PAGE財務檔案管理制度考試一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，提高財務檔案的利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案管理。（三）定義1.財務檔案：指公司在財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計資料，以及與財務相關(guān)的其他資料，如財務預算、財務分析報告、經(jīng)濟合同等。2.檔案管理人員：指負責公司財務檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作的人員。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導：公司財務檔案管理工作由公司財務部門統(tǒng)一領(lǐng)導，實行分級負責、歸口管理。2.真實完整：財務檔案應如實反映公司財務活動情況，確保檔案內(nèi)容的真實、準確、完整。3.安全保密：加強財務檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便于利用：建立健全財務檔案管理制度，提高檔案管理水平，便于檔案的查閱和利用。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及財務情況說明書等。4.其他類：包括財務預算、財務分析報告、經(jīng)濟合同、銀行對賬單、稅務資料等。（二）編號1.會計憑證編號：按照年度、月份、憑證種類和編號順序進行編號，如“20XX年X月記字第X號”。2.會計賬簿編號：總賬、明細賬、日記賬等賬簿按照年度、賬簿名稱和頁碼順序進行編號，如“20XX年總賬第X頁”。固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號進行編號。3.財務報告編號：按照年度、報告種類和報告期進行編號，如“20XX年度資產(chǎn)負債表第X期”。4.其他類編號：根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容，自行制定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期收集本部門及所屬各單位形成的財務檔案，確保檔案資料的齊全、完整。2.對于外部單位提供的與財務相關(guān)的資料，如銀行對賬單、稅務發(fā)票等，應及時收集歸檔。3.財務人員在辦理完相關(guān)業(yè)務后，應及時將財務檔案移交檔案管理人員，不得自行保管。（二）整理1.檔案管理人員收到財務檔案后，應按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保檔案資料的有序存放。2.對于會計憑證，應按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.對于會計賬簿，應按照賬簿的頁碼順序，進行頁碼編號，并在賬簿首頁和末頁加蓋“賬簿啟用章”和“賬簿經(jīng)管人員一覽表”。4.對于財務報告，應按照報告種類和報告期進行分類整理，并在報告首頁加蓋“財務報告專用章”。5.對于其他類資料，應按照資料的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類整理，并編制目錄清單。四、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。其中，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告保管期限為：月度、季度財務報告保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.其他類資料保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點1.公司應設(shè)立專門的財務檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財務檔案的安全保管。2.財務檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準。3.財務檔案應按照分類和編號順序存放，便于查閱和管理。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的完整、準確和安全。2.對于破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的財務檔案，應及時進行修復或復制。3.財務檔案應嚴格按照保管期限進行保管，不得擅自銷毀或提前處置。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱財務檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞或撕毀。3.查閱人員如需復印財務檔案資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容和借閱時間等，經(jīng)公司財務部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱財務檔案時，借閱人員應出具單位介紹信或個人身份證明，并與檔案管理人員簽訂《財務檔案借閱承諾書》，承諾遵守公司財務檔案管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露或篡改檔案資料。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還財務檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.對于涉及未了事項的財務檔案，如未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證等，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對保管期滿的財務檔案進行清查，編制《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。2.《財務檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀財務檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)、安全。監(jiān)銷人員應在銷毀完畢后，在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認。（三）銷毀記錄1.公司應建立財務檔案銷毀記錄檔案，將《財務檔案銷毀清冊》、銷毀審批文件、監(jiān)銷人員簽字等資料進行歸檔保存，以備查閱。2.財務檔案銷毀記錄檔案的保管期限與財務檔案的保管期限相同。七、附則（一）解釋權(quán)本