PAGE公司檔案怎樣管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，提高檔案管理效率和水平。5.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門1.負責本部門各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人負責檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應歸檔的檔案。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等五大類。1.文書檔案包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案包括公司科研項目、工程建設、設備儀器等方面的技術文件、圖紙、資料等。3.會計檔案包括公司財務報表、賬簿、憑證、審計報告等。4.人事檔案包括公司員工的個人簡歷、勞動合同、工資福利、培訓考核、獎懲等資料。5.業(yè)務檔案包括公司市場營銷、客戶服務、生產(chǎn)運營、質量管理等業(yè)務活動中形成的檔案。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號按照項目名稱或設備儀器名稱進行編號，具體編號規(guī)則由科技管理部門制定。例如：KJ20230101，表示2023年第1個科研項目的第1份科技檔案。3.會計檔案編號按照會計年度和檔案類別進行編號。例如：2023會計憑證001，表示2023年的第1冊會計憑證。4.人事檔案編號采用員工工號進行編號。例如：001號員工的人事檔案編號為001。5.業(yè)務檔案編號根據(jù)業(yè)務類型和檔案形成時間進行編號，具體編號規(guī)則由各業(yè)務部門制定。例如：YS20230101，表示2023年第1個業(yè)務活動的第1份業(yè)務檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件。3.公司員工個人提交的工作總結、述職報告、培訓記錄、考核成績等資料。4.公司各類會議、活動形成的文件、照片、影像等資料。5.公司科研項目、工程建設、設備儀器等方面的技術文件、圖紙、資料等。6.公司財務報表、賬簿、憑證、審計報告等會計資料。7.其他與公司相關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期收集本部門的檔案資料，并進行初步整理。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案資料的真實性和原始性。3.對于重要文件、資料，應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質檔案和電子檔案。（三）整理方法1.文書檔案整理按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，然后按照年度保管期限流水號的順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.科技檔案整理按照項目或設備儀器的類別、階段進行分類，然后按照項目或設備儀器的編號順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，并填寫項目或設備儀器的基本信息。3.會計檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類，然后按照時間順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，并填寫會計年度、檔案類別等信息。4.人事檔案整理按照員工個人信息、工作經(jīng)歷、培訓考核、獎懲等類別進行分類，然后按照員工工號順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，并填寫員工基本信息。5.業(yè)務檔案整理根據(jù)業(yè)務類型和檔案形成時間進行分類，然后按照業(yè)務流程或時間順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，并填寫業(yè)務活動的基本信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案當年形成的文書檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案項目或設備儀器完成后，應在三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。4.人事檔案員工離職后，其人事檔案應在一個月內(nèi)移交綜合管理部保管。5.業(yè)務檔案業(yè)務活動結束后，應在一個月內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的準確性和完整性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部。4.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行審核，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、編號等信息，無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對重要檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。4.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司重要機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司綜合管理部負責人批準，必要時需經(jīng)公司分管領導批準。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.所在部門負責人或公司分管領導對申請表進行審批。3.查閱人持審批后的申請表到綜合管理部辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案。4.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。5.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。6.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.檔案利用主要包括提供檔案原件查閱、復印、摘錄等方式。2.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復印。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員審核，確保摘錄內(nèi)容準確無誤。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司實際出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。3.鑒定工作應遵循保密原則，確保檔案信息的安全。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.綜合鑒定法結合檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，對檔案進行綜合評估，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合管理部組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司分管領導。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。