PAGE學(xué)校檔案材料借閱制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校檔案材料的管理，規(guī)范檔案材料的借閱行為，確保檔案材料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案材料在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工、學(xué)生借閱學(xué)校檔案材料的活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案材料借閱的必要性和合理性，凡因工作需要借閱檔案材料的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。3.確保檔案材料的安全，防止檔案材料的丟失、損壞、涂改、偽造等情況發(fā)生。4.提高檔案材料的利用效率，在保證檔案安全的前提下，為借閱者提供便利，促進學(xué)校各項工作的開展。二、檔案材料的分類與保管（一）檔案材料的分類學(xué)校檔案材料分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、設(shè)備類、出版類、外事類、財會類、聲像類、實物類等十大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，形成科學(xué)合理的檔案分類體系。（二）檔案材料的保管1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案材料的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案材料進行檢查、清點、整理和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案材料存在的問題。3.對電子檔案，應(yīng)采取有效的存儲和備份措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，要建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。三、借閱權(quán)限與范圍（一）借閱權(quán)限1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可借閱學(xué)校各類檔案材料。2.各部門、各單位負責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)可借閱相關(guān)檔案材料。3.教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案材料。4.學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要，可借閱與其專業(yè)相關(guān)的教學(xué)檔案材料。（二）借閱范圍1.黨群類檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的檔案材料。2.行政類檔案：包括學(xué)校行政管理、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等方面的檔案材料。3.教學(xué)類檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績、教學(xué)評估等方面的檔案材料。4.科研類檔案：包括科研項目申報、研究過程、成果鑒定、論文發(fā)表等方面的檔案材料。5.基建類檔案：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的檔案材料。6.設(shè)備類檔案：包括學(xué)校教學(xué)、科研、管理等設(shè)備的購置、使用、維護、報廢等方面的檔案材料。7.出版類檔案：包括學(xué)校出版的教材、著作、學(xué)報等方面的檔案材料。8.外事類檔案：包括學(xué)校對外交流合作、外事活動等方面的檔案材料。9.財會類檔案：包括學(xué)校財務(wù)收支、會計憑證、財務(wù)報表等方面的檔案材料。10.聲像類檔案：包括學(xué)校各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。11.實物類檔案：包括學(xué)校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。四、借閱程序（一）填寫借閱申請表借閱者需填寫《學(xué)校檔案材料借閱申請表》，詳細注明借閱檔案材料的名稱、類別、借閱目的、借閱時間等信息。（二）提交申請將填寫好的借閱申請表提交給所在部門、單位負責(zé)人或相關(guān)檔案管理部門進行審核。（三）審核批準審核部門根據(jù)借閱者的申請內(nèi)容和實際工作需要進行審核，簽署審核意見。對于符合借閱條件的申請，予以批準；對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)向借閱者說明原因。（四）辦理借閱手續(xù)借閱者持經(jīng)審核批準的借閱申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為借閱者提供相應(yīng)的檔案材料，并填寫《學(xué)校檔案材料借閱登記冊》，記錄借閱者姓名、部門、借閱檔案材料名稱、類別、借閱時間、歸還時間等信息。（五）借閱期限借閱期限一般不超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱者應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。五、借閱要求（一）遵守借閱制度借閱者必須嚴格遵守本制度的各項規(guī)定，按時歸還借閱的檔案材料。（二）愛護檔案材料借閱者應(yīng)愛護檔案材料，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、污損、折疊、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印、拍照、錄像等。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）不得擅自帶出檔案庫房借閱者借閱的檔案材料一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，不得擅自帶出檔案庫房。如有特殊情況需要帶出檔案庫房的，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。帶出檔案庫房的檔案材料應(yīng)妥善保管，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）及時歸還檔案材料借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案材料。如因工作需要確實無法按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門將采取相應(yīng)的措施，如停止其借閱檔案材料的權(quán)利、追回檔案材料等，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案材料的查閱與利用（一）查閱方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和保密要求，為借閱者提供適當(dāng)?shù)牟殚喎绞健Ｒ话憧刹扇‖F(xiàn)場查閱、復(fù)印、摘錄等方式。對于涉及國家機密、學(xué)校秘密或不宜公開的檔案材料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用。（二）利用限制檔案材料的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的保密規(guī)定，不得將檔案材料用于與工作無關(guān)的目的，不得泄露檔案材料的內(nèi)容。對于涉及個人隱私的檔案材料，在利用時應(yīng)注意保護個人隱私。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案材料的利用情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案材料的歸還與驗收（一）歸還要求借閱者應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求歸還檔案材料。歸還時，檔案材料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失情況，應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）驗收程序檔案管理人員在接收歸還的檔案材料時，應(yīng)認真進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案材料的數(shù)量、完整性、準確性、整潔性等方面。如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，應(yīng)及時與借閱者溝通，要求其進行整改或補充。驗收合格后，檔案管理人員在《學(xué)校檔案材料借閱登記冊》上注明歸還時間，并將檔案材料歸還原位。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制學(xué)校建立檔案材料借閱監(jiān)督機制，對檔案材料的借閱活動進行全程監(jiān)督。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案材料的借閱情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，鼓勵全體教職工和學(xué)生對檔案材料借閱過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。（二）檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容包括借閱申請表的填寫是否規(guī)范、審核批準手續(xù)是否齊全、借閱期限是否符合規(guī)定、檔案材料的歸還情況是否正常、檔案材料的保管是否安全等方面。（三）違規(guī)處理對于違反本制度的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理方式包括批評教育、警告、停止借閱檔案材料的權(quán)利、追回檔案材料、賠償損失等。對于情節(jié)嚴重