PAGE檔案史志工作各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案史志工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案史志資源，為公司的發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案史志工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案史志應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動和歷史發(fā)展進(jìn)程，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司相關(guān)的各類檔案史志資料，保證資料的完整性。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案史志嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案史志的管理應(yīng)便于查詢、利用和維護(hù)，提高工作效率。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，行政公文、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工入職、離職手續(xù)文件，勞動合同，薪酬福利資料，培訓(xùn)記錄，績效考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料，資金往來記錄等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研資料、客戶信息等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、工藝流程、產(chǎn)品圖紙等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對于重要活動、項(xiàng)目等產(chǎn)生的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交至檔案管理部門。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司檔案資料全部移交，檔案管理部門負(fù)責(zé)核對接收。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號，并編制檔案目錄。檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，同時(shí)建立電子檔案索引。（四）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和時(shí)間順序排列上架。2.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、名稱、編號、來源等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（七）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)記錄在案。三、史志編纂（一）史志編纂計(jì)劃1.根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和歷史研究需要，制定史志編纂計(jì)劃，明確編纂內(nèi)容、范圍、時(shí)間安排等。2.史志編纂計(jì)劃應(yīng)征求各部門意見，確保編纂內(nèi)容全面、準(zhǔn)確反映公司歷史。（二）資料收集1.成立史志編纂工作小組，負(fù)責(zé)資料的收集、整理和編纂工作。2.通過查閱檔案、采訪當(dāng)事人、實(shí)地調(diào)研等方式，廣泛收集與公司歷史相關(guān)的資料。3.對收集到的資料進(jìn)行甄別、篩選，確保資料的真實(shí)性和可靠性。（三）史志編纂1.按照史志編纂的規(guī)范和要求，對收集的資料進(jìn)行分類、整理和分析，確定編纂框架和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。2.編寫史志初稿，內(nèi)容應(yīng)包括公司概況、發(fā)展歷程、重大事件、重要人物、企業(yè)文化等。3.初稿完成后，組織內(nèi)部評審，廣泛征求意見，對初稿進(jìn)行修改完善。（四）審核與批準(zhǔn)1.史志編纂工作小組將修改后的史志送審稿提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的史志作為公司正式的歷史資料存檔。（五）史志發(fā)布與傳播1.根據(jù)公司需要，將史志印刷成冊，發(fā)放給公司內(nèi)部員工、合作伙伴等，作為了解公司歷史和文化的重要資料。2.在公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等平臺發(fā)布史志相關(guān)內(nèi)容，擴(kuò)大史志的傳播范圍。四、人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、利用等。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）史志編纂人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)史志編纂資料的收集、整理和分析工作。2.按照史志編纂計(jì)劃和要求，編寫史志初稿，并進(jìn)行修改完善。3.參與史志的審核和發(fā)布工作，確保史志內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和配合。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案史志工作監(jiān)督小組，定期對各部門檔案史志工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，以及史志編纂計(jì)劃的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立檔案史志工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的檔案史志工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)指標(biāo)包括檔案管理工作質(zhì)量、史志編纂工作進(jìn)度和質(zhì)量、人員職責(zé)履行情況