PAGE醫(yī)院檔案安全保管制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務、教學科研等工作中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全保管放在首位，采取有效措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等事故發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高檔案管理效率和質量。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為醫(yī)院各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）醫(yī)院檔案管理委員會1.負責制定醫(yī)院檔案管理工作的方針、政策和規(guī)劃，指導和協(xié)調醫(yī)院檔案管理工作。2.定期審議醫(yī)院檔案管理工作的重大事項，監(jiān)督檢查檔案安全保管制度的執(zhí)行情況。（二）醫(yī)院辦公室1.作為醫(yī)院檔案管理的歸口部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調醫(yī)院檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。2.負責接收、整理、保管醫(yī)院各科室、部門移交的檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務。3.定期對醫(yī)院檔案管理工作進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）各科室、部門1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和安全保管工作，并按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，及時移交檔案。3.嚴格遵守醫(yī)院檔案安全保管制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案，確保檔案的安全。（四）檔案管理人員1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、存儲有序。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記和跟蹤反饋工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院行政管理文件，包括上級文件、醫(yī)院發(fā)文、會議紀要、工作計劃與總結等。2.醫(yī)療業(yè)務檔案，如病歷、診斷報告、手術記錄、護理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。3.教學科研檔案，包括教學計劃、教案、科研項目申報書、研究成果報告等。4.人事檔案，如員工履歷表、職稱評定材料、考核記錄、獎懲情況等。5.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.設備檔案，如設備購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。7.基建檔案，包括工程項目立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。8.其他與醫(yī)院工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，嚴禁涂改、偽造檔案材料。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關資料，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案分類方案，對收集到的數(shù)據(jù)進行分類整理。分類應科學合理，便于查找和利用。2.對紙質檔案應進行裝訂、編頁、編目等工作，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。3.對電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲和有效管理。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間1.各科室、部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交醫(yī)院檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后[具體時間]內及時歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各科室、部門向醫(yī)院檔案管理部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案移交清單應包括檔案名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等內容，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理規(guī)范的要求，做到分類準確、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案管理人員應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案質量符合要求后，方可辦理歸檔手續(xù)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.醫(yī)院應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、溫濕度計、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。（二）檔案存儲方式1.紙質檔案應按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，上架排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案應采用在線存儲和離線存儲相結合的方式，定期進行備份，確保電子檔案的安全。離線存儲介質應妥善保管，存放在安全可靠的地方。（三）檔案保管期限1.醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[具體年限]年、[具體年限]年、[具體年限]年。2.檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和醫(yī)院實際情況確定，對于重要的、具有長遠利用價值的檔案應列為永久保管。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.清查盤點內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并報告，采取措施進行處理。（五）檔案鑒定與銷毀1.醫(yī)院應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門和專家組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對確無保存價值的檔案，經(jīng)醫(yī)院檔案管理委員會批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱醫(yī)院檔案的，應按照國家有關規(guī)定和醫(yī)院的相關要求，經(jīng)醫(yī)院批準后辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容、期限等，并經(jīng)所在科室、部門負責人簽字同意后，到醫(yī)院檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱醫(yī)院檔案，應提交單位介紹信、查閱、借閱申請表等材料，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門審核，報醫(yī)院分管領導批準后，方可辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱服務，嚴格控制查閱、借閱范圍和期限，并做好利用登記工作。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.如需復制檔案，應經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復制手續(xù)。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋醫(yī)院檔案管理部門印章。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和保管狀況，如有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究利用者的責任。七、檔案安全保密（一）保密制度1.醫(yī)院全體員工應嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。2.檔案管理人員應嚴格履行保密職責，對檔案的查閱、借閱、利用等情況進行登記和跟蹤，防止檔案信息泄露。3.未經(jīng)醫(yī)院批準，任何單位和個人不得擅自對外公布醫(yī)院檔案信息。（二）安全防范措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房安全。2.對檔案管理人員進行安全保密教育，提高安全意識和防范能力。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及醫(yī)院機密的檔案應采取特殊的保密措施。（三）應急處置預案1.醫(yī)院應制定檔案安全應急處置