PAGE重點項目檔案收集制度一、總則（一）目的為加強重點項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設、運營及后續(xù)工作提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有重點項目的檔案收集工作。重點項目是指對公司/組織具有重大影響、投資額較大、建設周期較長或涉及關鍵技術、重要業(yè)務領域的項目。（三）基本原則1.真實性原則：項目檔案應如實反映項目建設和管理過程中的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集項目從立項到竣工驗收全過程中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照項目建設的內在規(guī)律和檔案形成的特點，對檔案進行科學分類、整理和編目，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.及時性原則：項目文件材料形成后，應及時收集、整理，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的項目檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案收集職責分工（一）項目建設單位1.負責組織、協(xié)調項目檔案收集工作，明確項目檔案管理責任人。2.督促項目各參建單位按照檔案管理要求，及時收集、整理各自工作范圍內形成的項目文件材料。3.對項目檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性，并定期向公司/組織檔案管理部門移交。（二）項目參建單位1.負責本單位承擔項目任務范圍內文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.明確專人負責檔案管理，按照項目建設進度和檔案形成規(guī)律，及時收集項目文件材料，并進行分類整理。3.在項目竣工驗收前，將整理好的檔案移交項目建設單位審核。（三）公司/組織檔案管理部門1.制定和完善重點項目檔案收集制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對項目建設單位和參建單位的檔案收集工作進行指導和培訓。3.接收項目建設單位移交的項目檔案，進行全面審核、整理、編目和存儲，確保檔案的規(guī)范管理和有效利用。三、檔案收集范圍（一）項目前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目申請報告等文件。2.項目規(guī)劃、設計任務書、初步設計、施工圖設計等文件。3.項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。4.項目合同文件，如建設工程合同、設備采購合同、技術服務合同等。（二）項目建設過程文件1.施工過程中的各類技術文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知等。2.工程質量控制文件，包括原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。3.工程進度文件，如工程進度計劃、進度報表、工程進度變更記錄等。4.工程安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。5.項目監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。6.項目建設過程中的各類會議紀要、工作聯(lián)系單、備忘錄等。（三）項目竣工驗收文件1.項目竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。2.項目竣工決算報告、審計報告等。3.項目竣工圖紙，包括建筑、結構、電氣、給排水等專業(yè)圖紙。4.項目設備清單、設備調試報告、設備運行記錄等。5.項目質量保修書、使用說明書等。（四）項目運營及后續(xù)文件1.項目運營過程中的維護記錄、維修報告、技術改造文件等。2.項目產(chǎn)生的經(jīng)濟效益、社會效益等方面的評估報告。3.與項目相關的知識產(chǎn)權文件，如專利證書、軟件著作權登記證書等。四、檔案收集要求（一）文件材料的形成1.項目文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、紙質檔案應采用A4規(guī)格紙張，電子文件應采用通用格式存儲。2.文件材料的字跡應清晰、工整，簽字蓋章齊全，日期準確。3.電子文件應確保內容真實、完整，格式規(guī)范，并進行有效的備份存儲。（二）文件材料的收集1.項目建設單位和參建單位應建立健全文件材料收集制度，明確收集流程和責任人，確保文件材料及時、準確收集。2.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應在會議結束或活動完成后及時收集、整理。3.對項目建設過程中產(chǎn)生的聲像、電子等特殊載體檔案，應同步進行收集，確保與紙質檔案內容一致，并進行規(guī)范整理和存儲。（三）文件材料的整理1.項目文件材料應按照檔案分類方案進行分類整理，做到分類科學、組卷合理、排列有序。2.同一卷內的文件材料應按照文件形成時間順序排列，編號清晰，頁碼準確。3.每份文件材料應編制頁號，頁號編寫位置應符合檔案裝訂要求。4.電子文件應按照分類方案進行分類存儲，并建立清晰的文件目錄結構，便于查找和利用。（四）文件材料的編目1.紙質檔案應編制卷內目錄、備考表等，卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內容。2.電子檔案應建立元數(shù)據(jù)，對文件的題名、責任者、日期、格式等信息進行標注，并編制電子檔案目錄。3.項目檔案應編制全宗號、目錄號、案卷號等，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案收集流程（一）項目建設單位組織協(xié)調1.在項目立項后，項目建設單位應明確項目檔案管理責任人，并組織召開項目檔案工作會議，對檔案收集工作進行部署。2.根據(jù)項目建設進度，定期檢查項目各參建單位的檔案收集工作情況，及時解決存在的問題。（二）參建單位收集整理1.項目參建單位按照檔案收集范圍和要求，負責收集本單位工作范圍內形成的文件材料，并進行分類整理。2.在每月底前，將本月收集整理的項目文件材料清單報送項目建設單位備案。（三）建設單位審核移交1.項目建設單位在收到參建單位報送的文件材料清單后，應及時組織審核，對不符合要求的文件材料，通知參建單位進行補充或整改。2.在項目竣工驗收前，項目建設單位應將審核通過的項目檔案移交公司/組織檔案管理部門。（四）檔案管理部門接收存儲1.公司/組織檔案管理部門在收到項目建設單位移交的檔案后，應進行全面審核，對檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行檢查。2.對審核通過的檔案，按照檔案管理要求進行整理、編目和存儲，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。六、檔案收集時間要求（一）項目前期文件應在項目立項批復后1個月內收集齊全，并整理歸檔。（二）項目建設過程文件1.每月底前，參建單位應將本月形成的項目文件材料收集整理完畢，并報送項目建設單位審核。2.工程變更文件應在變更發(fā)生后7個工作日內收集整理，并報送項目建設單位審核。（三）項目竣工驗收文件應在項目竣工驗收后3個月內收集齊全，并移交公司/組織檔案管理部門。（四）項目運營及后續(xù)文件應在文件形成后及時收集整理，并按照公司/組織檔案管理規(guī)定進行歸檔。七、檔案收集監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理部門定期對重點項目檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集范圍、收集要求、整理編目、移交時間等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將重點項目檔案收集工作納入公司/組織績效考核體系，對項目建設單位和參建單位的檔案收集工作進行考核評價。2.考核評價結果作為單位和個人評先評優(yōu)、獎勵處罰的重要依據(jù)。對檔案收集工作成績突出的單