PAGE血站檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)血站檔案工作管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在血站各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合血站實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于血站各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則血站檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室歸口管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映血站各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性管理。同時(shí)，采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.便于利用原則以方便利用為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，滿(mǎn)足血站各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定血站檔案工作管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理血站各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。5.做好檔案信息的數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程查詢(xún)利用，提高檔案管理的信息化水平。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和合法性。7.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為血站的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱登記和利用效果反饋等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，采取有效措施防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。5.積極配合綜合檔案室開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，提供準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律和保密制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能,不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔案的完整和安全。5.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的保密性和安全性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案包括血站在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的各種文件材料，如上級(jí)文件、血站發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋獻(xiàn)血招募、血液采集、檢驗(yàn)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)資料，如獻(xiàn)血者信息、采血記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、血液庫(kù)存記錄、冷鏈溫度記錄等。3.會(huì)計(jì)檔案包含血站財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案涉及血站員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、培訓(xùn)等方面的材料。5.設(shè)備檔案包括血站各類(lèi)儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科研檔案有關(guān)血站科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、論文發(fā)表等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門(mén)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)銜接。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。將每年形成的文件材料按照永久、定期（30年、10年）分開(kāi)，再按照機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行排列，編目裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，如獻(xiàn)血檔案按照獻(xiàn)血者類(lèi)別、獻(xiàn)血時(shí)間順序排列；血液檔案按照采集批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、制備過(guò)程等順序整理，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，分類(lèi)整理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，按照年度類(lèi)別進(jìn)行排列編目。4.人事檔案遵循人事檔案管理規(guī)定，按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，如履歷類(lèi)、考核類(lèi)、培訓(xùn)類(lèi)等，建立完善的人事檔案目錄體系。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間等順序整理，將設(shè)備的相關(guān)資料集中在一起，建立設(shè)備檔案專(zhuān)卷。6.科研檔案按照科研項(xiàng)目的研究階段和成果類(lèi)別進(jìn)行整理，如立項(xiàng)階段、研究實(shí)施階段、成果驗(yàn)收階段等，確?？蒲袡n案的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷(xiāo)毀。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)電子檔案的訪問(wèn)控制，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。4.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致電子檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和血站檔案管理制度的規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.保密原則在提供檔案利用服務(wù)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不被泄露。3.方便利用原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，滿(mǎn)足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.內(nèi)部利用血站員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目、人事管理等方面。2.外部利用因法律法規(guī)規(guī)定、司法機(jī)關(guān)辦案、相關(guān)部門(mén)檢查等需要，向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用員工查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)和范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用外單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)血站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，并做好登記備案工作。（四）利用方式1.查閱利用者可在綜合檔案室指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱過(guò)程中，利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（五）利用效果反饋綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。利用者在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室反饋利用效果，如對(duì)工作的幫助、改進(jìn)建議等。綜合檔案室根據(jù)利用效果反饋情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用價(jià)值。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和血站檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.堅(jiān)持全面審查、審慎鑒定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要程度、保存價(jià)值等確定其保管期限。2.分析比較法將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較分析，參考檔案管理的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際利用情況，判斷檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映血站主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌以及對(duì)血站有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。主要包括血站的重要規(guī)章制度、重大活動(dòng)記錄、歷史沿革資料、涉及全局性的重要文件等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般業(yè)務(wù)文件、階段性工作總結(jié)、短期有效的合同協(xié)議等，分別確定為30年或10年保管期限。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，明確檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.將檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)提交血站分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案的序號(hào)、名稱(chēng)、文號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)審核無(wú)誤后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.按照規(guī)定的方式進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的血站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為血站各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描過(guò)程中應(yīng)做好圖像的命名、存儲(chǔ)等工作，保證圖像與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。2.數(shù)據(jù)錄入將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、責(zé)任者等信息，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.掛接與審核將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行掛接，形成完整的電子檔案記錄。掛接后的電子檔案需進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過(guò)后的電子檔案正式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編目、整理、上架等功能，方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行日常管理操作。2.檢索查詢(xún)提供多種檢索方式，如按題名、文號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱流程的全程管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的利用情況、保管期限分布、檔案數(shù)量變化等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備