PAGE協(xié)同文書(shū)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司協(xié)同文書(shū)管理檔案工作，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在協(xié)同文書(shū)管理檔案工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書(shū)應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則：各項(xiàng)文書(shū)形成后應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，不得積壓。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司協(xié)同文書(shū)管理檔案制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)文書(shū)檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對(duì)各部門(mén)歸檔的文書(shū)進(jìn)行審核、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的安全和完整。6.開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司協(xié)同文書(shū)管理檔案制度，確保本部門(mén)文書(shū)檔案的質(zhì)量。（三）員工職責(zé)1.形成的文書(shū)材料應(yīng)及時(shí)交本部門(mén)兼職檔案員，不得私自留存。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和查詢工作。3.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。三、文書(shū)收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、通知、信函等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外交往中形成的各類(lèi)文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)的收集工作，確保文書(shū)的及時(shí)、完整收集。2.收集的文書(shū)應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于文件的查閱和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照文書(shū)的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文書(shū)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將文書(shū)材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制文書(shū)目錄，包括文號(hào)、標(biāo)題、日期、責(zé)任者等信息，便于查閱。四、文書(shū)歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書(shū)檔案移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重要緊急的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的文書(shū)檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行再次審核和接收。（三）歸檔要求1.歸檔的文書(shū)應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放安全。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，短期保管的檔案保管期限為1年至10年。4.檔案保管期限的確定應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并按照規(guī)定簽訂保密協(xié)議，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行綜合分析。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.查閱機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人員不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防