PAGE企業(yè)檔案責任追究制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，明確檔案管理工作中各部門及人員的職責，規(guī)范檔案管理行為，特制定本責任追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的責任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保責任追究有法可依、有章可循。2.實事求是原則：以事實為依據(jù)，準確認定責任主體和責任程度，做到客觀公正。3.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過責任追究，達到教育員工、規(guī)范行為、促進檔案管理工作的目的。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定公司檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門的檔案工作，對檔案管理工作進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.明確專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責1.在檔案管理部門負責人的領(lǐng)導下，具體負責檔案管理的各項工作。2.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理的各項制度和流程。3.積極做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問題。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案形成與收集責任（一）文件材料形成要求1.公司各部門在工作活動中形成的文件材料，必須符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，內(nèi)容真實、準確、完整。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集責任1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人跟蹤收集，確保不遺漏。3.員工離職時，應(yīng)將個人保管的屬于公司的文件材料全部移交所在部門或檔案管理部門。四、檔案整理責任（一）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案管理標準和公司實際情況，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。2.各部門移交的檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行整理，做到分類科學、組卷合理、排列有序、編目準確。3.檔案整理應(yīng)保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理責任1.檔案管理人員負責對接收的檔案進行審核和整理，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回原部門重新整理。2.各部門整理檔案時，應(yīng)確保整理質(zhì)量，對整理過程中出現(xiàn)的問題負責及時整改。五、檔案保管責任（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）保管責任1.檔案管理人員對檔案保管過程中的安全負責，因保管不善導致檔案損壞、丟失、泄密等，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。2.檔案庫房管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。因違規(guī)操作導致檔案安全事故的，應(yīng)追究相關(guān)人員責任。3.各部門應(yīng)妥善保管本部門暫存的檔案，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。因部門保管不善導致檔案損壞、丟失的，由該部門承擔責任。六、檔案利用責任（一）利用要求1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）利用責任1.檔案利用申請人應(yīng)如實填寫查閱、借閱申請表，明確利用目的和范圍，對利用過程中造成的檔案損壞、丟失等負責。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對利用過程進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告。3.因檔案利用過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、泄密等，根據(jù)具體情況追究相關(guān)人員責任。七、檔案鑒定與銷毀責任（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀責任1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導審批。2.銷毀檔案應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字。4.因檔案鑒定和銷毀工作失誤，導致應(yīng)銷毀檔案未銷毀或不應(yīng)銷毀檔案被銷毀的，追究相關(guān)人員責任。八、責任追究方式（一）批評教育對違反檔案管理規(guī)定情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責令其改正錯誤行為。（二）警告對違反檔案管理規(guī)定，造成一定影響或損失的人員，給予警告處分，并要求其采取措施挽回損失。（三）罰款對違反檔案管理規(guī)定，導致檔案損壞、丟失、泄密等嚴重后果的人員，視情節(jié)輕重給予一定數(shù)額的罰款。（四）降職、撤職對違反檔案管理規(guī)定，給公司造成重大損失或惡劣影響的人員，給予降職或撤職處分。（五）解除勞動合同對違反檔案管理規(guī)定，嚴重違反公司紀律或法律法規(guī)，給公司造成不可挽回損失的人員，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。九、責任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)問題檔案管理部門或其他部門在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時進行調(diào)查核實。（二）提出意見根據(jù)調(diào)查核實情況，檔案管理部門提出責任追究意見，明確責任主體、責任事實和追究方式。（三）審核審批責任追究意見報公司領(lǐng)導審核審批，重大責任追究事項需經(jīng)公司辦公會研究決定。（四）實施追究根據(jù)公司領(lǐng)導的審批意見，由相關(guān)部門實施責