PAGE院團(tuán)藝術(shù)檔案收集制度一、總則（一）目的院團(tuán)藝術(shù)檔案是院團(tuán)在藝術(shù)創(chuàng)作、演出、研究、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是院團(tuán)文化傳承和藝術(shù)發(fā)展的重要載體。為加強(qiáng)院團(tuán)藝術(shù)檔案的收集管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在院團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院團(tuán)各部門(mén)、各演出團(tuán)隊(duì)及全體員工在藝術(shù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的收集工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案收集應(yīng)確保所收集的內(nèi)容真實(shí)反映藝術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：全面收集與藝術(shù)活動(dòng)相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性，涵蓋藝術(shù)創(chuàng)作、排練、演出、交流等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理，使其具有系統(tǒng)性，便于管理和利用。4.及時(shí)性原則：在藝術(shù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)檔案，避免檔案資料的散失和遺忘。二、檔案收集范圍（一）藝術(shù)創(chuàng)作類(lèi)1.各類(lèi)劇本、腳本、音樂(lè)創(chuàng)作手稿、舞蹈編排記錄、舞美設(shè)計(jì)圖紙等。2.創(chuàng)作過(guò)程中的修改稿、討論記錄、專(zhuān)家意見(jiàn)等。3.與藝術(shù)創(chuàng)作相關(guān)的靈感來(lái)源、素材收集資料等。（二）排練演出類(lèi)1.排練計(jì)劃、排練記錄（包括排練時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等）。2.演出節(jié)目單、節(jié)目介紹、演出海報(bào)、宣傳資料等。3.演出劇照、視頻資料、音頻資料（包括現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像，以及后期制作的音頻、視頻成品）。4.演出總結(jié)、觀(guān)眾反饋、媒體報(bào)道等。（三）藝術(shù)研究類(lèi)1.藝術(shù)理論研究成果，如學(xué)術(shù)論文、專(zhuān)著、研究報(bào)告等。2.對(duì)本院團(tuán)藝術(shù)作品的分析、評(píng)論文章。3.藝術(shù)史研究資料，包括與本院團(tuán)發(fā)展相關(guān)的歷史文獻(xiàn)、大事記等。（四）藝術(shù)交流類(lèi)1.國(guó)內(nèi)外藝術(shù)交流活動(dòng)的邀請(qǐng)函、日程安排、演出協(xié)議等。2.交流活動(dòng)中的演出節(jié)目單、宣傳資料、現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等。3.與國(guó)內(nèi)外藝術(shù)團(tuán)體、藝術(shù)家的往來(lái)書(shū)信、電子郵件等。（五）行政管理類(lèi)1.院團(tuán)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人事管理文件。3.財(cái)務(wù)管理文件，如預(yù)算、決算、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告等。4.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)、報(bào)廢等資產(chǎn)管理文件。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善院團(tuán)藝術(shù)檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、各演出團(tuán)隊(duì)的檔案收集工作。3.定期對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門(mén)、各演出團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.明確本部門(mén)、本團(tuán)隊(duì)的檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本團(tuán)隊(duì)藝術(shù)活動(dòng)檔案的收集、整理和移交工作。責(zé)任人應(yīng)熟悉檔案收集的范圍和要求，及時(shí)收集各類(lèi)檔案資料，并按照規(guī)定進(jìn)行初步整理。在藝術(shù)活動(dòng)結(jié)束后，將整理好的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案收集的相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。四、檔案收集流程（一）檔案形成部門(mén)收集1.各部門(mén)、各演出團(tuán)隊(duì)在藝術(shù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作。2.收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各類(lèi)文件、資料、記錄等，并進(jìn)行分類(lèi)整理。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（二）檔案移交1.藝術(shù)活動(dòng)結(jié)束后，檔案形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)溝通解決。（三）檔案審核與補(bǔ)充1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)組織專(zhuān)人進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋給檔案形成部門(mén)，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.檔案形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成補(bǔ)充或修正工作，并再次移交檔案管理部門(mén)。五、檔案收集要求（一）文件材料要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。2.使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久書(shū)寫(xiě)材料形成的文件材料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印或復(fù)制，并將復(fù)印件或復(fù)制件歸檔。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期保存和有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）載體要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。2.照片檔案應(yīng)沖印成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，并配有文字說(shuō)明。3.音頻、視頻檔案應(yīng)確保質(zhì)量清晰，格式規(guī)范，并標(biāo)注相關(guān)信息。（三）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.同一事由的文件應(yīng)集中排列，按照文件形成時(shí)間順序依次編號(hào)。3.每份文件應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)符合規(guī)范要求。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立院團(tuán)藝術(shù)檔案收集工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)、各演出團(tuán)隊(duì)的檔案收集工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核制度1.將檔案收集工作納入院團(tuán)績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案收集工作不力，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或延誤移交的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。七、檔案的保管與利用（一）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案保管的要求，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管情況等信息。（二）利用1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。2.院團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)院團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案資料的，應(yīng)提前預(yù)約，并在檔案管理部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。4.檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自