PAGE太原檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的查閱管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過(guò)程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案查閱服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的合理利用。二、檔案查閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門。三、檔案查閱審批（一）審批權(quán)限1.一般性檔案查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要機(jī)密或特殊敏感檔案的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容審批人應(yīng)重點(diǎn)審查申請(qǐng)查閱檔案的目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱方式是否恰當(dāng)以及查閱時(shí)間是否符合要求等，確保檔案查閱活動(dòng)符合規(guī)定。四、檔案查閱實(shí)施（一）查閱地點(diǎn)檔案查閱原則上應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，以保證檔案的安全與管理秩序。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在查閱場(chǎng)所直接查閱檔案原件，但不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.復(fù)制查閱：對(duì)于因工作需要確實(shí)無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)查閱或需留存檔案資料的情況，經(jīng)檔案管理部門同意，可進(jìn)行復(fù)制查閱。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，但應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，不影響檔案原件的真實(shí)性和完整性。（三）查閱人員要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案及查閱設(shè)備。2.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過(guò)的查閱范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱方式。（四）查閱時(shí)間限制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率等因素，合理確定查閱時(shí)間，并告知申請(qǐng)人。一般情況下，查閱時(shí)間不得超過(guò)規(guī)定的期限，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。五、檔案查閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)表編號(hào)、申請(qǐng)人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間、查閱方式、審批意見(jiàn)、歸還時(shí)間等。（二）登記方式登記可采用紙質(zhì)臺(tái)賬或電子表格等形式進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。六、檔案歸還（一）歸還要求查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案原件完整無(wú)損、附件齊全、無(wú)涂改等情況。（二）歸還登記檔案管理部門在檔案歸還后，應(yīng)在查閱登記臺(tái)賬或系統(tǒng)中記錄檔案的歸還時(shí)間，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行自查，檢查查閱申請(qǐng)、審批、實(shí)施、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，對(duì)檔案查閱管理中存在的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案查閱保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所。2.對(duì)涉及機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，確保信息安全。3.查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。（二）違規(guī)處理對(duì)于違反檔案查閱保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。九、檔案查閱利用效果評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.查閱申請(qǐng)的合理性：評(píng)估查閱申請(qǐng)是否與工作實(shí)際需求相符。2.查閱效率：統(tǒng)計(jì)檔案查閱從申請(qǐng)到獲取所需信息的時(shí)間周期，評(píng)估查閱流程的便捷性和高效性。3.利用效果：分析檔案查閱對(duì)公司/組織各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用，如是否為決策提供了依據(jù)、是否解決了工作中的問(wèn)題等。（二）評(píng)估方式定期開(kāi)展檔案查閱利用效果評(píng)估工作，可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、與相關(guān)部門溝通等方式收集評(píng)估信息。（三）持續(xù)改進(jìn)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案查閱管理制度和流程，不斷提高檔案查閱管理水平和服務(wù)質(zhì)量。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組