PAGE建設單位技術檔案制度一、總則（一）目的為加強建設單位技術檔案管理，確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、改造以及企業(yè)管理提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設單位在各類工程項目建設過程中形成的技術檔案管理活動，包括但不限于新建、改建、擴建項目。（三）基本原則1.真實性原則：技術檔案應如實反映工程建設的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設全過程的各類技術文件、資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：檔案記錄準確無誤，數據、圖表等信息應與實際工程相符。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設的內在規(guī)律和聯(lián)系，對檔案進行科學分類、整理，使其具有系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保技術檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、技術檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善技術檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調各部門的技術檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓。3.負責接收、整理、保管和提供利用建設單位的技術檔案。4.定期對技術檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。（二）項目建設部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成的技術文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。2.督促、檢查項目參建單位的技術檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整和準確。3.參與項目竣工驗收，負責審核技術檔案的歸檔情況。（三）項目參建單位職責1.按照合同要求和相關規(guī)定，負責本單位承擔的工程項目建設過程中形成的技術檔案的收集、整理、歸檔工作，并向建設單位檔案管理部門提交。2.接受建設單位檔案管理部門的指導和監(jiān)督，確保技術檔案符合要求。三、技術檔案的分類與歸檔范圍（一）前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告及批復、環(huán)境影響評價報告及批復等。2.項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關文件。3.工程勘察、設計招投標文件及合同。（二）設計文件1.初步設計文件，包括設計說明書、設計圖紙、工程概算等。2.施工圖設計文件，涵蓋建筑、結構、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)圖紙及設計變更文件。（三）施工文件1.施工組織設計、施工方案、技術交底記錄等。2.工程開工報告、施工日志、工程進度月報等。3.原材料、構配件、設備的質量證明文件及檢驗報告，如鋼材、水泥、砂石、管材、電線電纜、配電箱等。4.隱蔽工程驗收記錄，包括地基處理、基礎鋼筋、主體結構中的鋼筋、防水工程等隱蔽部位的驗收資料。5.分項、分部工程質量驗收記錄，如混凝土結構、砌體結構、屋面工程、給排水及采暖工程、電氣工程等的驗收記錄。6.工程質量事故報告及處理記錄。7.施工過程中的測量放線記錄、沉降觀測記錄等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要。3.工程質量評估報告、監(jiān)理工作總結等。（五）竣工驗收文件1.單位工程竣工驗收報告。2.工程竣工結算報告及審核意見。3.工程竣工圖，包括建筑、結構、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。4.工程質量保修書。（六）其他文件1.與工程建設相關的會議紀要、來往函件等。2.工程聲像資料，如工程建設過程中的照片、錄像等。四、技術檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和項目參建單位應明確專人負責技術檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的技術文件、資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并做好備份存儲。（二）整理原則1.遵循工程建設的自然形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性。2.按照檔案分類標準進行分類整理，同一類別的檔案應集中存放。3.對每份檔案進行編號、編目，便于查找和管理。（三）整理方法1.對紙質文件進行分類、排序、編頁、裝訂，編制卷內目錄和備考表。2.對電子文件進行分類存儲，建立電子文件目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.聲像資料應進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內容等，并配以文字說明。五、技術檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門和項目參建單位應在項目建設過程中定期將整理好的技術檔案向建設單位檔案管理部門歸檔。2.歸檔的技術檔案應編制檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）移交時間1.項目前期文件在項目立項后及時歸檔移交。2.設計文件在設計完成后歸檔移交。3.施工文件隨工程進度同步歸檔移交，分部工程驗收前完成該分部工程檔案的歸檔，單位工程竣工驗收前完成全部施工檔案的歸檔。4.監(jiān)理文件在監(jiān)理工作結束后及時歸檔移交。5.竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后一個月內歸檔移交。（三）移交程序1.項目參建單位向建設單位檔案管理部門提交檔案移交申請，附檔案移交清單。2.建設單位檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核合格后，雙方在檔案移交清單上簽字，辦理檔案移交手續(xù)。六、技術檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對紙質檔案應進行分類上架存放，保持庫房整潔、通風良好。3.對電子檔案應進行備份存儲，定期檢查數據的完整性和可用性。4.根據檔案的重要性和保管期限，對檔案進行定期清查和盤點，確保檔案的安全。（二）保管期限1.永久保存：涉及工程建設重要基礎資料、重大變更、質量事故處理等文件。2.長期保存：工程建設過程中的主要技術文件、資料，如設計文件、施工記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保存：一般性文件、資料，保管期限為[X]年。（三）利用規(guī)定1.本單位內部人員因工作需要查閱技術檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱技術檔案，需持有單位介紹信，經建設單位主管領導批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。4.檔案利用情況應進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。七、技術檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、項目建設部門、相關技術專家組成的檔案鑒定小組，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息。