PAGE經(jīng)營(yíng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司經(jīng)營(yíng)檔案管理，確保經(jīng)營(yíng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮經(jīng)營(yíng)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理，包括但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人力資源等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司經(jīng)營(yíng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整性原則：確保經(jīng)營(yíng)檔案的全面性和完整性，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，符合實(shí)際情況。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司經(jīng)營(yíng)檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司經(jīng)營(yíng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護(hù)等工作，確保檔案的安全與完整。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。7.定期對(duì)公司經(jīng)營(yíng)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門經(jīng)營(yíng)檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門集中保管。在檔案移交前，確保檔案的整理規(guī)范、齊全完整。移交時(shí)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。對(duì)借閱的檔案要妥善保管，按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀檔案。4.在開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中，注意保護(hù)檔案的原始性和完整性，發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司檔案管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料等。2.銷售檔案：銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、客戶反饋記錄、銷售業(yè)績(jī)考核資料等。3.采購(gòu)檔案：采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)驗(yàn)收記錄等。4.生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)檔案等。5.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.人力資源檔案：?jiǎn)T工招聘資料、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利檔案、員工離職手續(xù)等。7.其他與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的檔案，如會(huì)議紀(jì)要、決策文件、項(xiàng)目文檔、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集過(guò)程中，要注意收集原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.對(duì)重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，可按照年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題等分類方法進(jìn)行。例如，先按照年度將檔案分為不同年份，再按照機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行細(xì)分，最后按照問(wèn)題（如市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售等）進(jìn)行歸類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)，應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體劃分如下：保管期限為30年的檔案：如一般性的經(jīng)營(yíng)合同、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、采購(gòu)記錄等，這些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理有參考價(jià)值。保管期限為10年的檔案：如短期的財(cái)務(wù)報(bào)表、一般性的員工培訓(xùn)記錄等，這些檔案保存一定時(shí)間后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，按照不同的保管期限、類別、年度等順序排列上架，便于查找和管理。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。（三）電子檔案保管1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查電子檔案的可讀性和完整性，確保電子檔案能夠正常使用。3.建立電子檔案的加密保護(hù)機(jī)制，對(duì)涉及公司機(jī)密信息的電子檔案進(jìn)行加密處理，防止電子檔案被非法獲取或篡改。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍和時(shí)間。5.借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（二）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、查閱人次、借閱次數(shù)等。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案利用情況和需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。例如，通過(guò)分析檔案查閱人次和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)某些部門對(duì)特定類型檔案的需求較大，可針對(duì)性地加強(qiáng)相關(guān)檔案的收集和整理工作。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，制定檔案管理工作計(jì)劃和措施，不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定工作小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分考慮檔案對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理、歷史研究、法律糾紛等方面的作用。3.鑒定工作小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并附上鑒定工作小組的鑒定意見(jiàn)。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確