PAGE會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度范本一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。3.定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對(duì)某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表。4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司會(huì)計(jì)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。接收、整理、保管公司各部門移交的會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等整理工作。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。組織會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)徟髮?shí)施銷毀。2.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的會(huì)計(jì)資料信息。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的形成、積累、整理等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。3.各業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)計(jì)資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門。配合檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，按照規(guī)定提供相關(guān)資料。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔1.會(huì)計(jì)憑證整理與歸檔每月終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將本月的原始憑證進(jìn)行分類整理，按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，檢查附件是否齊全、順序是否正確。對(duì)記賬憑證進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，不得重號(hào)、漏號(hào)。將整理好的會(huì)計(jì)憑證，連同所附原始憑證，按照編號(hào)順序，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在會(huì)計(jì)憑證封面上，應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽名或蓋章。裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿整理與歸檔年度終了，各種會(huì)計(jì)賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，撤去賬夾，用線繩將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息。對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆開。在賬簿封面上，應(yīng)加蓋單位公章，并由記賬人員、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。整理后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理與歸檔年度終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理、裝訂。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等內(nèi)容，并依次編定頁(yè)數(shù)，加具封面，裝訂成冊(cè)。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面上，應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。整理后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料整理與歸檔銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。納稅申報(bào)表應(yīng)按年度整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，經(jīng)相關(guān)人員簽字后，裝訂成冊(cè)。其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。整理后的其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。五、會(huì)計(jì)檔案的保管1.保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書保管期限為永久。2.保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，異地存放。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱監(jiān)督，確保查閱過程的規(guī)范和安全。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并與借閱人員簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，不得擅自更改、銷毀會(huì)計(jì)檔案。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行。鑒定人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，對(duì)會(huì)計(jì)檔案是否仍有保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。2.銷毀程序?qū)M銷毀的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等簽署意見后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。保管期滿但未結(jié)清