PAGE檔案存放地點管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案存放地點的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案存放地點，包括但不限于檔案室、各部門文件柜、電子存儲設(shè)備等存放檔案資料的場所。（三）基本原則1.安全保密原則檔案存放地點應(yīng)具備安全防護設(shè)施，確保檔案信息不被泄露、篡改或損壞。嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進入檔案存放區(qū)域，對涉及公司機密的檔案要采取特殊的保密措施。2.分類管理原則按照檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素進行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。不同類型的檔案應(yīng)存放在相應(yīng)的區(qū)域，并做好標(biāo)識。3.方便利用原則在保證檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，合理規(guī)劃檔案存放布局，提高檔案檢索效率，滿足公司各部門對檔案的查閱需求。二、檔案存放地點的規(guī)劃與建設(shè)（一）檔案室選址1.檔案室應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放地和人員流動頻繁的區(qū)域。2.檔案室應(yīng)與公司其他重要部門保持適當(dāng)距離，以減少外界干擾，確保檔案存放環(huán)境的相對獨立性。（二）檔案室布局1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進行分區(qū)設(shè)置，每個區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，以保證通風(fēng)和人員通行。庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.查閱室查閱室應(yīng)設(shè)置足夠數(shù)量的桌椅，滿足公司內(nèi)部人員查閱檔案的需求。查閱室內(nèi)應(yīng)配備電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備，方便查閱人員進行檔案資料的復(fù)制和打印。在查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱登記區(qū)，查閱人員需填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.整理區(qū)整理區(qū)應(yīng)配備檔案整理所需的工具和設(shè)備，如裝訂機、裁紙刀、文件夾、標(biāo)簽等。整理區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理工作臺，方便工作人員對檔案進行分類、裝訂、編目等操作。（三）檔案存放設(shè)備1.檔案架檔案架應(yīng)選用堅固耐用、防火防潮的材質(zhì)制作，確保能夠長期存放檔案。檔案架的層數(shù)和格數(shù)應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和類型進行合理設(shè)計，以充分利用存儲空間。2.檔案柜對于一些特殊類型的檔案，如機密檔案、珍貴檔案等，可使用檔案柜進行單獨存放。檔案柜應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保柜門能夠正常開關(guān)，鎖具能夠正常使用。3.電子存儲設(shè)備公司應(yīng)配備專門的電子存儲設(shè)備，如服務(wù)器、硬盤、磁帶等，用于存儲電子檔案。電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。對電子存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作存儲在其中的檔案數(shù)據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。行政檔案按照文件的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如年度行政文件、月度行政文件、專項工作行政文件等。2.人事檔案涵蓋員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等資料。人事檔案按照員工類別進行分類，如正式員工檔案、試用期員工檔案、臨時員工檔案等。3.財務(wù)檔案包含公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。財務(wù)檔案按照會計年度和檔案類型進行分類，如年度財務(wù)報表檔案、月度會計憑證檔案、審計報告檔案等。4.業(yè)務(wù)檔案涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的相關(guān)資料，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料等。業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型進行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項目業(yè)務(wù)檔案等。5.技術(shù)檔案包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)檔案按照技術(shù)領(lǐng)域和項目進行分類，如新產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)檔案、現(xiàn)有產(chǎn)品技術(shù)改進檔案等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號應(yīng)簡潔明了，易于記憶和操作。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類信息和順序信息。2.編號方法采用“分類代碼+流水號”的編號方法。分類代碼按照檔案分類類別進行編制，流水號按照檔案在同類中的排列順序進行編制。例如，行政檔案的編號為“XZ+001”，其中“XZ”為行政檔案的分類代碼，“001”為該類檔案中的第一份檔案的流水號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍公司各部門應(yīng)按照本制度的要求，及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。對于公司外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，如政府文件、行業(yè)報告、合作伙伴提供的資料等，也應(yīng)及時收集并移交檔案室。2.收集時間各部門應(yīng)定期將本部門的檔案資料移交檔案室，一般每月或每季度進行一次。對于一些重要的緊急檔案資料，應(yīng)及時移交檔案室。檔案室應(yīng)在收到檔案資料后及時進行登記和整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.整理要求檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。對收集到的檔案資料應(yīng)進行分類、編號、編目、裝訂等操作，使其達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。對于破損、褪色、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。2.整理流程分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進行分類，確定檔案所屬類別。編號：根據(jù)檔案編號規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。五、檔案的存放與保管（一）檔案存放1.上架存放整理好的檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，確保檔案排列整齊、有序。不同類型、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放在相應(yīng)的檔案架區(qū)域內(nèi)，不得混放。2.電子檔案存儲電子檔案應(yīng)按照分類目錄進行存儲，存儲路徑應(yīng)清晰明了，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放在不同的物理位置。（二）檔案保管1.日常檢查檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案存放情況進行檢查，包括檔案的完整性、存放位置的準(zhǔn)確性、溫濕度環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。2.安全防護檔案室應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備等。加強對檔案室的安全管理，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進入檔案室，對進入檔案室的人員進行登記和檢查。3.保管期限管理根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期。定期對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案存放的合理性和有效性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。查閱申請表應(yīng)提交至檔案室，檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱方式查閱人員應(yīng)在查閱室內(nèi)進行查閱，不得將檔案資料帶出查閱室。如需復(fù)印或打印檔案資料，應(yīng)在查閱室內(nèi)進行操作，并經(jīng)檔案室管理人員同意。查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、折疊、損壞等。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料歸還原位，并由檔案室管理人員進行檢查。（二）借閱1.借閱申請公司內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。借閱申請表應(yīng)提交至檔案室，檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后為借閱人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)借閱人員應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下，到檔案存放地點領(lǐng)取所借閱的檔案資料，并在《檔案借閱登記冊》上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)按照預(yù)計歸還日期及時歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請，并說明延期原因。3.借閱要求借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱人員應(yīng)確保檔案資料的安全，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、折疊、損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案室管理人員報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、重要程度、歷史價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度的要求，對檔案進行鑒定。對于具有重要歷史價值、法律憑證作用、長期保存意義的檔案，應(yīng)確定為永久保管；對于在一定時期內(nèi)仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)確定為長期保管；對于保存期滿且無保存價值的檔案，應(yīng)確定為短期保管或予以銷毀。（二）銷毀1.銷毀申請檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，對于確定為短期保管或予以銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。檔案銷毀申請表應(yīng)提交至檔案室，檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的真實性和徹底性。3.銷毀記錄檔案銷毀工作完成