PAGE物業(yè)檔案借用制度范本一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案管理，規(guī)范檔案借用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司內部各部門、員工以及因工作需要借閱檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借用應遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意出借檔案，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.維護檔案的真實性、完整性和系統性，不得擅自涂改、偽造、抽取、撤換檔案材料。二、檔案借用申請與審批（一）內部借用1.公司內部各部門因工作需要借用檔案，應填寫《物業(yè)檔案內部借用申請表》（以下簡稱“申請表”），注明借用檔案的名稱、數量、用途、預計歸還日期等信息。2.申請表經部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，應進行審核。審核內容包括借用理由是否充分、借用期限是否合理、是否符合檔案管理規(guī)定等。如審核通過，檔案管理人員應在申請表上簽字，并按照規(guī)定辦理檔案出借手續(xù)。（二）外部借用1.外部單位或個人因工作需要借用檔案，必須提前向本物業(yè)管理公司提出書面申請，說明借用檔案的目的、范圍、期限等情況，并加蓋單位公章。2.申請材料提交至檔案管理部門后，檔案管理部門應進行初步審查。對于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應報公司領導審批。3.經公司領導批準同意后，檔案管理部門與借用單位或個人簽訂《物業(yè)檔案外部借用協議》（以下簡稱“協議”）。協議應明確雙方的權利和義務，包括借用檔案的種類、數量、期限、歸還方式、保密責任、違約責任等條款。4.借用單位或個人應按照協議約定，在規(guī)定時間內歸還所借檔案。如需延長借用期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。三、檔案借用手續(xù)辦理（一）內部借用1.檔案管理人員根據審核通過的申請表，準備好相應的檔案，并與借用人員當面清點核對檔案的名稱、數量、頁數等信息，確保檔案的準確性和完整性。2.借用人員應在《物業(yè)檔案借用登記冊》上簽字確認，注明借用日期、歸還日期等信息。登記冊應詳細記錄每一次檔案借用的情況，以便于查詢和管理。3.檔案管理人員將檔案交予借用人員，并提醒借用人員妥善保管檔案，遵守相關規(guī)定。（二）外部借用1.借用單位或個人在簽訂協議后，檔案管理人員按照協議要求，準備好所借檔案，并與借用方指定的人員進行當面清點核對，辦理檔案交接手續(xù)。2.交接過程中，雙方應在《物業(yè)檔案外部借用登記冊》上簽字確認，登記冊內容包括借用單位名稱、聯系人、借用檔案名稱及數量、借用日期、歸還日期、協議編號等信息。3.檔案管理人員向借用方發(fā)放檔案時，應告知借用方檔案的保密要求和歸還期限等注意事項，并要求借用方在使用過程中嚴格遵守相關規(guī)定。四、檔案借用期限與歸還（一）借用期限1.內部借用檔案的期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借用期限，借用部門應提前向檔案管理部門說明原因，并辦理延長借用手續(xù)。2.外部借用檔案的期限根據協議約定執(zhí)行，最長一般不得超過[X]天。如需延長借用期限，借用單位或個人應提前[X]天向檔案管理部門提出書面申請，經批準后方可延長。（二）歸還要求1.借用人員應在規(guī)定的歸還日期前，將所借檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的數量、完整性和質量，確保檔案無損壞、涂改、丟失等情況。2.如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，借用人員應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。賠償責任按照檔案的重要性、價值以及造成的損失程度進行評估確定。3.對于外部借用的檔案，借用單位或個人歸還檔案時，檔案管理人員應檢查檔案是否符合協議約定的歸還要求。如發(fā)現問題，應及時與借用方溝通解決。五、檔案借用期間的保管與使用（一）保管責任1.借用人員在借用檔案期間，負有妥善保管檔案的責任，不得將檔案轉借他人，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場所。2.借用人員應采取必要的安全措施，防止檔案受潮、發(fā)霉、損壞、丟失等情況發(fā)生。如因保管不善導致檔案損壞或丟失，借用人員應承擔相應的賠償責任。3.對于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，借用人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。在使用完畢后，應及時將檔案歸還至檔案管理部門，并確保檔案的保密性。（二）使用限制1.借用人員只能將檔案用于申請借用時所注明的用途，不得擅自改變檔案的使用范圍。2.未經檔案管理部門同意，借用人員不得對檔案進行涂改、偽造、抽取、撤換等操作。如需對檔案進行復印、摘抄等，應按照檔案管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.在檔案借用期間，借用人員應接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案使用情況的相關信息。六、檔案借用的保密規(guī)定（一）保密要求1.所有參與檔案借用工作的人員，包括檔案管理人員、借用人員等，均應嚴格遵守保密規(guī)定，對所接觸到的檔案內容予以保密。2.檔案管理人員應妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。在檔案出借過程中，不得向無關人員透露檔案的內容和借用情況。3.借用人員應對所借檔案的內容嚴格保密，不得將檔案信息用于任何與申請借用目的無關的活動。在借用期滿后，應及時歸還檔案，并確保檔案信息不被泄露。（二）違約責任1.如因借用人員違反保密規(guī)定導致檔案信息泄露，借用人員應承擔相應的法律責任，并賠償由此給公司造成的一切損失。2.對于因檔案管理人員工作失誤導致檔案信息泄露的，檔案管理人員應承擔相應的責任，并按照公司規(guī)定進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對借用檔案的情況進行檢查，檢查內容包括借用期限、歸還情況、檔案保管狀況、保密措施執(zhí)行情況等。2.定期檢查可采用實地查看、查閱借用登記冊、與借用人員溝通等方式進行。對于發(fā)現的問題，應及時記錄并采取相應的措施加以解決。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據工作需要，對檔案借用情況進行不定期抽查。抽查內容包括檔案借用手續(xù)是否齊全、檔案使用是否符合規(guī)定、保密措施是否落實等。2.對于抽查中發(fā)現的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司規(guī)定對相關責任人進行處理。八、