PAGE檔案中心托管服務(wù)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案中心托管服務(wù)工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案中心提供托管服務(wù)的所有客戶檔案，包括但不限于企業(yè)檔案、政府部門檔案、事業(yè)單位檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程進(jìn)行檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量。3.高效服務(wù)原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，滿足客戶的檔案管理需求。二、檔案接收（一）接收準(zhǔn)備1.檔案中心應(yīng)提前與客戶溝通，明確檔案接收的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、種類等要求。2.準(zhǔn)備好檔案接收所需的設(shè)備和工具，如檔案箱、標(biāo)簽、登記表等。3.安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，確保接收工作的順利進(jìn)行。（二）檔案審核1.對客戶提交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核檔案的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在敏感信息。3.對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，要求客戶進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善。（三）檔案接收登記1.對審核通過的檔案進(jìn)行接收登記，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、接收時(shí)間等信息。2.為每一份檔案建立唯一的標(biāo)識，如檔案編號、條形碼等，以便于管理和查詢。3.將檔案接收登記信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對檔案進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理，使其符合檔案管理的要求。3.建立檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。（三）整理流程1.制定檔案整理計(jì)劃，明確整理的范圍、方法、步驟和時(shí)間要求。2.組織檔案整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.按照整理計(jì)劃進(jìn)行檔案整理工作，確保整理工作的質(zhì)量和進(jìn)度。4.對整理好的檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。四、檔案存儲（一）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案存儲應(yīng)避免陽光直射和有害氣體的侵蝕，防止檔案褪色、變質(zhì)和損壞。（二）存儲方式1.根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管期限等因素，選擇合適的存儲方式，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。2.對檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案存儲情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）存儲安全管理1.建立檔案存儲安全管理制度，明確安全管理責(zé)任和措施。2.加強(qiáng)對檔案存儲場所的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.定期對檔案存儲設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況，保障檔案的安全。五、檔案利用（一）利用申請1.客戶如需利用檔案，應(yīng)提前向檔案中心提交利用申請，說明利用的目的、范圍、時(shí)間等信息。2.檔案中心對客戶的利用申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知客戶利用的時(shí)間、地點(diǎn)和方式。（二）利用登記1.對客戶的檔案利用情況進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄利用的時(shí)間、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.要求利用人員在利用檔案時(shí)簽字確認(rèn)，確保檔案的安全和完整。（三）利用方式1.檔案中心為客戶提供檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案中心指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，逾期未還的應(yīng)及時(shí)催還。4.復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)過檔案中心的審批，確保復(fù)印內(nèi)容的合法性和準(zhǔn)確性。（四）利用監(jiān)督1.檔案中心應(yīng)加強(qiáng)對客戶檔案利用情況的監(jiān)督，防止利用過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。2.定期對客戶的檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)利用工作中存在的問題，及時(shí)改進(jìn)工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。2.以檔案的保存價(jià)值為依據(jù)，準(zhǔn)確判斷檔案的保管期限。3.充分考慮檔案的歷史、文化、科研等價(jià)值，確保有保存價(jià)值的檔案得到妥善保管。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家和相關(guān)人員組成。2.對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保管期限。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行鑒定。（三）鑒定流程1.制定檔案鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、方法、步驟和時(shí)間要求。2.組織檔案鑒定人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.按照鑒定計(jì)劃進(jìn)行檔案鑒定工作，形成鑒定意見。4.對鑒定意見進(jìn)行審核和審批，確定檔案的保管期限和銷毀清單。（四）銷毀程序1.對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照銷毀清單進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家和相關(guān)人員共同簽字確認(rèn)。4.對銷毀的檔案進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低管理成本，為公司/組織的決策提供支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，形成電子檔案。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化應(yīng)用1.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的日常管理工作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。2.通過檔案信息化系統(tǒng)為客戶提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，方便客戶利用檔案。（四）信息化培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用。2.提高檔案管理人員的信息化水平和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。八、檔案人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案管理工作的需要，配備足夠數(shù)量的檔案管理人員，包括檔案管理員、檔案整理員、檔案鑒定員等。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息化技術(shù)等方面。（三）人員考核1.建立檔案管理人員考核制度，對其工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰的依據(jù)。（四）人員獎(jiǎng)懲1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違