

2.文件應(yīng)去除訂書釘、回形針等金屬物，折疊整齊，避免損壞。

3.電子檔案應(yīng)統(tǒng)一命名，格式統(tǒng)一為“年份-部門-事項”，如“2023-教務(wù)處-教學(xué)計劃”。

三、檔案保管

（一）紙質(zhì)檔案保管

1.紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，柜內(nèi)保持干燥、防潮、防蟲。

2.檔案柜應(yīng)標注清晰標簽，注明檔案類別和時間范圍。

3.重要檔案應(yīng)雙份保存，以防意外丟失。

（二）電子檔案保管

1.電子檔案存儲在指定服務(wù)器上，定期備份至云端。

2.服務(wù)器密碼應(yīng)定期更換，僅授權(quán)人員可訪問。

3.電子檔案的刪除需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄操作日志。

四、檔案利用

（一）借閱流程

1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明用途和期限。

2.主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員提供借閱。

3.借閱檔案需完好歸還，不得涂改、損毀。

（二）復(fù)印與掃描

1.檔案復(fù)印需經(jīng)檔案管理員同意，并記錄在案。

2.電子檔案掃描需確保圖像清晰，文件命名規(guī)范。

五、檔案銷毀

（一）銷毀條件

1.檔案超過保管期限且無利用價值。

2.檔案內(nèi)容涉及敏感信息，需按規(guī)定銷毀。

（二）銷毀流程

1.銷毀檔案需填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀內(nèi)容和原因。

2.主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由指定人員監(jiān)督銷毀。

3.銷毀過程需拍照記錄，并存檔備查。

六、附則

1.本規(guī)程由學(xué)校綜合辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

2.檔案管理員需定期培訓(xùn)，確保操作規(guī)范。

3.如規(guī)程內(nèi)容與實際工作不符，應(yīng)及時修訂。

**一、總則**

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、準確性和安全性。規(guī)范的檔案管理有助于提升辦公效率，支持學(xué)校各項工作的順利開展，并為未來的查詢、審計和決策提供可靠依據(jù)。本規(guī)程適用于學(xué)校綜合辦公室全體工作人員，所有檔案操作必須嚴格遵守本規(guī)程執(zhí)行。檔案管理員需具備高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。

二、檔案收集與整理

（一）檔案收集

1.**會議文件收集**

*學(xué)校各類會議（如行政會議、部門會議、專題研討會等）的文件材料，包括會議通知、議程、會議記錄、決議、會議紀要等，應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)收集齊全。

*會議記錄需完整記錄發(fā)言要點、討論內(nèi)容、決議事項及責任人，確保信息準確無誤。

*重要會議的錄音、錄像資料也應(yīng)一并收集，并標明會議名稱、時間、地點、參會人員等信息。

2.**部門工作材料收集**

*各部門提交的工作報告、總結(jié)、計劃、方案等材料應(yīng)在每月5日前匯總至綜合辦公室。

*工作報告需包含本月工作完成情況、存在問題及下月工作計劃；工作總結(jié)需全面反映季度或年度工作成果；工作計劃需明確目標、任務(wù)、時間節(jié)點及責任人。

*部門提交的材料應(yīng)經(jīng)部門負責人簽字確認，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確。

3.**重要活動資料收集**

*重要活動（如校慶、運動會、學(xué)術(shù)講座、社團活動等）的照片、視頻、新聞報道、活動方案、活動總結(jié)等資料應(yīng)立即收集歸檔。

*照片應(yīng)清晰反映活動場景和參與人員，并附上簡要說明（如活動名稱、時間、地點、參與者等）；視頻資料需完整保存，并制作成光盤或文件備份。

*新聞報道需收集活動相關(guān)的所有媒體報道，包括校內(nèi)外媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等，并整理成冊。

（二）檔案整理

1.**紙質(zhì)檔案整理**

***分類**：按照檔案來源、性質(zhì)、時間等要素進行分類，常見分類方法包括：

(1)按部門分類：如行政類、教學(xué)類、科研類、后勤類等；

(2)按時間分類：如年度、季度、月度檔案；

(3)按事項分類：如招生、考試、財務(wù)、人事等專項檔案。

***排序**：在同一類別內(nèi)，按照時間順序或事項的重要程度進行排序。

***編號**：為每份檔案編寫唯一的檔號，檔號應(yīng)包含分類號、順序號等信息，便于檢索和管理。

***裝訂**：將同一份檔案的文件材料整理齊全，去除訂書釘、回形針等金屬物，按照統(tǒng)一尺寸折疊整齊，然后用打孔機打孔，用檔案裝訂繩裝訂。

***編目**：填寫《檔案目錄》，詳細記錄每份檔案的檔號、題名、責任者、日期、密級等信息。

2.**電子檔案整理**

***命名**：統(tǒng)一命名，格式統(tǒng)一為“年份-部門-事項”，如“2023-教務(wù)處-教學(xué)計劃”。

***分類**：與紙質(zhì)檔案分類方法一致，按照部門、時間、事項等進行分類。

***歸檔**：將電子檔案上傳至指定服務(wù)器，并創(chuàng)建相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。

***元數(shù)據(jù)**：為每份電子檔案添加元數(shù)據(jù)，包括題名、責任者、日期、關(guān)鍵詞等信息，便于檢索。

***格式轉(zhuǎn)換**：將電子檔案轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，如Word、PDF等，確保兼容性和可讀性。

三、檔案保管

（一）紙質(zhì)檔案保管

1.**存放環(huán)境**

*檔案柜應(yīng)存放在干燥、通風、陰涼的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。

*檔案柜內(nèi)應(yīng)保持清潔，定期清理灰塵，防止蟲蛀、鼠咬。

*重要檔案應(yīng)存放在恒溫恒濕的檔案庫房內(nèi)，庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45%-60%。

2.**檔案柜管理**

*檔案柜應(yīng)標注清晰標簽，注明檔案類別和時間范圍。

*檔案柜應(yīng)定期檢查，確保鎖具完好，防止檔案丟失。

*檔案柜的擺放應(yīng)合理有序，便于存取和管理。

3.**雙份保存**

*重要檔案應(yīng)雙份保存，一份存放于檔案柜，另一份存放于異地保管庫房，以防意外丟失或損壞。

*異地保管庫房應(yīng)具備相同的保管條件，并定期檢查檔案狀況。

（二）電子檔案保管

1.**服務(wù)器管理**

*電子檔案存儲在指定服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)放置在專用機房內(nèi)，并配備空調(diào)、UPS等設(shè)備，確保服務(wù)器穩(wěn)定運行。

*服務(wù)器密碼應(yīng)定期更換，并設(shè)置復(fù)雜的密碼策略，防止非法訪問。

*服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，并定期更新病毒庫，防止病毒攻擊。

2.**備份機制**

*電子檔案應(yīng)定期備份至云端或異地存儲設(shè)備，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度確定，一般重要檔案應(yīng)每日備份，一般檔案應(yīng)每周備份。

*備份過程中應(yīng)記錄備份時間、備份內(nèi)容、備份人員等信息，并定期驗證備份數(shù)據(jù)的完整性。

3.**訪問控制**

*電子檔案的訪問權(quán)限應(yīng)嚴格控制，僅授權(quán)人員可訪問相關(guān)檔案。

*訪問人員需進行身份認證，并記錄訪問時間、訪問內(nèi)容等信息，確保檔案安全。

*電子檔案的刪除需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄操作日志，防止誤操作或惡意刪除。

四、檔案利用

（一）借閱流程

1.**申請**

*借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明用途、借閱時間、檔案名稱、檔號等信息。

*申請表需經(jīng)部門負責人簽字同意，并說明借閱理由。

2.**審批**

*綜合辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批《檔案借閱申請表》，批準后方可借閱。

*重要檔案或密級較高的檔案需經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.**提供**

*檔案管理員根據(jù)審批后的申請表，提供借閱檔案。

*檔案管理員應(yīng)向借閱人員說明檔案的使用規(guī)則，并監(jiān)督借閱過程。

4.**歸還**

*借閱檔案需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，一般不超過30天。

*歸還時需檢查檔案是否完好，如有損壞或丟失，需追究借閱人員的責任。

*檔案管理員需在《檔案借閱申請表》上記錄歸還時間，并簽字確認。

（二）復(fù)印與掃描

1.**復(fù)印**

*檔案復(fù)印需經(jīng)檔案管理員同意，并記錄在案，包括復(fù)印人、復(fù)印時間、復(fù)印檔案