PAGE政府機(jī)關(guān)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的憑證和參考作用，提高政府機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在檔案管理與利用工作中的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理與利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則：以服務(wù)政府工作為宗旨，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)公眾提供便捷的檔案利用服務(wù)。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、材料、記錄、圖表、聲像等不同形式和載體的資料，均屬收集范圍。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的文件、函件、報(bào)告、報(bào)表等。4.本機(jī)關(guān)召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本機(jī)關(guān)開展業(yè)務(wù)工作形成的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告等。6.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。7.本機(jī)關(guān)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等方面的文件材料。8.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。9.本機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等相關(guān)材料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體優(yōu)良，符合檔案整理要求。3.對重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案材料的全面性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素，對收集的檔案材料進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，便于管理和利用。2.對每一類檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和查找。3.按照檔案整理的規(guī)范要求，對檔案材料進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等整理工作，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。三、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息，確保檔案管理的規(guī)范化和信息化。（三）檔案的數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和備份管理，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本機(jī)關(guān)檔案。4.社會(huì)公眾因特殊需要查閱本機(jī)關(guān)已公開的檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用，并確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用審批1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理審批手續(xù)。4.社會(huì)公眾查閱本機(jī)關(guān)已公開的檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，并經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案部門負(fù)責(zé)人審批。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，對檔案進(jìn)行對照鑒定，確定檔案是否到期。3.對涉及重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。4.積極開展檔案的編研工作，為機(jī)關(guān)工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，維護(hù)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和移交工作。2.協(xié)助檔案部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.督促本部門工作人員遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。4.定期向檔案部門反饋本部門檔案管理工作情況。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對檔案管理與利用工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案工作人員的履職情況。4.檔案庫房的安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.聽取匯報(bào)：聽取各部門檔案管理工作情況匯報(bào)。2.查閱資料：查閱檔案管理工作的相關(guān)文件、記錄、檔案等。3.實(shí)地檢查：實(shí)地查看檔案庫房、設(shè)施設(shè)備等情況。4.問卷調(diào)查：向機(jī)關(guān)工作人員發(fā)放問卷調(diào)查，了解檔案管理