PAGE學校扶貧檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范學校扶貧檔案的查閱行為，確保扶貧檔案的安全與完整，保障扶貧工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校涉及扶貧檔案查閱的所有部門、人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮扶貧檔案的作用，為學校扶貧工作決策、監(jiān)督檢查、經(jīng)驗總結(jié)等提供有力支持，方便合法利用者查閱檔案。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校扶貧檔案查閱制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校扶貧檔案，建立健全檔案管理制度和工作流程。3.負責對扶貧檔案查閱申請進行審核，確定查閱范圍、方式等。4.安排專人負責檔案查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查閱檔案，確保查閱工作有序進行。5.定期對扶貧檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）扶貧工作部門職責1.按照檔案管理部門要求，及時整理、移交本部門形成的扶貧檔案。2.根據(jù)工作需要，提出扶貧檔案查閱申請，明確查閱目的、范圍等。3.負責對本部門查閱檔案的人員進行管理和監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱制度。（三）查閱人員職責1.查閱人員應(yīng)如實填寫查閱申請表，明確查閱目的、范圍等內(nèi)容，并簽字確認。2.嚴格遵守檔案查閱制度，在規(guī)定的時間、地點查閱檔案，不得擅自擴大查閱范圍。3.愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、損壞檔案。4.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查閱申請與審批（一）申請1.本校內(nèi)部各部門因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫《學校扶貧檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人簽字并加蓋部門公章。2.校外單位或個人因特殊原因需要查閱本校扶貧檔案的，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍、時間等，并提供有效身份證明。申請函應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門或單位負責人簽字并加蓋公章。（二）審批1.檔案管理部門收到查閱申請表或申請函后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當、查閱范圍是否合理、查閱時間是否符合要求等。2.對于本校內(nèi)部部門的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核。審核通過的，予以批準；審核不通過的，應(yīng)向申請部門說明理由。3.對于校外單位或個人的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成初審，并報學校分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導批準后，檔案管理部門方可辦理查閱手續(xù)。四、檔案查閱方式與程序（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可到檔案管理部門指定的查閱場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱扶貧檔案。2.復制查閱：對于確需復制的檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定填寫《學校扶貧檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核批準后，由檔案管理人員代為復制。復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“復制件”字樣。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準的申請表或申請函到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)核對查閱人員身份，并根據(jù)批準的查閱范圍提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得將檔案帶出查閱場所。如需在查閱場所外使用檔案，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時告知檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)做好記錄，并及時采取措施進行處理。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《學校扶貧檔案查閱登記表》上簽字確認。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完整、有無損壞等情況，如有問題應(yīng)及時與查閱人員核實。五、檔案查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.本校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱本部門形成的扶貧檔案以及與本部門工作相關(guān)的其他扶貧檔案。2.校外單位或個人因開展扶貧工作研究、項目合作、監(jiān)督檢查等需要，經(jīng)學校批準，可查閱與本校扶貧工作相關(guān)的部分檔案。查閱范圍應(yīng)嚴格按照批準的申請內(nèi)容執(zhí)行。（二）查閱限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的扶貧檔案，未經(jīng)相關(guān)部門批準，不得查閱。2.正在辦理的扶貧項目檔案，在項目未結(jié)束前，查閱范圍應(yīng)嚴格控制，防止影響項目正常推進。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況，合理確定查閱范圍，對于不宜查閱的檔案，應(yīng)向查閱人員說明理由。六、檔案查閱安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)提供安全、整潔、安靜的查閱場所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保查閱人員能夠正常查閱檔案。2.查閱場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。3.檔案管理人員應(yīng)定期對查閱場所進行檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運行，環(huán)境安全可靠。（二）保密措施1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在查閱過程中，如需記錄檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并使用檔案管理部門提供的記錄工具。2.檔案管理人員應(yīng)對查閱人員進行保密教育，提醒查閱人員注意保護檔案信息安全。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取特殊的保管和查閱措施。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得將檔案內(nèi)容告知他人或用于其他非查閱目的。如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取措施進行補救。七、檔案查閱登記與統(tǒng)計（一）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《學校扶貧檔案查閱登記表》，對每一次檔案查閱情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、查閱范圍、查閱方式、檔案名稱及數(shù)量等。2.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)在查閱登記表上簽字確認。檔案管理人員應(yīng)及時更新查閱登記表，確保記錄準確、完整。（二）查閱統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對扶貧檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，形成查閱統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)包括查閱部門、查閱人員、查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息。2.通過查閱統(tǒng)計分析，總結(jié)扶貧檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)查閱頻率較高的檔案或問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。八、檔案查閱監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校紀檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對扶貧檔案查閱制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案查閱工作合法合規(guī)、安全有序。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案查閱過程的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于違反檔案查閱制度的行為，應(yīng)及時進行處理，并記錄在案。（二）考核評價1.將扶貧檔案查閱制度執(zhí)行情況納入學校各部門年度考核內(nèi)容，對檔案查閱工作規(guī)范、利用效果好的部門給予表彰和獎勵。2.對于違反檔案查閱制度，造成檔案安全事故或信息泄露等不良后果的