PAGE市政園林檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市政園林檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在市政園林規(guī)劃、建設(shè)、管理和維護(hù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在市政園林項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、養(yǎng)護(hù)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)市政園林檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映市政園林項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照市政園林檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)市政園林檔案的日常管理工作。檔案管理室隸屬于公司行政部門，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司市政園林檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)公司市政園林項(xiàng)目的各類檔案資料。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作，確保檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理的基本技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限提出意見(jiàn)和建議。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市政園林規(guī)劃階段檔案包括規(guī)劃文本、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃論證報(bào)告、規(guī)劃審批文件等。2.市政園林設(shè)計(jì)階段檔案包括設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)評(píng)審文件等。3.市政園林施工階段檔案包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程變更簽證、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.市政園林養(yǎng)護(hù)階段檔案包括養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄、病蟲(chóng)害防治記錄、綠化設(shè)施維修記錄等。5.市政園林管理階段檔案包括管理制度、考核記錄、投訴處理記錄、應(yīng)急處置記錄等。6.其他與市政園林項(xiàng)目相關(guān)的檔案如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將本部門或本項(xiàng)目形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理室。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，圖表整潔。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照市政園林檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為規(guī)劃?rùn)n案、設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、養(yǎng)護(hù)檔案、管理檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時(shí)，根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，編寫檔案摘要，以便快速了解檔案的主要內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于幅面較大的圖紙，可采用折疊方式進(jìn)行整理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并編制檔案目錄。3.將檔案裝入檔案盒或檔案柜，填寫檔案盒或檔案柜標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。4.建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限市政園林檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括市政園林規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、養(yǎng)護(hù)、管理等方面具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如規(guī)劃文本、設(shè)計(jì)方案、重大工程變更文件、重要會(huì)議紀(jì)要等。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年的檔案，主要包括一般性的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、養(yǎng)護(hù)、管理等檔案，如年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、一般工程變更文件、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.短期保管的檔案保管期限為1年至10年的檔案，如臨時(shí)性的通知、報(bào)表、一般來(lái)往信函等。（三）保管要求1.檔案管理室應(yīng)具備良好的保管條件，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施齊全。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱市政園林檔案。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理室審批。檔案管理室根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向利用者提供檔案原件，并要求利用者在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用期限檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案管理室查閱的，須經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，利用者應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自銷毀檔案。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理室印章。3.利用者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要引用檔案內(nèi)容的，應(yīng)注明檔案來(lái)源。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的鑒定。1.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.對(duì)保管期滿但仍有一定利用價(jià)值的檔案，可延長(zhǎng)保管期限繼續(xù)保存。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理室組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理室應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立市政園林檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司實(shí)際情況的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、目錄錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作