PAGE測繪成果檔案保管制度一、總則（一）目的為加強測繪成果檔案的保管與管理，確保測繪成果檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》以及相關行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有測繪成果檔案的保管工作，包括但不限于地形測量、工程測量、地籍測量、房產(chǎn)測量等各類測繪項目形成的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則測繪成果檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和提供利用。2.安全保密原則確保測繪成果檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密和商業(yè)秘密的檔案進行妥善保管。3.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責測繪成果檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定測繪成果檔案保管制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案借閱制度等相關制度。2.檔案收集與整理負責收集本公司/組織各測繪項目產(chǎn)生的檔案資料，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，對測繪成果檔案進行妥善保管。定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。4.檔案利用服務為公司/組織內部各部門提供檔案查閱、借閱等服務，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好檔案利用登記工作。積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供參考依據(jù)。5.檔案統(tǒng)計與鑒定建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。6.檔案信息化建設推進測繪成果檔案的信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。加強檔案管理軟件的應用，提高檔案管理工作的效率和水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.測繪項目任務書、技術設計書、技術總結等文件材料。2.測繪儀器設備的檢定證書、校準記錄等資料。3.外業(yè)觀測記錄、計算資料、草圖、航片、衛(wèi)片等原始數(shù)據(jù)。4.內業(yè)處理生成的成果圖件、數(shù)據(jù)文件、文檔資料等。5.測繪項目驗收報告、質量檢查報告等文件。6.與測繪項目有關的其他文件材料，如合同、協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.各測繪項目負責人應在項目完成后及時將項目產(chǎn)生的檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.檔案資料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子檔案資料，應確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行備份存儲。（三）收集程序1.測繪項目完成后，項目負責人填寫《測繪成果檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將《測繪成果檔案移交清單》連同檔案資料一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與項目負責人溝通解決。4.核對無誤后，檔案管理部門在《測繪成果檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案資料納入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法測繪成果檔案按照項目類別、時間順序、保管期限等進行分類。具體分類如下：1.項目類別分為地形測量檔案、工程測量檔案、地籍測量檔案、房產(chǎn)測量檔案等。2.時間順序按照測繪項目的完成時間先后進行排列。3.保管期限分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結構。2.全宗號：本公司/組織的檔案全宗號。3.目錄號：根據(jù)檔案分類情況編制的目錄號。4.案卷號：在每個目錄下，按照檔案的排列順序編制的案卷號。5.件號：在每個案卷內，按照文件材料的排列順序編制的件號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.案卷目錄應包含案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。3.卷內文件目錄應包含序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.編目應準確、清晰，便于查找和利用。（五）裝訂要求1.對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。2.裝訂應整齊、牢固，不影響文件的閱讀和利用。3.對幅面過大的圖紙，應折疊成A4規(guī)格，并在折疊處加蓋檔號章。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等存儲設備，確保檔案存放有序。2.安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火設備（如滅火器、消防栓等），定期進行檢查和維護。3.配備除濕機、空調、防蟲藥品等設備，保障庫房環(huán)境符合要求。（三）檔案上架1.按照檔案編號順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.在檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，方便識別。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。2.每年至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品等。3.建立檔案檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結果等信息。（六）檔案安全保密措施1.嚴格執(zhí)行國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密和商業(yè)秘密的檔案進行專人專管，設置保密標識。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.限制檔案查閱范圍，對涉及敏感信息的檔案，嚴格按照規(guī)定的審批程序進行查閱。4.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，防止無關人員進入庫房。5.對電子檔案采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部各部門因工作需要查閱、借閱測繪成果檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱測繪成果檔案，須經(jīng)本公司/組織主管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門進行查閱。查閱時，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫《測繪成果檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息。2.借閱檔案時，借閱人員應在檔案借閱登記簿上簽字確認，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位借閱檔案，還須提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，經(jīng)檔案管理部門審核后，報本公司/組織主管領導批準。（四）利用限制1.涉及國家秘密和商業(yè)秘密的測繪成果檔案，未經(jīng)批準不得對外提供利用。2.檔案利用人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成，負責對測繪成果檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結合檔案的實際價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《測繪成果檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。4.《測繪成果檔案銷毀清單》經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，進行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除或