PAGE檔案制度執(zhí)行情況記錄一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案制度執(zhí)行情況記錄文檔。（二）適用范圍本記錄適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的執(zhí)行情況。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司業(yè)務(wù)活動情況，確保檔案的完整性和準確性。3.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓和考核。4.定期對公司檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，保證檔案的完整和安全。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、報表等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。5.公司的財務(wù)檔案、審計報告、稅務(wù)資料等。6.公司的工程建設(shè)、技術(shù)研發(fā)等項目檔案。7.公司的宣傳資料、榮譽證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學，編號規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、工程檔案等。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照編號順序?qū)n案進行排列，并編制檔案目錄。4.對于電子檔案，應建立相應的電子目錄，便于檢索和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對于重大項目或特殊業(yè)務(wù)活動形成的檔案，應在項目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的質(zhì)量和完整性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.綜合管理部門對接收的檔案進行審核，符合要求的予以歸檔，不符合要求的退回原部門重新整理。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件、公司的核心業(yè)務(wù)檔案、具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司的一般性業(yè)務(wù)檔案、重要會議記錄、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司的一般性文件、臨時性業(yè)務(wù)檔案等。（四）保管要求1.設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用方式1.檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復印、摘錄等。2.對于一般性檔案，可根據(jù)查閱人的需求提供復印件或摘錄。3.對于重要檔案或涉及機密的檔案，原則上不提供原件借閱，如有特殊情況需要借閱原件的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）利用記錄1.綜合管理部門應建立檔案利用記錄臺賬，詳細記錄檔案利用的時間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等信息。2.檔案利用記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.綜合管理部門檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作小組對初步清理的檔案進行審核，確定銷毀檔案清單。3.銷毀檔案清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底。2.對電子檔案，應采用數(shù)據(jù)刪除或格式化等方式進行銷毀，并進行數(shù)據(jù)覆蓋，防止數(shù)據(jù)恢復。（五）銷毀記錄1.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并填寫檔案銷毀記錄，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、銷毀方式等信息。2.檔案銷毀記錄應與銷毀檔案清單一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索查詢：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案在線借閱：實現(xiàn)檔案的在線借閱功能，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。4.檔案統(tǒng)計分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全和保密。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等方面的執(zhí)行情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。2.考核評價指標包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面。3.考核評價結(jié)果作