PAGE物理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物理檔案的管理，確保物理檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物理檔案管理的部門(mén)和人員，包括但不限于研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、設(shè)備管理部門(mén)等。（三）定義1.物理檔案：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類(lèi)物理實(shí)體資料，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、設(shè)備圖紙、工藝文件、樣品等。2.檔案管理部門(mén)：指公司設(shè)立的專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)物理檔案管理工作的部門(mén)，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司物理檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：物理檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)階段形成的物理檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的物理檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.研發(fā)過(guò)程檔案項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃等。實(shí)驗(yàn)原始記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、研究總結(jié)等。研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的圖紙、圖表、模型、樣品等實(shí)物資料。2.生產(chǎn)過(guò)程檔案生產(chǎn)工藝文件，包括工藝流程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。生產(chǎn)記錄，如生產(chǎn)批次記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。生產(chǎn)過(guò)程中使用的工裝模具、設(shè)備維護(hù)記錄、維修記錄等相關(guān)資料。3.設(shè)備管理檔案設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝調(diào)試記錄等。設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、維修手冊(cè)等技術(shù)文件。設(shè)備運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄以及設(shè)備改造、報(bào)廢等相關(guān)資料。4.質(zhì)量控制檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量手冊(cè)等。原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量檢驗(yàn)記錄。質(zhì)量事故分析報(bào)告、質(zhì)量改進(jìn)措施及效果驗(yàn)證記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)物理檔案的收集工作，確保檔案形成后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.收集的物理檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，并注明形成日期、來(lái)源、責(zé)任人等信息。3.對(duì)于電子形式的物理檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，如分為研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、質(zhì)量檔案等一級(jí)類(lèi)目，再根據(jù)具體情況細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：為每一份物理檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如采用年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)的形式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和檢索檔案。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞或丟失。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，以滿(mǎn)足檔案保管的要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放在檔案密集架上，便于查閱和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案破損、霉變等應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。2.電子檔案采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、索引編目和權(quán)限管理，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份更新，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的可讀性和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定不同物理檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：一般為10年以上（含10年），如重要的生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備檔案等。短期保管的檔案：一般為110年，如一般性的生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行審核和決策。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表。2.將檔案鑒定審批表提交檔案鑒定小組進(jìn)行審核，鑒定小組根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估和審議，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）銷(xiāo)毀方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)通過(guò)專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱物理檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱物理檔案，需持有單位介紹信，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)和編號(hào)、查閱目的、審批情況等信息，以便對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案的原件、復(fù)印件或電子文檔等利用方式。對(duì)于重要檔案的查閱，應(yīng)限制查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并要求查閱人妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印或掃描，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印件和掃描件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章后方可使用。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、查閱利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和統(tǒng)計(jì)分析。2.定期向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，反映公司檔案管理工作的基本情況和發(fā)展趨勢(shì)，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）移交工作1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，涉及檔案移交的部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案整理后移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交檔案的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任。3.公司與外部單位進(jìn)行合作、轉(zhuǎn)讓、兼并