PAGE就業(yè)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)就業(yè)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于就業(yè)中心在開展就業(yè)服務(wù)、職業(yè)指導(dǎo)、就業(yè)援助、就業(yè)培訓(xùn)等各項工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：就業(yè)中心的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映就業(yè)中心的工作實際，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善就業(yè)中心檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理就業(yè)中心的各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂和上架。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)檢索。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好記錄。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和積累，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自查閱、借閱非本部門檔案。4.對本部門檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，并及時反饋給檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時催還到期借閱的檔案。4.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。5.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定和銷毀工作。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)服務(wù)類檔案：包括求職登記、就業(yè)推薦、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)失業(yè)登記等相關(guān)材料。2.職業(yè)指導(dǎo)類檔案：包括職業(yè)測評報告、職業(yè)指導(dǎo)記錄、職業(yè)規(guī)劃建議等。3.就業(yè)援助類檔案：包括就業(yè)困難人員認(rèn)定材料、援助措施記錄、幫扶成效評估等。4.就業(yè)培訓(xùn)類檔案：包括培訓(xùn)報名材料、培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核成績等。5.其他與就業(yè)工作相關(guān)的文件、資料、報表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對收集的檔案進(jìn)行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無效的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.裝訂：對零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和使用價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：包括就業(yè)中心的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.長期保管的檔案：保管期限為10年至50年，如就業(yè)服務(wù)記錄、職業(yè)指導(dǎo)檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年，如就業(yè)培訓(xùn)檔案、臨時性文件等。（四）保管要求1.定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量相符。2.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.就業(yè)中心內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)就業(yè)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案。3.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.就業(yè)中心內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外單位人員一般不允許借閱檔案，如因特殊情況確需借閱的，需持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)就業(yè)中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案。3.借閱人員在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.重復(fù)、無效的檔案。3.因保管不善，造成檔案損壞、霉變、蟲蛀等無法修復(fù)的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)就業(yè)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄檔案銷毀時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案清單等，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的就業(yè)中心檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)檢索。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。4.信息安全保障：采取必要的信息安全措施，保護(hù)檔案信息的安全，防止信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。