PAGE機(jī)關(guān)單位檔案交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門之間以及與外部單位進(jìn)行檔案交接的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案交接過(guò)程中，要確保所交接檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠，與實(shí)際工作情況相符。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋機(jī)關(guān)單位工作活動(dòng)的各個(gè)方面，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，分類科學(xué)合理，編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和利用。4.安全性原則：在檔案交接過(guò)程中，要采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）交接組織成立檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案交接工作，研究解決交接過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。（二）職責(zé)分工1.辦公室作為檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定檔案交接計(jì)劃，組織實(shí)施檔案交接工作。對(duì)交接的檔案進(jìn)行審核、整理、編目，確保檔案質(zhì)量符合要求。建立檔案交接臺(tái)賬，記錄交接時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、交接雙方等信息。負(fù)責(zé)與外部單位溝通協(xié)調(diào)檔案交接事宜，辦理相關(guān)手續(xù)。2.移交部門負(fù)責(zé)整理本部門應(yīng)移交的檔案，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。向接收部門介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和利用價(jià)值等情況。3.接收部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量狀況。按照規(guī)定的保管期限和分類要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)。三、檔案交接的范圍與內(nèi)容（一）交接范圍1.機(jī)關(guān)單位在履行職能過(guò)程中形成的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)檔案，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。3.機(jī)關(guān)單位的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。4.機(jī)關(guān)單位的電子檔案，如電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）交接內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括文件原件、復(fù)印件、底稿、附件等，應(yīng)確保字跡清晰、頁(yè)面完整、簽字蓋章齊全。2.電子檔案：應(yīng)保證數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，存儲(chǔ)格式符合要求，同時(shí)提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息。3.聲像檔案：照片應(yīng)配有文字說(shuō)明，錄音、錄像應(yīng)標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。4.檔案目錄：包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存儲(chǔ)位置。四、檔案交接的程序（一）準(zhǔn)備階段1.移交部門提前清理本部門的檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案齊全完整、分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間、密級(jí)等信息。3.準(zhǔn)備好檔案交接所需的場(chǎng)地、設(shè)備等，確保交接工作順利進(jìn)行。（二）交接階段1.移交部門與接收部門共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接。2.移交部門按照檔案移交清單，逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等，向接收部門介紹檔案的相關(guān)情況。3.接收部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通協(xié)商，要求其補(bǔ)充或更正。4.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份分別留存。交接清單應(yīng)注明交接時(shí)間、地點(diǎn)、交接雙方負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人等信息。（三）后續(xù)處理階段1.接收部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定的保管期限和分類要求進(jìn)行存放，確保檔案安全有序。2.辦公室對(duì)檔案交接情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保交接工作落實(shí)到位。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.對(duì)檔案交接過(guò)程中形成的文件材料，如交接清單、會(huì)議記錄等，按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。五、檔案交接的時(shí)間與期限（一）交接時(shí)間1.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門之間的檔案交接，原則上每年定期進(jìn)行一次，具體時(shí)間由辦公室根據(jù)工作安排確定。2.涉及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案交接。（二）保管期限1.機(jī)關(guān)單位檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.具體檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度執(zhí)行。六、檔案交接的質(zhì)量要求（一）紙質(zhì)檔案質(zhì)量要求1.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，無(wú)破損、褪色、霉變等現(xiàn)象。2.字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.檔案應(yīng)裝訂牢固，整齊美觀，便于查閱和保管。（二）電子檔案質(zhì)量要求1.數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確，無(wú)丟失、損壞、篡改等情況。2.存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定和本機(jī)關(guān)單位的要求，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.應(yīng)提供完整的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、作者、日期、來(lái)源等。（三）聲像檔案質(zhì)量要求1.照片應(yīng)圖像清晰，主題明確，文字說(shuō)明準(zhǔn)確。2.錄音、錄像應(yīng)聲音清晰、畫(huà)面完整，標(biāo)注信息準(zhǔn)確無(wú)誤。七、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接工作符合規(guī)定要求。2.辦公室定期對(duì)檔案交接情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案交接程序是否規(guī)范，交接手續(xù)是否齊全。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、質(zhì)量狀況是否符合要求。3.檔案的保管期限劃分是否正確，保管措施是否得當(dāng)。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問(wèn)題原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給辦公室。3.對(duì)整改不力的部門，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案交接的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案交接的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)交接過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密、工作秘密和商業(yè)秘密等予以保密。2.移交部門和接收部門應(yīng)對(duì)本部門保管的檔案信息安全負(fù)責(zé)，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.在檔案交接過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制交接場(chǎng)所人員、對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)包裝等。2.交接雙方應(yīng)對(duì)接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。（三）違規(guī)處理