PAGE機(jī)關(guān)檔案移交接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動中形成的、具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案移交接收工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交接收工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：應(yīng)保證移交接收的檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動的全過程。3.及時(shí)高效原則：檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行接收和整理，提高工作效率。4.安全保密原則：在檔案移交接收過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案移交（一）移交主體本機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)將本部門在工作活動中形成的檔案向機(jī)關(guān)檔案管理部門移交。（二）移交范圍1.文書檔案：包括各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：如本機(jī)關(guān)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.科技檔案：涉及機(jī)關(guān)科研、工程建設(shè)等方面的圖紙、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。4.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄機(jī)關(guān)重要活動和事件的資料。6.電子檔案：以電子形式存在的各類文件和數(shù)據(jù)。（三）移交時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年向檔案管理部門移交上一年度形成的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或任務(wù)完成后[X]個(gè)月內(nèi)移交。3.會計(jì)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行移交。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時(shí)整理并移交，最遲不超過[X]個(gè)月。5.電子檔案應(yīng)定期與紙質(zhì)檔案同步移交，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要另行確定移交時(shí)間，但應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（四）移交要求1.整理規(guī)范：移交的檔案應(yīng)按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.質(zhì)量合格：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.編制清單：移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息，并一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。4.交接手續(xù)：移交時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清單進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)，核對無誤后辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括移交清單簽字、交接日期、交接人等信息。三、檔案接收（一）接收主體機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案。（二）接收流程1.審核清單：檔案管理部門收到移交清單后，應(yīng)及時(shí)對清單內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查移交檔案的范圍、數(shù)量、整理質(zhì)量等是否符合要求。2.現(xiàn)場清點(diǎn)：根據(jù)移交清單，對移交的檔案進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)，核對檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等是否與清單一致。3.質(zhì)量檢查：對接收的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改。4.辦理接收手續(xù)：經(jīng)審核和清點(diǎn)無誤后，檔案管理部門在移交清單上簽字確認(rèn)，并辦理接收手續(xù)。接收手續(xù)應(yīng)包括接收日期、接收人等信息。（三）特殊情況處理1.如移交的檔案存在質(zhì)量問題或不符合移交要求，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向移交部門提出整改意見，移交部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，整改合格后重新移交。2.對于因特殊原因無法按時(shí)移交的檔案，移交部門應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并提交書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長移交時(shí)間。3.如在接收過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞情況，應(yīng)立即查明原因，并由責(zé)任部門負(fù)責(zé)采取補(bǔ)救措施。如造成損失的，應(yīng)依法追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。四、檔案整理與保管（一）整理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案對檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保檔案分類科學(xué)、排列有序。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲和管理，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.對聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并按照規(guī)定進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件，確保檔案的質(zhì)量不受影響。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案利用規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會需求為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等依法查閱、調(diào)取本機(jī)關(guān)檔案。（三）利用程序1.申請：利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)利用范圍和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，并按時(shí)歸還。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并由利用者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）特殊情況處理1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息安全。2.如利用者在檔案利用過程中違反規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)停止其利用，并依法追究相關(guān)責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體本機(jī)關(guān)設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案移交接收及管理利用工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.檔案移交接收工作是否符合規(guī)定的程序和要求。2.檔案整理、保管工作是否規(guī)范，檔案質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案利用工作是否依法依規(guī)進(jìn)行，利用手續(xù)是否齊全。4.檔案管理部門的各項(xiàng)制度執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督小組定期對檔案工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案移交接收、整理保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案工作中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改