PAGE高校人事檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范高校人事檔案的查閱行為，確保人事檔案的安全與機(jī)密，充分發(fā)揮人事檔案在高校人才隊(duì)伍建設(shè)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工及因工作需要查閱人事檔案的校內(nèi)外相關(guān)單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，支持人才選拔、任用、考核、培訓(xùn)等工作的開展。二、查閱權(quán)限與范圍（一）本校教職工查閱權(quán)限與范圍1.本人查閱：本校教職工有權(quán)查閱本人人事檔案。查閱內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)定、考核獎(jiǎng)懲等全部檔案材料。2.涉及本人利益相關(guān)查閱：教職工因晉升、崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等涉及本人利益的事項(xiàng)，可查閱相關(guān)審批材料及與本人權(quán)益相關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）校內(nèi)相關(guān)單位查閱權(quán)限與范圍1.組織人事部門：組織人事部門因干部選拔任用、人員調(diào)配、考核考察、人事統(tǒng)計(jì)等工作需要，可查閱全校教職工人事檔案中與上述工作相關(guān)的內(nèi)容。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門：紀(jì)檢監(jiān)察部門因開展黨風(fēng)廉政建設(shè)、紀(jì)律審查等工作，可查閱相關(guān)人員人事檔案中涉及違紀(jì)違法線索及相關(guān)證明材料等內(nèi)容。3.教學(xué)科研管理部門：教學(xué)科研管理部門為進(jìn)行教師教學(xué)科研業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)審等工作，可查閱教師人事檔案中教學(xué)科研成果、業(yè)績(jī)考核等相關(guān)材料。4.其他校內(nèi)單位：其他校內(nèi)單位因工作需要查閱人事檔案，應(yīng)事先向組織人事部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，在規(guī)定范圍內(nèi)查閱與本單位工作相關(guān)的檔案內(nèi)容。（三）校外單位查閱權(quán)限與范圍1.具有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)主管部門：因工作需要，具有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)主管部門可查閱本校人事檔案中與上級(jí)政策執(zhí)行、工作匯報(bào)等相關(guān)的內(nèi)容。查閱前需出具正式函件，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由組織人事部門安排專人陪同查閱。2.司法機(jī)關(guān)及其他依法履行職責(zé)的單位：司法機(jī)關(guān)及其他依法履行職責(zé)的單位因辦理案件、調(diào)查取證等工作需要查閱人事檔案，應(yīng)按照法定程序，持相關(guān)公函及證明材料，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在組織人事部門指定地點(diǎn)查閱相關(guān)檔案內(nèi)容。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案材料。三、查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.本校教職工：本人查閱無需申請(qǐng)。涉及本人利益相關(guān)查閱的，應(yīng)填寫《高校人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)組織人事部門審批。2.校內(nèi)單位：校內(nèi)單位查閱人事檔案，應(yīng)提前向組織人事部門提交《高校人事檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可查閱。3.校外單位：校外單位查閱人事檔案，應(yīng)出具正式函件，說明查閱理由、查閱范圍等，并填寫《高校人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由組織人事部門安排查閱事宜。（二）審批1.組織人事部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于本校教職工涉及本人利益相關(guān)查閱申請(qǐng)，重點(diǎn)審核查閱原因是否合理、查閱內(nèi)容是否與申請(qǐng)事由相符。對(duì)于校內(nèi)單位和校外單位查閱申請(qǐng)，除審核查閱目的、范圍合理性外，還需評(píng)估對(duì)檔案安全和保密可能產(chǎn)生的影響。2.審核通過后，在《高校人事檔案查閱申請(qǐng)表》上簽署審批意見，并注明查閱期限、查閱地點(diǎn)等信息。對(duì)于重要或敏感檔案的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱安排1.經(jīng)審批同意查閱人事檔案的，組織人事部門應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況，安排專人負(fù)責(zé)接待查閱。查閱人員必須在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進(jìn)行提供。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員核對(duì)無誤后加蓋檔案管理專用章。（四）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱登記應(yīng)使用專門的《高校人事檔案查閱登記表》，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《高校人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、遺失等情況。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案保管與維護(hù)1.負(fù)責(zé)高校人事檔案的日常保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，便于快速準(zhǔn)確地查找檔案。對(duì)破損、褪色的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）查閱服務(wù)與監(jiān)督1.依據(jù)本制度和查閱審批意見，為查閱人員提供熱情、周到的服務(wù)。協(xié)助查閱人員了解檔案查閱流程和注意事項(xiàng)，解答查閱過程中提出的問題。在查閱過程中，對(duì)查閱人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)查閱人員身份和查閱事由的真實(shí)性、合理性。對(duì)于不符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，及時(shí)向組織人事部門反饋并說明原因。對(duì)查閱登記情況進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。（三）檔案信息保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)人事檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何無關(guān)人員透露檔案信息。在檔案查閱過程中，提醒查閱人員遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案材料，采取特殊的保密措施，確保信息安全。對(duì)于因工作需要接觸檔案信息的工作人員，進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。五、違規(guī)處理（一）查閱人員違規(guī)處理1.查閱人員如有違反本制度規(guī)定的行為，如擅自將檔案帶出查閱室、涂改或損壞檔案材料、泄露檔案信息等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告組織人事部門。2.組織人事部門根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)違規(guī)查閱人員進(jìn)行批評(píng)教育、警告、全校通報(bào)等處理。對(duì)于造成檔案信息泄露、檔案材料損壞或遺失等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）檔案管理人員違規(guī)處理1.檔案管理人員若違反檔案保管、查閱服務(wù)、信息保密等規(guī)定，如未按規(guī)定進(jìn)行檔案查閱登記、擅自提供檔案內(nèi)容、泄露檔案機(jī)密等，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、撤職等處分。2.對(duì)于因檔案管理人員違規(guī)行為導(dǎo)致人事檔案安全事故或信息泄露事件的，除給予相應(yīng)行政處分外，還應(yīng)依法依規(guī)追究其法律責(zé)任，并要求其采取措施挽回?fù)p失、消除