PAGE公安檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的公安檔案是公安機關在履行職責過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是公安機關工作的重要組成部分。為了加強公安檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等相關法律法規(guī)，結合公安工作實際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于各級公安機關及其所屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則公安檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理、分類科學、便于利用的原則。公安機關應明確檔案管理機構和人員，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費、設備和場地，確保檔案管理工作的順利開展。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置各級公安機關應設立專門的檔案管理機構，如檔案科、檔案室等，負責本單位檔案的集中管理。檔案管理機構應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公安業(yè)務工作。（二）檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.積極推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。5.參與本單位重大活動和重要工作的檔案管理，提供檔案支持和服務。6.定期向上級公安機關檔案管理部門報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍公安檔案收集范圍包括文書檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案、電子檔案等各類檔案。具體收集范圍按照國家有關檔案管理規(guī)定和公安業(yè)務工作實際確定。1.文書檔案：主要包括公安機關在行政管理、執(zhí)法辦案、隊伍建設等工作中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀要等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公安業(yè)務工作分類，包括刑事偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等業(yè)務工作中形成的各類檔案，如案件卷宗、審批文件、證件辦理記錄等。3.聲像檔案：記錄公安機關重要活動、重大事件、案件現(xiàn)場等的照片、錄音、錄像等資料。4.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類公安檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期向檔案管理機構移交。2.收集的檔案應齊全完整，真實準確，字跡清晰，載體完好。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.電子檔案應按照相關標準和規(guī)范進行收集，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步收集，并建立相應的關聯(lián)關系。（三）檔案整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊。2.業(yè)務檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務工作的特點和要求，按照案件類別、時間順序等進行分類整理，建立檔案索引和檢索工具。3.聲像檔案整理：按照內(nèi)容、時間、地點等進行分類，編寫說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行數(shù)字化處理。4.電子檔案整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄和索引。四、檔案的保管（一）檔案保管場所檔案管理機構應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠藥品等。（二）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，排列整齊，便于查找。不同載體的檔案應分開存放，避免相互影響。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應及時進行修復或復制。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。（二）檔案鑒定組織各級公安機關應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三個保管期限。永久保管的檔案是指對公安工作具有長遠查考利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應提出銷毀意見，報本單位主管領導批準后進行銷毀。（四）檔案銷毀程序1.檔案管理機構應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理機構，一份報本單位主管領導審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在檔案管理機構和業(yè)務部門人員的監(jiān)督下進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀后，檔案管理機構應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）檔案統(tǒng)計檔案管理機構應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。檔案管理人員應定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級公安機關檔案管理部門報送。（二）檔案檢索檔案管理機構應建立健全檔案檢索體系，編制多種形式的檢索工具，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、分類索引、主題索引、人名索引等，方便檔案的查找和利用。同時，應積極推進檔案信息化建設，建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索的效率和準確性。七、檔案的利用（一）利用原則公安檔案利用應遵循依法依規(guī)、服務公安工作、方便利用的原則，在確保檔案安全的前提下，為公安機關的各項工作提供有力支持。（二）利用范圍公安檔案的利用范圍主要包括公安機關內(nèi)部查考工作、公安業(yè)務工作、公安歷史研究、社會利用等方面。公安機關內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱、復制本單位的檔案；公安業(yè)務部門在辦理案件、處理工作等過程中可根據(jù)需要查閱相關檔案；公安歷史研究人員可查閱、利用公安檔案進行歷史研究；社會單位或個人因涉及公安業(yè)務等特殊原因，經(jīng)公安機關批準后可查閱相關檔案。（三）利用手續(xù)1.公安機關內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理機構辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公安業(yè)務部門查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報檔案管理機構負責人審批。審批通過后，到檔案管理機構辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公安歷史研究人員查閱、利用公安檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱、利用的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，報公安機關檔案管理機構負責人審批。審批通過后，到檔案管理機構辦理查閱手續(xù)。4.社會單位或個人查閱公安檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，并提交相關證明材料，經(jīng)公安機關相關部門審核同意后，報檔案管理機構負責人審批。審批通過后，到檔案管理機構辦理查閱手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理機構指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理機構。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理機構負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。2.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。查閱、借閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理機構，并辦