PAGE不動(dòng)產(chǎn)檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)權(quán)益人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及因工作需要查閱、借閱公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。3.實(shí)行審批制度，確保查借閱行為經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)，防止檔案濫用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類(lèi)方案、編號(hào)規(guī)則等。3.對(duì)檔案的查借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，辦理相關(guān)手續(xù)，并記錄查借閱情況。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作。2.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、保管工作，確保檔案存放有序、易于查找。3.協(xié)助辦理檔案查借閱手續(xù)，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋檔案利用效果。三、檔案查借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過(guò)的，安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的協(xié)助查詢通知書(shū)及工作人員的有效證件。檔案管理部門(mén)在核實(shí)相關(guān)手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)安排查閱，并做好記錄。查閱過(guò)程中，應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行配合。除上述情況外，其他外部單位或個(gè)人如需查閱公司不動(dòng)產(chǎn)檔案，應(yīng)事先向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍等，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)在收到批準(zhǔn)文件后，按照內(nèi)部查閱的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.外部借閱原則上不允許外部單位或個(gè)人借閱公司不動(dòng)產(chǎn)檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議。外部借閱的期限、歸還方式等按照內(nèi)部借閱的規(guī)定執(zhí)行。檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外部借閱檔案的跟蹤管理，確保按時(shí)收回。四、檔案保密措施（一）保密要求1.檔案管理人員及所有接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共信息平臺(tái)傳播檔案信息。3.對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等特殊保密措施。（二）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、檔案利用效果跟蹤（一）跟蹤方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的查借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用效果等。2.通過(guò)與查閱、借閱人員溝通，收集反饋意見(jiàn)，評(píng)估檔案對(duì)工作的支持程度。（二）效果評(píng)估與改進(jìn)1.根據(jù)跟蹤結(jié)果，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。2.針對(duì)存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整檔案管理策略和方法，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足公司及相關(guān)人員對(duì)檔案利用的需求。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等基本功能，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。2.提供便捷的檢索功能，能夠按照多種條件快速查找所需檔案。3.支持檔案的在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批等流程，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息化管理。4.具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.采用數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。3.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地場(chǎng)所。七、附則（一