PAGE電子檔案定期清理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的電子檔案的定期清理工作。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.定期清理：按照規(guī)定的時間間隔和標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案進(jìn)行檢查、鑒定、處置等工作，以確保電子檔案的質(zhì)量和有效性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案定期清理制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的電子檔案定期清理工作。負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲、備份和維護(hù)，確保電子檔案的安全。對清理后的電子檔案進(jìn)行鑒定，確定其保存期限和處置方式。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集、整理和初步鑒定，按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交需清理的電子檔案。配合檔案管理部門開展電子檔案定期清理工作，提供必要的信息和協(xié)助。負(fù)責(zé)本部門留存電子檔案的日常管理和維護(hù)，確保其安全和完整。二、清理周期（一）年度清理每年[具體時間]，各部門對本部門上一年度形成的電子檔案進(jìn)行全面清理。（二）階段性清理根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需要，適時開展階段性電子檔案清理工作，清理范圍和時間由檔案管理部門另行通知。三、清理標(biāo)準(zhǔn)（一）文件完整性1.檢查電子檔案是否齊全，包括文件的正文、附件、簽署頁等。2.確保電子檔案的格式正確，能夠正常打開和讀取，不存在損壞或丟失數(shù)據(jù)的情況。（二）文件關(guān)聯(lián)性1.核對電子檔案與相關(guān)業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性，確保檔案能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)過程和結(jié)果。2.檢查電子檔案之間的邏輯關(guān)系，如文件的順序、層次是否合理，相互之間是否存在矛盾或重復(fù)。（三）文件時效性1.對于時效性較強(qiáng)的電子檔案，如合同、協(xié)議、通知等，檢查其是否已超過有效期或失去效力。2.關(guān)注法律法規(guī)、政策等變化對電子檔案的影響，及時清理不再適用的檔案。（四）文件準(zhǔn)確性1.審核電子檔案的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實可靠。2.檢查電子檔案中的文字表述、數(shù)字計算、圖表繪制等是否符合規(guī)范和要求。（五）文件保密性1.根據(jù)公司保密制度，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查。2.確保電子檔案的存儲、傳輸和使用過程符合保密要求，防止信息泄露。四、清理流程（一）部門自查1.各部門按照清理標(biāo)準(zhǔn)，對本部門的電子檔案進(jìn)行自查。2.清理人員對電子檔案進(jìn)行逐一核對，填寫《電子檔案清理自查表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、形成時間、內(nèi)容摘要、保存期限、清理意見等信息。3.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案不完整、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、時效性過期等，及時進(jìn)行補(bǔ)充、調(diào)整或刪除。（二）部門移交1.各部門完成自查后[具體時間]，將需清理的電子檔案及《電子檔案清理自查表》一并移交至檔案管理部門。2.移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容和載體的完整性。（三）集中鑒定1.檔案管理部門收到各部門移交的電子檔案后，組織專業(yè)人員進(jìn)行集中鑒定。2.鑒定人員根據(jù)檔案的價值和保存期限，對電子檔案進(jìn)行分類、標(biāo)注，并在《電子檔案清理自查表》上簽署鑒定意見。3.對于鑒定后確定為無保存價值的電子檔案，填寫《電子檔案銷毀審批表》，提出銷毀意見。（四）審批銷毀1.《電子檔案銷毀審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序和方式對無保存價值的電子檔案進(jìn)行銷毀。（五）長期保存檔案整理1.對于鑒定后確定為需要長期保存的電子檔案，檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和優(yōu)化。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對長期保存檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全的檔案檢索體系，方便查詢和利用。（六）備份與存儲1.對長期保存的電子檔案進(jìn)行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲于不同的物理位置。2.確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的檢查和恢復(fù)測試。3.電子檔案應(yīng)存儲于安全可靠的存儲設(shè)備和系統(tǒng)中，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。五、清理記錄與統(tǒng)計（一）清理記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次電子檔案定期清理工作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清理時間、清理范圍、清理人員、清理結(jié)果等信息。2.清理記錄應(yīng)形成電子文檔和紙質(zhì)文檔，妥善保存，以備查閱。（二）統(tǒng)計分析1.定期對電子檔案清理情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如檔案數(shù)量變化、保存期限分布、清理原因分析等。2.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，總結(jié)電子檔案管理中存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善電子檔案管理工作。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的電子檔案定期清理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保清理工作按照制度要求認(rèn)真執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括清理工作的組織實施情況、清理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、清理記錄的完整性等。（二）考核評價1.將電子檔案定期清理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括檔案清理的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，以及檔案管理工作的規(guī)范性等。3.對在電子檔案定期清理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、造成檔案管理混亂的部門和個人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門定期組織電子檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對電子檔案定期清理制度的認(rèn)識和理解，掌握電子檔案管理的基本知識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電子檔案的定義、分類、整理、存儲、利用，以及定期清理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳電子檔案定期清理制度的重要性