PAGE公司檔案處罰制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的正常開展，特制定本處罰制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的外部人員在涉及公司檔案管理工作中的行為規(guī)范與處罰。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：對違規(guī)行為的認定和處罰應基于客觀事實，做到公平、公正。3.教育與處罰相結(jié)合原則：以教育為主，處罰為輔，引導員工自覺遵守檔案管理制度。二、檔案管理職責與違規(guī)界定（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）違規(guī)行為界定1.檔案收集過程中的違規(guī)行為未及時收集應歸檔的文件材料，導致文件丟失或延誤歸檔。故意隱瞞、截留重要文件材料，不移交檔案管理部門。2.檔案整理過程中的違規(guī)行為對文件材料進行隨意涂改、偽造，破壞檔案的真實性。未按照規(guī)定的分類標準和方法進行整理，導致檔案混亂無序。3.檔案歸檔過程中的違規(guī)行為未按時將整理好的檔案移交檔案管理部門，拖延歸檔時間。歸檔文件材料不齊全、不完整，影響檔案質(zhì)量。4.檔案保管過程中的違規(guī)行為未妥善保管檔案，造成檔案損壞、丟失、泄密等情況。違反檔案庫房管理制度，如在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人，未履行審批手續(xù)。5.檔案利用過程中的違規(guī)行為未經(jīng)授權(quán)查閱、借閱檔案，或查閱、借閱檔案時未按規(guī)定登記。利用檔案進行違法活動，或泄露檔案內(nèi)容給無關人員。擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容，未按規(guī)定辦理手續(xù)。三、處罰措施（一）警告1.適用情形初次違反檔案管理制度，情節(jié)較輕，未造成嚴重后果的。及時糾正違規(guī)行為，未對檔案管理工作造成實質(zhì)性影響。2.處罰方式由檔案管理部門發(fā)出書面警告，責令其限期改正。在公司內(nèi)部進行通報批評，提醒全體員工引以為戒。（二）罰款1.適用情形多次違反檔案管理制度，經(jīng)警告后仍不改正的。違規(guī)行為造成一定損失或不良影響，但尚未達到嚴重程度的。2.處罰標準根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，處以[X]元至[X]元的罰款。罰款從員工當月工資中扣除。（三）降職或降薪1.適用情形違規(guī)行為導致檔案管理工作出現(xiàn)重大失誤，給公司造成較大損失的。嚴重違反檔案管理制度，且態(tài)度惡劣，拒不配合整改的。2.處罰方式給予降職處理，調(diào)整其崗位和薪酬待遇。降職幅度根據(jù)具體情況確定，降薪比例為原工資的[X]%至[X]%。（四）辭退1.適用情形違規(guī)行為給公司造成重大損失，后果極其嚴重的。故意違反檔案管理制度，情節(jié)惡劣，嚴重損害公司利益的。因檔案管理違規(guī)行為導致公司面臨法律風險，造成嚴重負面影響的。2.處罰方式立即解除勞動合同，公司不支付任何經(jīng)濟補償。對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司保留依法追究其法律責任的權(quán)利。（五）外部人員處罰1.對于與公司有業(yè)務往來的外部人員，如供應商、合作伙伴等，在涉及公司檔案管理工作中出現(xiàn)違規(guī)行為的，參照上述處罰措施進行處理。2.情節(jié)嚴重的，除給予相應處罰外，公司有權(quán)終止與其業(yè)務合作關系，并要求其承擔因違規(guī)行為給公司造成的損失。四、處罰程序（一）違規(guī)行為發(fā)現(xiàn)與報告1.檔案管理部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)員工或外部人員存在檔案管理違規(guī)行為，應及時記錄并進行初步調(diào)查。2.其他部門或員工發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，應及時向檔案管理部門報告，提供相關線索和證據(jù)。（二）調(diào)查與核實1.檔案管理部門接到報告后，應成立調(diào)查小組，對違規(guī)行為進行深入調(diào)查。2.調(diào)查小組通過查閱相關文件、記錄，詢問當事人及證人等方式，收集證據(jù)，核實違規(guī)行為的事實和情節(jié)。（三）告知與申辯1.在作出處罰決定前，檔案管理部門應向被調(diào)查人發(fā)出書面告知書，告知其違規(guī)行為的事實、擬處罰措施及理由。2.被調(diào)查人有權(quán)在規(guī)定時間內(nèi)進行申辯，提交書面申辯材料或進行口頭陳述。檔案管理部門應認真聽取其申辯意見，并進行核實。（四）處罰決定1.檔案管理部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果和申辯情況，綜合考慮違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)及后果，作出處罰決定。2.處罰決定應以書面形式通知被處罰人，并送達所在部門。處罰決定應明確處罰種類、執(zhí)行期限等內(nèi)容。（五）申訴與復查1.被處罰人如對處罰決定不服，可在接到處罰通知之日起[X]個工作日內(nèi)，向公司人力資源部門提出申訴。2.人力資源部門應在接到申訴后[X]個工作日內(nèi)，組織相關部門進行復查。復查結(jié)果應及時反饋給申訴人。若復查后維持原處罰決定，申訴人應接受處罰；若復查后變更處罰決定，應按照新的處罰決定執(zhí)行。五、附則