PAGE生產(chǎn)記錄檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)記錄檔案管理，規(guī)范生產(chǎn)記錄檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保生產(chǎn)記錄檔案的真實、完整、準(zhǔn)確和有效，為公司生產(chǎn)經(jīng)營決策、質(zhì)量追溯、成本核算、法律法規(guī)遵循等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各生產(chǎn)部門、車間、班組以及與生產(chǎn)相關(guān)的職能部門在生產(chǎn)活動中形成的各類記錄檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)，確保記錄無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時填寫、整理和歸檔。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、生產(chǎn)記錄檔案的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.原材料及輔料管理類：原材料采購訂單、檢驗報告、入庫單、領(lǐng)料單等。3.生產(chǎn)過程記錄類：生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、設(shè)備運(yùn)行記錄、生產(chǎn)批次記錄、質(zhì)量檢驗記錄、人員操作記錄等。4.設(shè)備管理類：設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄維修記錄、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄等。5.質(zhì)量控制類：成品檢驗報告、不合格品處理記錄、質(zhì)量事故報告等。6.安全生產(chǎn)類：安全檢查記錄、事故報告、培訓(xùn)記錄等。7.能源消耗類：水、電、氣等能源消耗記錄。8.其他類：與生產(chǎn)相關(guān)的其他記錄，如環(huán)境監(jiān)測記錄等。（二）編號生產(chǎn)記錄檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于識別和管理。編號格式如下：[生產(chǎn)部門代碼（2位）][記錄類別代碼（2位）][年份（4位）][流水號（4位）]例如：SC0120230001，表示生產(chǎn)部門為生產(chǎn)一部，記錄類別為生產(chǎn)計劃類，年份為2023年，流水號為0001的生產(chǎn)記錄檔案。三、生產(chǎn)記錄檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門、車間、班組應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)活動的實際情況，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容及時填寫生產(chǎn)記錄。2.記錄填寫應(yīng)字跡清晰、工整，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。3.數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，如有更改應(yīng)在更改處加蓋更改人印章，并注明更改日期。（二）收集職責(zé)1.各生產(chǎn)崗位操作人員負(fù)責(zé)本崗位生產(chǎn)記錄的填寫，并在每班工作結(jié)束后及時將記錄交至班組長。2.班組長負(fù)責(zé)收集本班組的生產(chǎn)記錄，進(jìn)行初步整理后交至車間統(tǒng)計員。3.車間統(tǒng)計員負(fù)責(zé)收集本車間的生產(chǎn)記錄，按照類別進(jìn)行分類匯總，交至生產(chǎn)部門檔案管理員。4.生產(chǎn)部門檔案管理員負(fù)責(zé)收集生產(chǎn)部門的所有生產(chǎn)記錄檔案，并進(jìn)行審核、整理。四、生產(chǎn)記錄檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的生產(chǎn)記錄檔案進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無效的記錄。2.對每份記錄檔案進(jìn)行編號，并在檔案右上角加蓋編號章。3.檢查記錄檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損等情況，應(yīng)及時補(bǔ)齊或修復(fù)。4.將整理好的生產(chǎn)記錄檔案按照類別順序排列，每類檔案應(yīng)編制目錄清單。（二）歸檔流程1.檔案管理員將整理好的生產(chǎn)記錄檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單，以便查找。3.將檔案盒存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和年份順序排列。4.建立電子檔案目錄，將生產(chǎn)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息錄入電子表格，便于查詢和管理。五、生產(chǎn)記錄檔案的保管（一）保管期限1.生產(chǎn)計劃類檔案保管期限為5年。2.原材料及輔料管理類檔案保管期限為5年。3.生產(chǎn)過程記錄類檔案保管期限為10年。4.設(shè)備管理類檔案保管期限為設(shè)備使用壽命周期加5年。5.質(zhì)量控制類檔案保管期限為10年。6.安全生產(chǎn)類檔案保管期限為10年。7.能源消耗類檔案保管期限為5年。8.其他類檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，一般不少于3年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.在檔案庫房內(nèi)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。六、生產(chǎn)記錄檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營管理、質(zhì)量追溯、成本核算、法律法規(guī)遵循等需要，可以查閱生產(chǎn)記錄檔案。2.外部審計、稅務(wù)、監(jiān)管等部門依法進(jìn)行檢查時，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以查閱相關(guān)生產(chǎn)記錄檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至生產(chǎn)部門檔案管理員。檔案管理員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門名稱、查閱時間、查閱檔案名稱及編號等信息。查閱人應(yīng)在檔案查閱地點進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理員。2.外部查閱：外部查閱應(yīng)按照法律法規(guī)要求，由公司指定專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交至生產(chǎn)部門檔案管理員。檔案管理員按照批準(zhǔn)的范圍提供檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、單位名稱、查閱時間、查閱檔案名稱及編號等信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，并對查閱情況進(jìn)行記錄。七、生產(chǎn)記錄檔案的銷毀（一）銷毀條件生產(chǎn)記錄檔案超過保管期限后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《生產(chǎn)記錄檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《生產(chǎn)記錄檔案銷毀清單》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。4.銷毀后，在《生產(chǎn)記錄檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立生產(chǎn)記錄檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門生產(chǎn)記錄檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和時間安排。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）考核措施1.將生產(chǎn)記錄檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對工