PAGE機關(guān)檔案七項基本制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由機關(guān)綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，各部門明確專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交等工作。2.維護檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性原則。對檔案的形成、積累、整理和歸檔等過程進行全程監(jiān)控，確保檔案真實反映機關(guān)工作活動，保持檔案之間的有機聯(lián)系，保障檔案實體和信息安全。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，采用先進的管理手段和技術(shù)，提高檔案檢索和利用效率，為機關(guān)各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級機關(guān)文件、本機關(guān)文件、下級機關(guān)報送的重要文件等。2.機關(guān)工作中形成的各種會議文件、決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)、函件等。3.機關(guān)各類業(yè)務(wù)工作文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)查研究材料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)檔案等。4.機關(guān)干部人事檔案，包括干部任免、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、福利等方面的文件材料。5.機關(guān)財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。6.機關(guān)基建檔案，包括項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。7.機關(guān)設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等過程中形成的文件材料。8.機關(guān)聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等反映機關(guān)工作活動和重要事件的資料。9.機關(guān)電子檔案，包括電子公文、電子數(shù)據(jù)、電子圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件材料，并進行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和格式符合要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，確保檔案的安全性和完整性。4.收集的電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標準進行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔完畢。2.專項工作結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時將形成的文件材料整理歸檔。3.干部人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照規(guī)定的時間進行整理歸檔。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度分類，再按機構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限分類。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，采用相應(yīng)的分類方法，如按項目、時間、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等進行分類。3.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類。4.電子檔案按照文件類型、年度、保管期限等進行分類，并建立相應(yīng)的電子目錄和索引。（三）整理要求1.對收集的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，使其符合檔案整理規(guī)范。2.文書檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點，編制相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查找和利用。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行數(shù)字化處理，存儲在安全的介質(zhì)上。5.電子檔案應(yīng)進行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的準確識別和有效管理。四、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案保管方式1.文書檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，便于查找和利用。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，采用相應(yīng)的保管方式，如專柜保管、密集架保管等。3.聲像檔案應(yīng)按照載體形式進行保管，定期進行檢查和維護。4.電子檔案應(yīng)采用在線存儲和離線存儲相結(jié)合的方式，定期進行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和相關(guān)規(guī)定確定。3.聲像檔案、電子檔案的保管期限與相應(yīng)紙質(zhì)檔案一致。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰明了。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，對清查情況進行詳細記錄，并存檔備查。五、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，綜合檔案室負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，結(jié)合機關(guān)工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。（三）鑒定標準1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.具有重要歷史意義、反映機關(guān)主要職能活動、對今后工作有參考利用價值的檔案應(yīng)予以保留。3.內(nèi)容重復(fù)、無保存價值的檔案可予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀意見。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.銷毀清冊經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.對鑒定過程中形成的文件材料，如鑒定報告、銷毀清冊等，應(yīng)整理歸檔，妥善保管。六、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度形成數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的檔案數(shù)量、整理的年度范圍等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案的存放位置、保管期限分布等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，如利用檔案的人次、利用檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案數(shù)據(jù)進行自動化統(tǒng)計和分析。3.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映本機關(guān)檔案工作情況。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.建立檔案統(tǒng)計檔案，將統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等資料整理歸檔，妥善保管。七、檔案利用制度（一）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機關(guān)檔案，須經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項規(guī)定，愛護檔案。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準后辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)派專人查閱，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為利