PAGE檔案文件年限管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案文件的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類檔案文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則檔案文件的收集應(yīng)全面、完整，涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，保證檔案文件能夠真實(shí)反映公司的歷史全貌。3.準(zhǔn)確性原則檔案文件的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)記錄公司的工作情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)，避免虛假、錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。4.安全性原則加強(qiáng)檔案文件的安全保護(hù)措施，確保檔案文件不受損壞、丟失、泄露等威脅，維護(hù)檔案文件的機(jī)密性和完整性。二、檔案文件分類與編號(hào)（一）檔案文件分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.人事檔案類員工個(gè)人基本信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、薪酬福利檔案、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案（客戶資料、銷售合同、訂單等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案（供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等）、項(xiàng)目檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）。5.技術(shù)檔案類公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等。6.合同檔案類各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等。（二）檔案文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年行政文件類的第5份文件編號(hào)為：2023XZ005。2.類別代碼行政文件類（XZ）、人事檔案類（RS）、財(cái)務(wù)檔案類（CW）、業(yè)務(wù)檔案類（YW）（根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型細(xì)分代碼）、技術(shù)檔案類（JS）、合同檔案類（HT）。三、檔案文件收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保本部門(mén)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門(mén)。3.員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)文件，如工作記錄、調(diào)研報(bào)告等，在完成工作任務(wù)后應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)提交給所在部門(mén)，由部門(mén)統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門(mén)。（二）整理方法1.分類整理按照檔案文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，確保同一類別的文件集中在一起。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。3.編目編號(hào)對(duì)每份檔案文件進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，注明文件的名稱、日期、編號(hào)、來(lái)源等信息，以便快速查找和檢索。4.編制頁(yè)碼對(duì)裝訂成冊(cè)的檔案文件編制頁(yè)碼，確保頁(yè)碼連續(xù)、準(zhǔn)確，便于查閱和核對(duì)。四、檔案文件保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止檔案文件受潮、發(fā)霉、變形等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案文件的類別和編號(hào)順序，依次存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采用加密、備份等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，列為永久保管。如公司章程、公司重大決策文件、公司歷史沿革資料等。2.定期保管定期保管的檔案文件分為30年、10年兩種期限。具體劃分如下：30年保管期限的檔案文件：涉及公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要資產(chǎn)權(quán)益、重要人事任免等方面的文件，如重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案、重要人事檔案等。10年保管期限的檔案文件：一般性業(yè)務(wù)文件、短期臨時(shí)性工作形成的文件等，如一般業(yè)務(wù)合同、普通工作計(jì)劃與總結(jié)等。五、檔案文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案文件進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.鑒定工作應(yīng)全面考慮檔案文件的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，綜合評(píng)估其是否仍需繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.分析評(píng)估法對(duì)檔案文件的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行綜合分析，評(píng)估其在公司工作中的作用和價(jià)值，確定其保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定小組鑒定后確定需要銷毀的檔案文件，由檔案管理部門(mén)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案文件的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源及銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊(cè)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案文件徹底銷毀。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。4.監(jiān)銷銷毀工作應(yīng)在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，監(jiān)銷人員由公司審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)人員擔(dān)任。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。六、檔案文件查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案文件，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批，并簽署保密協(xié)議后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案文件，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，為查閱申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案文件，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案文件，不得擅自將檔案文件帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案文件上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案文件歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案文件進(jìn)行檢查，確保檔案文件完整無(wú)損。（三）利用規(guī)定1.檔案文件的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得將檔案文件用于非法目的或泄露公司機(jī)密信息。2.如需對(duì)檔案文件進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件和摘錄件應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.公司鼓勵(lì)員工積極利用檔案文件開(kāi)展工作研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案文件的價(jià)值。七、檔案文件信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案文件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案文件管理的效率和水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容與要求1.檔案文件數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用功能強(qiáng)大、安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全功能，確保電子檔案的安全管理。3.數(shù)據(jù)安全與備份加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法入侵和破壞。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）信息化管理流程1.檔案文件數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。掃描錄入：按照掃描規(guī)范對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描，將掃描圖像錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行圖像質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。存儲(chǔ)備份：將審核通過(guò)的電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行定期備份。2.電子檔案利用流程申請(qǐng)利用：用戶通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)提交檔案查閱或利用申請(qǐng)，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。權(quán)限審批：檔案管理部門(mén)根據(jù)用戶權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后用戶獲得相應(yīng)的查閱或利用權(quán)限。查閱利用：用戶在電子檔案管理系統(tǒng)中按照權(quán)限進(jìn)行