PAGE檔案資料安全檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料的安全管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，特制定本安全檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理過程中的安全檢查工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全安全檢查機制，提前發(fā)現(xiàn)并消除檔案資料安全隱患，防止安全事故的發(fā)生。2.全面覆蓋原則對公司各類檔案資料的收集、整理、存儲、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)進行全面檢查，確保無遺漏。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案資料安全檢查工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.及時整改原則對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，明確整改要求和期限，確保問題得到有效解決。二、安全檢查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案資料安全檢查計劃，并組織實施。2.定期對檔案資料的存儲環(huán)境、保管狀況等進行檢查，確保檔案資料的安全存放。3.對檔案資料的借閱、歸還等利用環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，防止檔案資料丟失、損壞或泄密。4.配合公司內(nèi)部審計、紀檢等部門對檔案資料安全情況進行專項檢查。5.負責(zé)對檔案資料安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄、分析，并提出整改建議。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案資料的日常整理和保管，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期對本部門檔案資料進行自查，并及時整改存在的問題。3.在檔案資料的形成、移交過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。4.配合檔案管理部門做好檔案資料安全檢查工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工個人職責(zé)1.嚴格遵守公司檔案資料安全管理制度，妥善保管個人使用的檔案資料。2.在檔案資料的使用過程中，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，防止檔案資料的損壞、丟失或泄密。3.發(fā)現(xiàn)檔案資料安全問題時，及時向所在部門或檔案管理部門報告。三、安全檢查內(nèi)容（一）檔案資料實體檢查1.檔案資料的完整性檢查檢查檔案資料是否齊全，有無缺頁、漏件等情況。2.檔案資料的準(zhǔn)確性檢查核對檔案資料的內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。3.檔案資料的保管狀況檢查查看檔案資料的裝訂是否牢固，字跡是否清晰，有無褪色、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。4.檔案資料的存儲環(huán)境檢查檢查檔案庫房的溫度、濕度是否符合要求，通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否完好。（二）檔案資料信息安全檢查1.檔案資料的保密性檢查檢查檔案資料的查閱、借閱權(quán)限是否符合規(guī)定，有無未經(jīng)授權(quán)查閱、借閱檔案資料的情況。2.檔案資料的電子信息安全檢查對電子檔案資料的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進行檢查，確保電子檔案資料的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.檔案資料的備份與恢復(fù)檢查檢查檔案資料備份制度的執(zhí)行情況，備份數(shù)據(jù)是否完整、可用，能否在規(guī)定時間內(nèi)進行恢復(fù)。（三）檔案資料管理制度執(zhí)行情況檢查1.檔案資料收集、整理、歸檔制度執(zhí)行情況檢查檢查各部門是否按照規(guī)定及時收集、整理檔案資料，并按時歸檔。2.檔案資料借閱、歸還制度執(zhí)行情況檢查查看檔案資料借閱登記是否完整，借閱手續(xù)是否齊全，歸還檔案資料是否及時、完整。3.檔案資料銷毀制度執(zhí)行情況檢查檢查檔案資料銷毀審批手續(xù)是否完備，銷毀過程是否符合規(guī)定，銷毀記錄是否完整。四、安全檢查方式（一）定期檢查1.檔案管理部門每月組織一次全面的檔案資料安全檢查，對檔案資料的實體狀況、信息安全及管理制度執(zhí)行情況進行檢查。2.各部門每季度對本部門檔案資料進行一次自查，并將自查情況書面報告檔案管理部門。（二）不定期檢查1.根據(jù)公司實際情況，檔案管理部門可隨時組織不定期的專項安全檢查，如針對特定檔案資料、特定環(huán)節(jié)或特定時期的安全檢查。2.對上級主管部門、政府監(jiān)管部門要求的專項檢查，應(yīng)及時組織實施，并按要求報送檢查結(jié)果。（三）節(jié)假日及重大活動前檢查在節(jié)假日及公司重大活動前，檔案管理部門應(yīng)組織對檔案資料進行安全檢查，確保檔案資料在特殊時期的安全。五、安全檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案根據(jù)檢查目的、范圍和要求，制定詳細的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、人員分工及時間安排等。2.準(zhǔn)備檢查工具和表格準(zhǔn)備好檢查所需工具，如溫濕度計、手電筒等，并設(shè)計制作相關(guān)檢查表格，如檔案資料檢查表、電子檔案信息安全檢查表等。3.通知被檢查部門提前通知被檢查部門檢查時間、內(nèi)容和要求，以便其做好準(zhǔn)備工作。（二）實施檢查1.聽取匯報檢查人員聽取被檢查部門關(guān)于檔案資料安全管理工作的匯報，了解檔案資料的基本情況和安全管理措施的執(zhí)行情況。2.實地查看檢查人員按照檢查方案，對檔案資料存儲場所、保管狀況、信息系統(tǒng)等進行實地查看，查閱相關(guān)檔案資料和記錄。3.抽樣檢查對部分檔案資料進行抽樣檢查，核實檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性等情況。4.數(shù)據(jù)檢測對電子檔案資料進行數(shù)據(jù)檢測，檢查其存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性。（三）檢查記錄1.檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，詳細記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的問題、存在問題的部門或環(huán)節(jié)、問題的具體情況及相關(guān)證據(jù)等。2.檢查記錄應(yīng)采用書面形式，并由檢查人員簽字確認。（四）結(jié)果反饋1.檢查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時整理檢查結(jié)果，形成檢查報告。2.將檢查報告反饋給被檢查部門，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行通報，并提出整改要求和期限。（五）整改跟蹤1.被檢查部門應(yīng)根據(jù)檢查報告中提出的整改要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)。2.檔案管理部門負責(zé)對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位。對整改不力的部門，應(yīng)進行督促和問責(zé)。六、安全檢查結(jié)果處理（一）問題分類1.一般問題對檔案資料安全管理影響較小，能夠立即整改的問題，如檔案資料裝訂不規(guī)范、存儲環(huán)境溫濕度稍有異常等。2.重要問題對檔案資料安全管理有一定影響，需要采取措施進行整改的問題，如部分檔案資料內(nèi)容不準(zhǔn)確、電子檔案信息存在安全隱患等。3.重大問題對檔案資料安全管理構(gòu)成嚴重威脅，可能導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞或泄密的問題，如檔案庫房消防設(shè)施損壞、檔案資料被非法篡改等。（二）整改措施1.對于一般問題，被檢查部門應(yīng)立即進行整改，整改情況報檔案管理部門備案。2.對于重要問題，被檢查部門應(yīng)制定詳細的整改計劃，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。整改完成后，提交整改報告，由檔案管理部門組織驗收。3.對于重大問題，被檢查部門應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，防止問題進一步惡化，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，制定全面的整改方案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實施。整改完成后，由公司組織相關(guān)部門進行驗收。（三）責(zé)任追究1.對因工作失誤、失職等原因?qū)е聶n案資料安全問題的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。2.對違反檔案資料安全管理制度，造成檔案資料丟失、損壞或泄密的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案資料安全檢查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案資料安全管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)部門代表為成員。監(jiān)督小組負責(zé)對檔案資料安全檢查制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期聽取檔案資料安全管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決安全管理工作中的重大問題。2.檔案管理部門定期向監(jiān)督小組匯報檔案資料安全檢查工作情況，接受監(jiān)督小組的指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）考核辦法1.將檔案資料安全檢查工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工在檔案資料安全管理方面的工作表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案資料安全檢查制度的執(zhí)行情況、問題整改