PAGE機(jī)關(guān)檔案材料銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，規(guī)范檔案材料銷(xiāo)毀工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案材料的銷(xiāo)毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案材料銷(xiāo)毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程合法合規(guī)。2.安全保密原則：在銷(xiāo)毀過(guò)程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。3.嚴(yán)格審批原則：檔案材料銷(xiāo)毀需經(jīng)嚴(yán)格的審批程序，確保銷(xiāo)毀工作的必要性和準(zhǔn)確性。二、檔案材料鑒定（一）鑒定組織成立檔案材料鑒定小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿(mǎn)：根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案材料進(jìn)行鑒定。2.失去保存價(jià)值：檔案材料已不具備現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，如已完成的階段性工作文件、臨時(shí)性文件等。3.重復(fù)文件：內(nèi)容相同或相近，且已留存更具權(quán)威性或完整性版本的文件。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)庫(kù)存檔案材料進(jìn)行初步篩選，列出擬銷(xiāo)毀清單。2.小組審議：鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀清單進(jìn)行審議，逐份審查檔案材料，確定是否符合銷(xiāo)毀條件。3.形成鑒定意見(jiàn)：經(jīng)鑒定小組討論后，形成檔案材料鑒定意見(jiàn)，明確哪些檔案材料可以銷(xiāo)毀，哪些需要繼續(xù)保存。三、銷(xiāo)毀審批（一）審批流程1.部門(mén)申請(qǐng)：檔案材料擬銷(xiāo)毀部門(mén)填寫(xiě)《檔案材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案材料的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限以及銷(xiāo)毀原因等。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容屬實(shí)，同意銷(xiāo)毀的，簽署審核意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)審查：檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表及擬銷(xiāo)毀檔案材料進(jìn)行審查，核實(shí)鑒定意見(jiàn)的準(zhǔn)確性，審查無(wú)誤后簽署意見(jiàn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（二）特殊情況處理對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案材料，如需銷(xiāo)毀，必須按照相關(guān)保密規(guī)定，經(jīng)保密工作部門(mén)審核同意后，報(bào)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、銷(xiāo)毀實(shí)施（一）銷(xiāo)毀方式1.焚毀：對(duì)于紙質(zhì)檔案材料，采用焚毀方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。焚毀應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保檔案材料完全燃燒，不留殘?jiān)?.粉碎：對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理粉碎處理。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)；物理粉碎可采用硬盤(pán)粉碎機(jī)等設(shè)備，將存儲(chǔ)介質(zhì)徹底破壞。3.其他方式：根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和特點(diǎn)，經(jīng)審批后可采用其他安全有效的銷(xiāo)毀方式，如化學(xué)銷(xiāo)毀等。（二）銷(xiāo)毀記錄1.銷(xiāo)毀清單：在銷(xiāo)毀前，檔案管理人員應(yīng)編制詳細(xì)的《檔案材料銷(xiāo)毀清單》，記錄銷(xiāo)毀檔案材料的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。2.銷(xiāo)毀過(guò)程記錄：對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行全程記錄，可采用拍照、錄像等方式，記錄銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)情況、銷(xiāo)毀設(shè)備運(yùn)行情況等。3.簽字確認(rèn)：銷(xiāo)毀工作完成后，銷(xiāo)毀人員、監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單和銷(xiāo)毀過(guò)程記錄上簽字確認(rèn)，確保銷(xiāo)毀工作真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）監(jiān)銷(xiāo)人員職責(zé)1.監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程：監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)全程監(jiān)督檔案材料的銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀方式符合要求，銷(xiāo)毀工作安全、有序進(jìn)行。2.檢查銷(xiāo)毀結(jié)果：銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀結(jié)果進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料已被徹底銷(xiāo)毀，無(wú)殘留信息。3.出具監(jiān)銷(xiāo)報(bào)告：監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，出具《檔案材料銷(xiāo)毀監(jiān)銷(xiāo)報(bào)告》，報(bào)告銷(xiāo)毀工作的基本情況、銷(xiāo)毀過(guò)程及結(jié)果等。五、檔案材料處置后的管理（一）檔案信息備份對(duì)于重要檔案材料，在銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行電子備份或縮微復(fù)制等處理，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查考利用。（二）銷(xiāo)毀檔案的標(biāo)識(shí)已銷(xiāo)毀的檔案材料應(yīng)在原檔案目錄、檢索工具等相關(guān)記錄中注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并標(biāo)注銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。（三）檔案銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)與報(bào)告檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案材料銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成《檔案材料銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)檔案管理部門(mén)。統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括銷(xiāo)毀檔案材料的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案材料銷(xiāo)毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查銷(xiāo)毀審批程序是否合規(guī)、銷(xiāo)毀過(guò)程是否符合要求、銷(xiāo)毀記錄是否完整等。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)重要檔案材料銷(xiāo)毀或在特定時(shí)期，可開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保銷(xiāo)毀工作的準(zhǔn)確性和安全性。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)檔案管理部門(mén)、保密工作部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題和意見(jiàn)及時(shí)整改落實(shí)。（三）責(zé)任追究對(duì)違反檔案材料銷(xiāo)毀制度，造成檔案信息泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案材料銷(xiāo)毀制度培訓(xùn)，提高檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.專(zhuān)題培訓(xùn)：針對(duì)新出臺(tái)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或檔案銷(xiāo)毀工作中的重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，確保相關(guān)人員準(zhǔn)確掌握制度要求和操作規(guī)范。（二）宣傳通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作會(huì)議等形式，廣泛宣傳檔案材料銷(xiāo)毀制度，