PAGE深化采購規(guī)范管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，維護(hù)公司的利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，采購過程應(yīng)接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督，確保采購活動的透明度。3.公平公正原則：在采購活動中，應(yīng)平等對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保采購結(jié)果的公平公正。4.效益原則：通過科學(xué)合理的采購管理，降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。5.誠實(shí)守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，不得隱瞞或提供虛假信息。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策；2.審批重大采購項(xiàng)目的采購方案；3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購管理部門公司設(shè)立采購管理部門，負(fù)責(zé)采購活動的組織、實(shí)施和管理。采購管理部門的職責(zé)包括：1.制定和完善采購管理制度和流程；2.編制采購計(jì)劃和預(yù)算；3.組織采購招標(biāo)、談判等活動；4.選擇和確定供應(yīng)商；5.簽訂采購合同；6.跟蹤采購合同執(zhí)行情況；7.協(xié)調(diào)處理采購糾紛；8.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。（三）需求部門需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購管理部門進(jìn)行采購活動。需求部門的職責(zé)包括：1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出采購申請；2.參與采購招標(biāo)、談判等活動，提供技術(shù)支持和需求意見；3.協(xié)助采購管理部門對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收；4.反饋采購物資的使用情況和質(zhì)量問題。（四）其他部門其他部門應(yīng)按照各自職責(zé)，配合采購管理部門做好采購相關(guān)工作，包括但不限于財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的審核和支付，審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督等。三、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，并提交給采購管理部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）采購審批采購管理部門收到采購申請表后，對采購申請進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算情況等。初審?fù)ㄟ^后，將采購申請表提交給采購決策委員會進(jìn)行審批。采購決策委員會根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對采購申請進(jìn)行審批，審批通過后，采購管理部門方可組織實(shí)施采購活動。（三）采購計(jì)劃編制采購管理部門根據(jù)采購審批結(jié)果，編制采購計(jì)劃，明確采購物資或服務(wù)的采購方式、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）采購方式選擇采購管理部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。2.邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價值的比例過大的采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。3.競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價格總額的采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購管理部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價，根據(jù)報(bào)價情況確定成交供應(yīng)商。（五）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇：采購管理部門根據(jù)采購方式和采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，包括供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)協(xié)會推薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)情況等。根據(jù)資格審查結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)入采購程序。2.供應(yīng)商管理：采購管理部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、業(yè)績表現(xiàn)、合作情況等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、淘汰等處理。（六）采購合同簽訂采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：1.采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求；2.交貨時間、地點(diǎn)、方式；3.價格及付款方式；4.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法；5.違約責(zé)任；6.爭議解決方式等。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。（七）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購執(zhí)行：采購管理部門按照采購合同的約定，組織供應(yīng)商進(jìn)行采購物資或服務(wù)的供應(yīng)。在采購過程中，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.采購跟蹤：采購管理部門建立采購跟蹤機(jī)制，定期對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握采購物資或服務(wù)的供應(yīng)進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（八）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照采購合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購管理部門，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購款項(xiàng)的支付申請。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購管理部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，采購管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如：1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)采購過程的跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格采購物資或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。3.價格風(fēng)險(xiǎn)：建立價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格變化情況調(diào)整采購價格。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格合同簽訂流程，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購管理部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握風(fēng)險(xiǎn)變化情況。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)等級達(dá)到預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購活動的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性、效益性等方面。審計(jì)內(nèi)容包括采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使