PAGE法院檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院檔案的安全保密工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)司法公正和當(dāng)事人合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門及全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全保密管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及國(guó)家秘密、審判機(jī)密、當(dāng)事人隱私等檔案信息，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.安全可靠原則：確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.依法管理原則：依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案安全保密管理行為。4.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，合理優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本院檔案安全保密制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃本院檔案安全保密工作，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案安全保密工作，定期開展檢查和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。5.組織開展檔案安全保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高工作人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集本院在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，及時(shí)移交檔案管理部門。在收集過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案整理人員職責(zé)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。確保檔案整理質(zhì)量，保證檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。在整理過程中，注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造檔案信息。3.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的庫房管理，做好檔案的上架、存放、保管等工作。定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，確保庫房溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，并對(duì)檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。保守檔案機(jī)密，不得私自查閱、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案利用人員職責(zé)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，申請(qǐng)查閱、借閱檔案。在利用檔案過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。妥善保管所使用的檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定場(chǎng)所。5.檔案銷毀人員職責(zé)負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙?、失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息。在銷毀過程中，確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案流失。對(duì)銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。三、檔案安全保密措施（一）檔案存儲(chǔ)安全1.庫房選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。庫房建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門、防盜窗、防火門、防火卷簾、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案存儲(chǔ)方式檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的種類、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。采用適宜的存儲(chǔ)載體，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。3.庫房管理庫房應(yīng)實(shí)行專人專管，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期對(duì)庫房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。做好庫房的安全巡查工作，每天檢查庫房設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）檔案信息安全1.電子檔案管理數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存放。備份周期根據(jù)檔案的重要程度和變化頻率確定，重要檔案應(yīng)每日備份，一般檔案可每周或每月備份。數(shù)據(jù)加密：對(duì)涉及國(guó)家秘密、審判機(jī)密、當(dāng)事人隱私等重要電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。用戶認(rèn)證與授權(quán)：建立電子檔案管理系統(tǒng)的用戶認(rèn)證機(jī)制，對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證和權(quán)限管理。根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的檔案查閱、修改、刪除權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。2.紙質(zhì)檔案管理查閱登記：建立紙質(zhì)檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱人應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格審核查閱申請(qǐng)，確保查閱行為符合規(guī)定。復(fù)印限制：對(duì)涉及國(guó)家秘密、審判機(jī)密、當(dāng)事人隱私等重要紙質(zhì)檔案，原則上不允許復(fù)印。確需復(fù)印的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)，對(duì)復(fù)印件進(jìn)行編號(hào)登記，注明用途和去向。帶出審批：因工作需要帶出檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。（三）人員安全保密管理1.人員背景審查對(duì)新入職的檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查。審查內(nèi)容包括個(gè)人履歷、政治背景、違法違紀(jì)記錄等，確保人員具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，無不良記錄。2.保密培訓(xùn)與教育定期組織檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員參加保密培訓(xùn)和教育活動(dòng)。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、法院檔案安全保密制度、保密技術(shù)知識(shí)等，提高人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案安全保密知識(shí)作為重要內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案安全保密工作的重要性和基本要求。3.保密承諾與監(jiān)督與檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員簽訂保密承諾書，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。承諾書應(yīng)包括遵守保密制度、不泄露檔案信息、不私自查閱檔案等內(nèi)容。加強(qiáng)對(duì)人員的日常監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)違反保密制度的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究其責(zé)任。四、檔案利用與借閱管理（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.利用檔案應(yīng)確保檔案信息的安全，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和當(dāng)事人合法權(quán)益。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。2.外單位因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱、復(fù)制相關(guān)檔案的，應(yīng)按照訴訟程序辦理。（三）借閱程序與要求1.借閱申請(qǐng)：借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，確因工作需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失、涂改等情況后，辦理歸還手續(xù)。（四）查閱程序與要求1.查閱申請(qǐng)：查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，并安排專人陪同查閱。4.查閱方式：查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。5.查閱記錄：查閱人如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱記錄進(jìn)行留存，以備查考。五、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定程序初步審查：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，列出清單，并提交鑒定小組。詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。形成鑒定意見：鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，形成鑒定意見，填寫檔案鑒定意見書。鑒定意見書應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定依據(jù)、鑒定意見等內(nèi)容。審批：檔案鑒定意見書報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序與要求1.銷毀清冊(cè)編制：檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的檔案鑒定意見書，編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。2.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員和檔案銷毀人員共同實(shí)施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息徹底銷毀。3.監(jiān)督與記錄：檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案的保管：檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。對(duì)已銷毀檔案的相關(guān)信息，如電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、紙質(zhì)檔案的銷毀記錄等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。六、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)本院各部門的檔案安全保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施監(jiān)督檢查工作，制定檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)。3.檢查人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照檢查程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，確保檢查結(jié)果的客觀公正。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行本院檔案安全保密制度，是否落實(shí)各項(xiàng)安全保密措施。2.檔案管理情況：檢查檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案信息是否安全完整。3.人員管理情況：檢查檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員是否具備保密意識(shí)，是否遵守保密制度。4.設(shè)施設(shè)備情況：檢查檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，是否滿足檔案安全保管的要求。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改工作落實(shí)到位。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)整改不力的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因違反檔案安全保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2