PAGE檔案室借閱制度6一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案室檔案資料的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)時(shí)對(duì)檔案室檔案資料的借閱。3.基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、限時(shí)歸還、保守機(jī)密的原則。借閱者必須遵守本制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。二、檔案借閱范圍1.業(yè)務(wù)檔案包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、招投標(biāo)文件、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的檔案資料。2.行政檔案涵蓋公司行政文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等各類行政事務(wù)性檔案。3.財(cái)務(wù)檔案主要有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案，但涉及財(cái)務(wù)機(jī)密部分的借閱需遵循更嚴(yán)格的審批流程。4.其他檔案如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、技術(shù)資料等其他具有保存價(jià)值的檔案資料。三、借閱申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程借閱者需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。申請(qǐng)表應(yīng)提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后再提交至檔案室負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審。2.審批權(quán)限一般性檔案資料的借閱，由檔案室負(fù)責(zé)人審批即可。涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息或多部門聯(lián)合查閱的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)檔案的借閱，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。3.審批時(shí)間檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。對(duì)于緊急借閱需求，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)，特殊情況需向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后及時(shí)反饋。四、借閱期限與歸還1.借閱期限一般檔案資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案室提出延期申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日，確因工作需要延長(zhǎng)的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。財(cái)務(wù)檔案的借閱期限嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，一般為[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.歸還要求借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還所借檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借閱者應(yīng)確保檔案資料完整無(wú)缺，如有破損、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室說(shuō)明并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。五、借閱方式與限制1.借閱方式檔案原則上僅限在檔案室查閱。如需借出檔案室，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借出手續(xù)。對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，一般不允許借出檔案室，如確有必要借出，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。2.借閱限制同一時(shí)間內(nèi)，同一檔案資料只能由一人借閱（特殊情況需多人借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）。借閱者不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換檔案材料。嚴(yán)禁利用所借檔案從事與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案查閱規(guī)定1.查閱要求借閱者在檔案室查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。查閱過(guò)程中如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印和摘錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。2.查閱登記檔案室應(yīng)建立《檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱者姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。查閱結(jié)束后，查閱者應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案保密與安全1.保密責(zé)任所有參與檔案管理和借閱的人員都有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的檔案，更要加強(qiáng)保密管理。2.安全措施檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全保存。借閱者在借閱過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案安全，不得擅自將檔案帶出檔案室規(guī)定的安全區(qū)域。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案室的檔案借閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查借閱審批流程是否規(guī)范、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的借閱行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：對(duì)于一般性違規(guī)行為，如未按時(shí)歸還檔案、擅自復(fù)印檔案等，給予警告，并責(zé)令限期改正。對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露檔案機(jī)密、擅自涂改或損毀檔案等，除責(zé)令賠償損失外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。九、附則