PAGE就業(yè)檔案工作管理制度一、總則（一）目的為了加強公司就業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理，確保就業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工就業(yè)檔案的管理，包括入職檔案、離職檔案以及在職期間涉及的各類與就業(yè)相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的就業(yè)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程。二、就業(yè)檔案的內(nèi)容（一）入職檔案1.個人簡歷：包括教育背景、工作經(jīng)歷、技能證書等。2.身份證復(fù)印件。3.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。4.職業(yè)資格證書復(fù)印件。5.勞動合同。6.入職申請表。7.體檢報告。8.其他相關(guān)材料。（二）離職檔案1.離職申請表。2.離職交接清單。3.工作交接記錄。4.離職審計報告（如有）。5.其他與離職相關(guān)的材料。（三）在職期間檔案1.績效考核記錄。2.培訓(xùn)記錄。3.獎懲記錄。4.崗位變動記錄。5.薪資調(diào)整記錄。6.其他反映員工工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展的材料。三、就業(yè)檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)在員工入職、離職及在職期間及時收集相關(guān)檔案資料。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，按時提供員工的各類檔案材料。3.員工本人應(yīng)如實提供個人檔案所需材料，并確保材料的真實性。（二）整理1.人力資源部門對收集到的檔案資料進行分類整理。2.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案資料進行核對，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面注明檔案類別、編號、員工姓名等信息。四、就業(yè)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的就業(yè)檔案應(yīng)及時歸檔，建立檔案目錄，便于查詢和管理。2.檔案應(yīng)按照不同類別分別存放，如入職檔案、離職檔案、在職期間檔案等。3.設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜，確保檔案存放安全、有序。（二）保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀檔案。五、就業(yè)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱就業(yè)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到人力資源部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱就業(yè)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并處理。六就業(yè)檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.涉及員工個人隱私的檔案信息，應(yīng)采取必要的保密措施。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸員工檔案信息。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報警器等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露。七、就業(yè)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的。2.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、就業(yè)檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立就業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入電子檔案系統(tǒng)。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理和利用。（二）數(shù)據(jù)維護與安全1.定期對電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.對電子檔案系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對就業(yè)檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對就業(yè)檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、勞動監(jiān)察部